Qual è la risorsa che scarseggia maggiormente nelle nostre organizzazioni? Il tempo, almeno a giudicare dalla frase che si sente risuonare più spesso tra le loro mura: "non ho tempo!"
Come si fa a impostare azioni di miglioramento o a risolvere problemi che ci affliggono quotidianamente se non abbiamo il tempo nemmeno per stare dietro al lavoro "normale"?
Cosa si può rispondere a questa eterna cantilena che esce dalle bocche dei nostri colleghi?
Ci sono due tipologie di individui realmente assillati dalla mancanza di tempo:
1) chi non si sa organizzare e non riesce a stimare le giuste tempistiche o a dare organicità al lavoro
2) i perfezionisti che, pur avendo molto tempo a disposizione, ne vorrebbero di più per fare meglio
Questi due diversi modi di agire si evidenziano molto bene nella fase di raccolta delle informazioni utili per risolvere un problema o per impostare un miglioramento.
Chi è disorganizzato le raccoglie in maniera disordinata e senza continuità, dedicando a questo lavoro solo i pochi minuti che riesce a strappare alla quotidianità del lavoro e ritrovandosi con dati che, nel tempo, diventano obsoleti o vengono raccolti con canoni diversi e risultano quindi non confrontabili tra loro.
Il risultato è un lavoro sciatto e superficiale, tipico di chi pensa sia troppo tardi per cominciare una pianificazione e raccoglie poche informazioni, leggendole solo parzialmente e sprecando lavoro senza costrutto.
Il perfezionista, invece, dedica molto tempo alla fase di raccolta, mette insieme informazioni su informazioni ma, quando si trova a fare l'analisi del materiale raccolto, si accorge di avere in mano molti dati inutili e di non avere ciò di cui ha realmente bisogno.
Spesso, inoltre, è schiacciato dalla grandissima quantità di informazioni a sua disposizione e non riesce a distinguere cosa gli serva realmente e cosa gli farebbe solo rallentare il lavoro.
Il risultato è un overload di materiale che, in questa forma, è del tutto inutilizzabile.
Il modo migliore per aiutare questi colleghi ad utilizzare meglio il tempo a loro disposizione è quello di supportarli nell'importantissima fase di pianificazione del lavoro che, spesso, viene trascurata portando a inutili perdite di tempo e - spesso - anche all'abbandono del progetto su cui si sta lavorando.
Il pericolo del perfezionismo è quello di impantanarsi in dati irrilevanti, trascurando - così- quelli davvero essenziali. La disorganizzazione - invece - porta a dover rifare il lavoro molte volte perché non si sa mai dove si è arrivati e, soprattutto, come raccogliere i dati, dove metterli e cosa farne.
Una soluzione comune è quella di abituare queste persone a costruire a monte un buon piano che specifichi nei dettagli:
- cosa vogliamo ottenere (miglioramento, risoluzione di un problema, ecc.)
- le tempistiche
- i ruoli che ogni persona avrà in questa attività
- le azioni da compiersi
- i dati da raccogliere
- le analisi da fare
- ecc.
Sareste assolutamente sorpresi di vedere quanto poco tempo venga dedicato alla pianificazione rispetto all'esecuzione delle attività! Eppure è dimostrato che ciò che è ben pianificato ci fa risparmiare tempo e, soprattutto, viene sempre svolto con meno problemi.
Per gestire al meglio chi è disorganizzato, poi, occorrerà costringerlo all'interno di modelli precisi e riconoscibili come orari fissi per lavorare sul problema, il telefono staccato mentre si ragiona sul da farsi e niente e-mail per tutto il tempo che si è deciso di dedicare a questo lavoro (mezz'ora o un'ora al giorno). In questo modo la persona riuscirà a concentrarsi meglio e non disperderà le proprie energie.
Al perfezionista ansioso, invece, bisognerà dimostrare che anche qualcosa di non perfetto può funzionare e che si può sempre migliorare col tempo. Sono i piccoli passi avanti quotidiani che portano al progresso, non gli anni buttati a raccogliere dati.
Chi di voi ha a che fare con colleghi come quelli descritti? Come li aiutate?
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L'azienda è un fenomeno di tempo.
Solo nel tempo, l’azienda, può esplicare la sua funzione economica di produzione di ricchezza perché essa è un fenomeno proiettato nel tempo.
Il tempo può essere considerato in due modi:
1) la durata dei fatti aziendali (breve periodo, lungo periodo)
2) il ritmo (individua la frequenza e la direzione di un fenomeno nell'ambito di una dimensione temporale considerata)
Il ritmo, a sua volta, ha due aspetti:
1) quantitativo (frequenza)
2) qualitativo (direzione evolutiva o direzione involutiva)
Il fattore tempo è importante anche quando prendiamo in esame i cicli della gestione che sono:
- il ciclo operativo (va dal ricevimento dei materiali per la produzione all'incasso dei crediti)
- il ciclo economico (va dal ricevimento dei materiali per la produzione alla vendita dei prodotti finiti)
- il ciclo monetario (va dal pagamento dei fornitori all'incasso dei crediti)
I caratteri che distinguono i cicli operativi sono tre:
1) durata
2) frequenza (o velocità)
3) potenzialità
Il tempo economico aziendale, inoltre, si valuta anche attraverso le "durate temporali" critiche che sono:
1) il time to market (va dalla concezione di un nuovo prodotto alla sua immissione sul mercato)
2) il tempo di attraversamento (si compone del tempo di lavorazione più il tempo di ispezione/controllo, più il tempo di movimentazione, più il tempo di attesa e di immagazzinamento. Il tempo di attraversamento non aggiunge valore quindi più si riesce a ridurre, meglio è)
3) il ciclo di tempo di un ordine (va dalla trasmissione dell'ordine alla consegna al cliente del prodotto finito)
Provare a comprimere questi tempi ha diversi effetti positivi:
- riduzione del capitale circolante e del capitale fisso
- aumento della velocità dei ricavi e degli incassi
- migliori condizioni per la formazione del reddito e dei flussi di cassa
- riduzione dei costi operativi
I rischi legati alla riduzione delle tempiche, però, vanno considerati e sono:
- una possibile proliferazione dei prodotti
- l'esigenza di controllo dell'evoluzione tecnologica
- un aumento dei costi della complessità non proporzionale ai vantaggi in termini di ricavi
Vi vengono in mente altri vantaggi e/o rischi?
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