Come decide la maggioranza delle persone

Herbert Simon coniò il termine "satisfice" che significa, come scrive il vocabolario: "decidere e perseguire una via d'azione che soddisfi i requisiti minimi per la realizzazione di un obiettivo".

Questo termine venne da lui utilizzato per descrivere una strategia di decision-making nella quale una persona sceglie un'opzione che considera adeguata anche se non ottimale.

L'idea che sta alla base di questa teoria è che spesso fare un'analisi completa e approfondita del problema richieda tempo e un grande investimento di risorse che non possiamo permetterci. A questo aggiungiamo che potremmo anche ritrovarci nell'impossibilità di soppesare tutte le opzioni possibili per la risouluzione del problema perché potremmo non avere abbastanza formazione e competenza per riuscire ad individuarle tutte.

Scegliere la soluzione ottimale, però, non è la sola opzione possibile perché in certi casi è sensato prendere una decisione basata su ciò che è abbastanza buono piuttosto che sull'ottimo e, quindi, rappresenta la soluzione perfetta.

Nel nostro lavoro vi vengono in mente casi in cui questa teoria può essere applicata con efficacia?

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Impariamo a richiamare l'attenzione

Avete mai sentito parlare degli esperimenti di Ivan Pavlov? Il grande studioso russo dimostrò con esperimenti condotti soprattutto sui cani che il cervello era in grado di riprodurre un certo stimolo ogni volta che entrava in contatto con un segnale stabilito. Questo segnale, nello specifico, veniva interpretato come un annuncio che stava per accadere qualcosa di piacevole ed ecco perché il cervello lo accoglieva reagendo in maniera positiva.

In particolare Pavlov dimostrò che, se si faceva vedere del cibo a un cane, questo iniziava a salivare pregustando di mangiarlo.
Se si associava al cibo un certo suono (ad esempio un campanello), dopo un po' l'animale iniziava a salivare anche semplicemente in presenza del solo suono senza vedere il cibo. Il cibo non era, dunque, più necessario per stimolare una certa reazione nel cervello perché bastava il campanello.

Gli esperimenti di Pavlov possono esserci molto utili per stimolare una certa risposta nei nostri colleghi, costringendoli a reagire in un certo modo.
Per esempio, durante una presentazione o una riunione, gli intervalli possono essere sottolineati con una musica piacevole. Terminata la musica, si riprende a lavorare.
Ancora, quando inizia l'intervallo si può decidere di aprire la porta. A porta chiusa, si riprende a lavorare.
Se desiderate, invece, che il vostro pubblico interagisca facendo domande o dandovi risposte, spostatevi davanti a una lavagna, prendete in mano il gesso o il pennarello, guardateli negli occhi e attendete.

Ovviamente ogni risposta dovrà essere ricompensata in qualche modo, ad esempio con un sorriso o con un cenno affermativo del capo.
Se siete particolarmente "cattivi", usate come ricompensa delle caramelle più o meno buone: i primi a rientrare nella stanza sceglieranno il dolce migliore mentre i ritardatari troveranno solamente le briciole! ;o)

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I fattori che influenzano il controllo dei processi

Seconda e ultima parte della nostra riflessione sui fattori che possono influenzare il controllo di un processo.

5 - La qualità delle informazioni

Il livello di accuratezza, rapidità, completezza, validità e fruibilità delle informazioni che circolano nella vostra organizzazione sono fondamentali per mantenere i processi in condizioni controllate.

6 - La qualità dei materiali

I materiali utilizzati all'interno di un processo dovranno essere conformi a ciò che avrete stabilito che vi serva. Identificatene, dunque, per bene tutti i requisiti e avrete fatto un passo avanti nel controllo di processo.

7 - La quantità delle risorse

Le risorse sono costituite da:

• tempo
• soldi
• informazionio
• persone
• materiali
• compionenti
• strumenti
• ecc.

Gestite questi fattori e controllerete i vostri processi.

8 - La qualità delle misurazioni

Come fare per verificare che un processo operi in condizioni controlalte? E' presto detto: bisogna misurarlo!

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I fattori che influenzano il controllo dei processi

I fattori che possono influenzare il controllo di un processo sono 8. Oggi vedremo insieme i primi 4 mentre  giovedì esamineremo gli altri.

1 - La qualità delle persone

La competenza di chi deve svolgere un certo lavoro, con una data maestria e ogni qualvolta questo lavoro venga richiesto, è fondamentale per il controllo di un processo.
Se non siete in grado di capire quali competenze siano necessarie per svolgere un certo compito, non sarete mai in presenza di un processo controllato a meno che non riusciate a compensare l'incompetenza con altri parametri

2 - La qualità delle risorse fisiche

Questo punto è relativo alla capacità degli impianti, dei macchinari, degli strumenti, ecc. Se non saprete identificare le caratteristiche delle risorse fisiche che vi servono per governare un processo non lo controllerete.

3 - Qualità dell'ambiente fisico

Ci riferiamo a fattori quali il livello di temperatura, la pulizia dell'ambiente e altri fattori simili. L'ambiente va modificato per essere adatto allo svolgimento ottimale di un processo

4 - La qualità dell'ambiente umano

Il livello di stress fisico e psicologico, la soddisfazione e la motivazione sono solamente alcuni dei tanti fattori che dobbiamo imparare a tenere d'occhio se vogliamo uno svolgimento ottimale dei processi perché, dopo tutto, sono proprio le persone che li fanno funzionare al meglio.

A giovedì e buon Natale a tutti!

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Il sistema dopaminergico, le e-mail e Google (2)

Continuiamo il discorso iniziato ieri, cercando di capire come sfruttare a nostro vantaggio quella che abbiamo visto essere una naturale ricerca di informazioni per soddisfare un'innata curiosità dell'uomo e mantenere i nostri colleghi e collaboratori interessati e motivati.

Pensiamo ad esempio, a questi due approcci:

"Come sapete, nelle ultime tre settimane ho intervistato i membri del nostro Ufficio Commerciale che sono stati estremamente collaborativi. Abbiamo raccolto e analizzato molti dati e oggi vorrei condividerli con voi, spiegandovi la mia idea di cambiamento che dovrebbe portare alla struttura commerciale grossi vantaggi  e migliorare la nostra efficienza"

oppure

"Le persone che costano di più alla nostra azienda, i commerciali, sprecano tempo davanti al computer per fare proposte di offerta invece di andare a parlare con i clienti. Se non cambieremo il nostro processo di vendita continueremo a buttare via risorse preziose, ad avere cicli commerciali troppo lunghi e a farci bagnare il naso dalla concorrenza. 
Oggi voglio quindi elencarvi i 10 punti che dobbiamo implementare immediatamente per rendere il nostro Ufficio Comemrciale più efficiente e chiudere più contratti in meno tempo"

La differenza tra il primo e il secondo intervento la vedete benissimo da soli perché la seconda apertura è decisamente più sfidante e motivante, in quanto anticipa alle persone che state per condividere con loro informazioni davvero importanti.
In base a questa logica, riuscite a formulare un approccio migliore?

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Il sistema dopaminergico, le e-mail e Google

Qualcuno di voi ha già sentito parlare del sistema dopaminergico? In poche parole (chi ha una conoscenza approfondita di neurotrasmettitori mi perdoni!) questo sistema è legato alla nostra motivazione attraverso un susseguirsi di "ricompense" che possono essere effettivamente soddisfacenti o lasciare le persone insoddisfatte.
Quando mangiate bene, ad esempio, il vostro corpo rilascia dopamina che provoca in voi un senso di appagamento. Naturalmente, come sappiamo, mangiare troppo non fa bene e dobbiamo, quindi, imparare a contrastare stimoli che possono portarci a farci del male.

Il rilascio di dopamina si regola in modo naturale attraverso il rilascio naturale di oppioidi che fanno sì che la nostra spinta ad agire (dettata dalla dopamina) venga ridotta quando raggiungiamo l'obiettivo che ci siamo posti (grazie al rilascio di oppioidi).
Se questo non succede, però, ecco che ci facciamo travolgere da un loop infinito che rischia di lasciarci eternamente insoddisfatti.

Perché vi sto raccontando tutto questo? Perché al lavoro molti di noi sono preda di stimoli innescati da abitudini errate dalle quali faticano a liberarsi.

Volete qualche esempio?

Scommetto che per molti amici del forum è quasi impossibile non leggere un'e-mail se viene annunciata da un piccolo avviso sonoro e questo indipendentemente da ciò che si sta facendo e dal livello di concentrazione che è stato necessario raggiungere per farlo.
E che dire delle ricerche su Google che spesso vi coinvolgono talmente tanto che, dopo aver perso una buona mezz'ora, vi ritrovate a leggere qualcosa che non c'entra nulla con ciò che avreste dovuto cercare?

I colpevoli non siete voi ma il vostro sistema dopaminergico, ovvero quel sistema capace di scatenare in voi il desiderio di un piacere più o meno effimero. E' proprio questo desiderio che aumenta la motivazione e vi spinge a lavorare per raggiungere gli obiettivi o che vi rende schiavi della curiosità portandovi a cercare continuamente nuove informazioni senza mai esserne davvero soddisfatti.

Se riconoscete nel vostro modo di lavorare alcuni comportamenti errati che provocano l'attivazione del circuito della gratificazione ma che - nel tempo - vi lasciano sempre più insoddisfatti portandovi solamente a sprecare tempo ed energie, dovete iniziare a contrastarli partendo dai più piccoli fino ad arrivare a quelli maggiormente radicati. 
Datevi delle scadenze regolariper leggere le e-mail (ad esempio una volta all'ora o al termine di un lavoro particolarmente complesso) e stabilite un obiettivo chiaro delle vostre ricerche, in modo da non perdervi in esse.

Per gli interessati, domani vedremo insieme come sfruttare professionalmente il naturale desiderio delle persone di avere informazioni che possano essere utili nel supportarle al lavoro. Non mancate!

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Progettare un software che vi supporti nel lavoro

Molti di voi sono alla ricerca del software perfetto che possa supportarli nel lavoro quotidiano e che sia un gestionale generico o un programma dedicato alla Qualità poco importa: ci sono alcuni punti da seguire per essere certi di progettare o acquistare il meglio.

Vediamoli insieme:

1. prima progettate (o riprogettate) i vostri processi e solamente dopo cercate di automatizzarli tramite un SW. In questa fase vi sarà utile sapere cosa sia il Business Process Reengineering o BPR
2. chiarite bene TUTTI gli obiettivi del SW e cercate di essere quanto più dettagliati possibile
3. progettate l'intero lavoro in modo che abbia minori ripercussioni possibili sulla vostra organizzazione
4. preparatevi a negoziare con i singoli utenti ma anche a mettere la parola "fine" quando occorre prendere una decisione
5. non abbiate paura di fare domande stupide perchè è meglio farle PRIMA di aver messo a punto il SW che DOPO. Sappiate che gli utenti non vi diranno mai di cosa abbiano realmente bisogno, semplicemente perché spesso non lo sanno
6. chiedetevi cosa non riuscite a fare con il SW che utilizzate abitualmente
7. se possibile, testate un prototipo del SW. In alternativa, avviate un progetto pilota per assicurarvi del buon funzionamento del programma. Nel team di questo progetto pilota non abbiate paura di includere le vostre persone migliori anche se questo significherà distoglierle momentanemanete da ciò che stanno facendo 
8. adottato il nuovo SW, verificate quali azioni non dovete più compiere perché sono diventate ridondanti

Qualcuno di voi ha altri consigli da condividere?

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