Migliorare le conversazioni con i propri uomini (4)

Gli incontri a tu per tu con il manager di riferimento servono anche affinché i collaboratori possano chiedere ciò che non è chiaro o offrire gli input che desiderano far arrivare al loro superiore.

Queste brevi chiacchierate possono essere vissute anche come un momento di reciproco apprendimento: i vostri uomini capiranno cosa volete da loro e come fare per raggiungere i risultati che vi attendete e voi saprete in ogni momento cosa non funziona dal loro punto di vista. 
Questa sinergia porterà a migliorare il lavoro, a rimuovere eventuali ostacoli che impediscono di svolgere al meglio le singole attività, aiuterà ad anticipare eventuali criticità e a capire quali risorse occorranno per svolgere alcuni lavori e quali problematiche si dovranno affrontare prima che questi problemi si trasformino in ostacoli insormontabili.

E cosa devono fare quei manager che gestiscono persone in luoghi fisici diversi, magari addirittura in città e Paesi lontani? Il telefono potrebbe essere un buon ripiego: invece della chiacchierata quotidiana potete pensare a una telefonata settimanale o a una videochat.
Insomma...gli strumenti non mancano, sta a voi applicarli al meglio per ottenere lo scopo che vi sta a cuore! 

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini (3)

Venerdì scorso abbiamo spiegato come dovrebbero essere strutturate le conversazioni che ogni manager ha il dovere di condurre con i propri uomini.

La domanda successiva - ce ne rendiamo conto - è quante persone si possano gestire in questo modo, dato che molti voi potrebbero pensare di non riuscire assolutamente a dedicare tutto questo tempo alle chiacchiere visto che ci sono moltissime cose da fare ogni giorno.

Parliamoci chiaro: ogni manager avrà capacità diverse dai colleghi e, dunque, non esiste una risposta univoca che possa andare bene per tutti. La cosa certa - però - è che se, non siete in grado di mantenere una conversazione regolare con i vostri uomini, non li state gestendo affatto e - dunque - non potete considerarvi dei veri e propri manager.

Se gestite otto persone, potete parlare con ognuna di loro brevemente una volta al giorno o dedicare ad ogni collaboratore un quarto d'ora una volta alla settimana. Se ne dovete gestire sedici, sarà più difficile ma potete ancora farcela. Con più uomini, invece, è possibile che abbiate sotto di voi una sorta di catena del comando già strutturata, cioè che possiate avvalervi di uomini inquadrati a livelli intermedi che possono darvi una mano parlando direttamente con le persone che gestiscono, in modo che voi possiate concentrarvi solamente sui manager che gestite direttamente.

Sarà vostra cura, però, spiegare bene loro a  cosa servano queste chiacchierate e come strutturarle al meglio. All'inizio, magari, potreste addirittura prevedere di condurle insieme.

Fate in modo di avere sempre le idee ben chiare su ciò che sta andando bene, non funziona o va migliorato per ogni manager che conduce questi feedback al posto vostro. Dovete avere le idee chiare su cosa fare e su quali siano gli step successivi.
Ogni persona dovrà sapere:

• quali standard e procedure operative seguire durante la chiacchierata;
• come riassumervi ogni singola situazione nel modo più snello possibile;
• eventualmente, come preparare una checklist per strutturare al meglio la conversazione;  
• come aiutare i collaboratori a focalizzarsi su azioni concrete;
• come monitorare, misurare e documentare le performance di ogni persona

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini (2)

Ieri abbiamo introdotto l'argomento delle conversazioni strutturate che ogni manager dovrebbe condurre con i propri uomini.

Ma cosa si intende esattamente per "conversazione strutturata"?
Quali sono le caratteristiche che identificano una semplice chiacchierata come potente strumento manageriale e la distinguono da una mera perdita di tempo?

Prima di tutto occorre che chieste conversazioni vengano condotte con regolarità.
L'ideale sarebbe farle su base quotidiana, riducendole il più possibile all'osso. Meglio un paio di minuti tutti i giorni che un'ora una volta al mese.
Se lavorate con molte persone, dedicatevi a 4 o 5 di loro ogni giorno e cercate comunque di parlare con tutti i vostri collaboratori almeno una volta alla settimana o, al massimo, ogni due.
Se pensate di non avere tempo perché il vostro ruolo vi impone di fare cose più importanti, ricordate che parlare con i vostri uomini è uno dei compiti principali di chi vuole davvero dedicarsi al management. Non si tratta di tempo perso ma di gettare le basi per far girare al massimo il vostro team.

E' importante, poi, che queste conversazioni siano discussioni reali, cioè condotte su due vie: dal manager al collaboratore e viceversa. Una chiacchierata in cui parla solamente il manager non ha alcun senso e non serve a nulla.

Per risparmiare tempo e per mirare dritti al risultato che volete ottenere con queste chiacchierate ben strutturate, preparatele precedentemente e chiedete ai vostri uomini di fare la stessa cosa.
Seguite lo stesso schema per tutti gli interlocutori ed, eventualmente, personalizzatelo a seconda dei ruoli o delle singole situazioni.

Partite sempre affrontando quelle che ritenete essere le priorità, le questioni aperte e i lavori in corso.
Fate in modo che durante la chiacchierata non si divaghi. Se il vostro interlocutore vuole parlarvi di qualcosa di non urgente e che non è previsto nei punti da trattare, spiegategli che potrà farlo in un'altra chiacchierata che fisserete con lui.

Ci aggiorneremo lunedì. A presto!

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini

I manager parlano ogni giorno con i loro collaboratori ma queste conversazioni di routine spesso non vengono condotte al meglio e non riescono a portare tutti i vantaggi potenziali che avrebbero delle chiacchierate ben strutturate.

Per tirare fuori il meglio dai collaboratori e per migliorare la relazione professionale che avete con loro l'unica strada è costruire e mantenere un canale di conversazione quotidiano a tu per tu per:

• rendere chiare le proprie aspettative nei loro confronti;
• dare un feedback sulle loro performance;
• fornire tutto il supporto necessario, indicare la direzione da seguire;
• assumersi la responsabilità della crescita professionale dei propri uomini;
• riconoscere il buon lavoro di ognuno di essi;
• dare una mano a chi non riesce ad essere all'altezza delle aspettative

Domani vedremo meglio come impostare conversazioni di questo tipo.
Intanto avete voglia di raccontarci se i vostri superiori mettono in pratica qualcosa del genere con voi o se voi, in qualità di manager, lo fate con i vostri uomini?



A presto.

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