I 4 principi del Kanban (8)

Il prossimo passo per costruire una lavagna Kanban è decidere quali informazioni sia piùimportante visualizzare per prime.  

Un'idea potrebbe essere la seguente:

• stato;
• priorità;
• cliente;
• cosa fare;
• chi sta lavorando su una certa attività;
• eventuali richieste associate;
• tempistica richiesta;
• tempistica stimata;
• test;
• ecc.

Ricordate che un'informazione come lo stato di avanzamento cambia spesso quindi utilizzare i colori per visualizzarlo non è la scelta ideale. E' bene, invece, utilizzare le colonne.

Continuate a scorrere l'elenco delle informazioni e abbinatele con la migliore visualizzazione disponibile.

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I 4 principi del Kanban (7)

Una volta decise le informazioni da riportare sulla vostra lavagna, fate un altro elenco che comprenda quali dimensioni intendete utilizzare per visualizzare questi dati.  

Ecco alcuni esempi di diverse dimensioni che possono essere utilizzate per la visualizzazione delle vostre informazioni e dei loro rispettivi vantaggi e svantaggi:

• righe: le righe sono molto semplici da gestire e sono molto utili visivamente parlando. Certo lo spazio si limita all'ampiezza della vostra lavagna;
• colonne: idem;
• semplice testo: non ci sono limiti ma non è così immediato da cambiare ed è poco visivo;
• colori: sono difficili da cambiare e sono limitati ai colori che possedete. D'altro canto, però, la visibilità è ottima;
• immagini: valgono le stesse considerazioni fatte per i testi ma con il vantaggio che ci guadagna la visualizzazione;
• magneti con testo o immagini: strumenti estremamente flessibili, facili da muovere e abbastanza visivi

Naturalmente, si può trovare un proprio modo alternativo per visualizzare i vari elementi richiesti;
la cosa importante è trovare qualcosa che funzioni per voi e per il vostro team.

In ultimo, cercate di assicurarvi di utilizzare la migliore corrispondenza tra le informazioni da visualizzare e la dimensione scelta per la visualizzazione.  
Ad esempio, se avete centinaia di clienti, non è consigliabile utilizzare le righe per visualizzarli tutti mentre, al contrario, se avete una clientela molto limitata le righe saranno di grande aiuto nel gestire questo tipo di informazioni. 
 

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I 4 principi del Kanban (6)

Vediamo ora come creare la vostra prima lavagna Kanban.

La nostra raccomandazione è di non passare immediatamente alla creazione di una lavagna Kanban simile a quelle che avete già visto altrove. Così facendo, infatti, sprechereste tutto il lavoro fatto fino ad ora seguendo i consigli che vi abbiamo dato nei giorni scorsi. 

Partite, quindi, scrivendo una lista delle cose che pensate siano importanti da visualizzare e da avere costantemente a portata di sguardo. 
Alcuni esempi potrebbero essere:

• lo stato di avanzamento delle attività;
• le priorità;
• le cose da fare;
• l'elenco delle persone che hanno in carico le singole attività;
• i clienti di riferimento;
• le richieste legate ad ogni attività;
• quando ci si aspetta che ogni attività venga terminata;
• quanto tempo si prevede di impiegare per ogni attività;
• quali test verranno eseguiti;
• ecc.

Le informazioni da indicare sono molto dipendenti dal contesto e per questo motivo vi preghiamo di prendervi tutto il tempo necessario per capire quali dati siano importanti da visualizzare all'interno della vostra organizzazione.

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I 4 principi del Kanban (5)

La quinta buona pratica per implementare al meglio il Kanban è quella di attuare regolarmente dei cicli di feedback.

Secondo la terza buona pratica, si dovrebbe misurare il lead time per ridurlo ma, come sappiamo, essere solo veloci non aiuta perché bisogna anche essere in grado di consegnare prodotti di qualità.Per sapere se stiamo proseguendo nella direzione giusta, è dunque necessario conoscere ciò che pensano i clienti del nostro lavoro.  
Ecco, quindi, che la nostra quinta buona pratica prescrive che si ottenga un riscontro da persone che sono al di fuori del nostro sistema e, per questo, dotate di un punto di vista diverso dal nostro.  

L'ultima buona pratica, la sesta, consiste nel migliorare in modo collaborativo e in una continua evoluzione sperimentale che si basa sull'applicazione di modelli e sul metodo scientifico.

Sono molti i modelli e le teorie che possono essere messi in pratica per migliorare il nostro lavoro. Tra questi ricordiamo la teoria delle code, la teoria del caos, la teoria dei giochi, la teoria dei vincoli,e molte altre. Questo ultimo consiglio richiederà un po' di tempo da dedicare allo studio per imparare ciò che ancora non sapete sull'argomento ma vi assicuriamo che ne varrà la pena.

Chi tra voi utilizza il Kanban ha qualche altro suggerimento da darci?

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I 4 principi del Kanban (4)

La terza buona pratica da mettere in atto se si vuole implementare al meglio il Kanban è gestire il flusso di un processo per migliorarne il lead time.
Il lead-time può essere misurato prendendo in considerazione il tempo che trascorre da quando l'articolo in produzione viene richiesto dal mercato fino a quando viene effettivamente distribuito.

E' proprio mettendo in pratica questo terzo consiglio che si inizia a implementare un cambiamento nell'organizzazione e nel suo modo di lavorare. 
Un'organizzazione è più disposta a cambiare quando sa e capisce perché lo sta facendo, ecco perché non si deve partire subito cambiando le cose.


C'è poi una quarta pratica, che consiste nel rendere esplicite le politiche di ogni processo, che prevede che tutte le persone che sono coinvolte all'interno di quel processo lo conoscano bene e siano in grado di seguirlo al meglio anche suggerendo eventuali miglioramenti da implementare per renderlo più efficace ed efficiente
La conoscenza approfondita del processo è necessaria perché è molto difficile discutere di qualcosa e provare addirittura a migliorarla se non si sa da cosa si parte.

Domani vedremo le ultime due buone pratiche per implementare il Kanban.

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I 4 principi del Kanban (3)

La seconda cosa da fare per avviare bene un progetto Kanban è limitare i WIP o lavori in corso.

Impostando dei limiti alla mole di attività che può essere gestito con questo strumento, non si è autorizzati a farsi carico di più lavoro in quanto si è effettivamente in grado di gestire. 
Se le persone che lavorano in una fase a monte di un processo sono più veloci rispetto ai colleghi a valle della fase successiva, il lavoro dovrà rallentare fino a quando ci sarà di nuovo la disponibilità a valle per smaltirlo. 

Questa buona pratica fa in modo che non si generino code nelle attività da svolgere all'interno del sistema perché i mucchi di lavoro in attesa sono uno degli sprechi più grandi che ci possano essere in un'ottica lean.

E cosa fanno a questo punto le persone che lavorano a monte e sono costrette a fermarsi fino a quando il lavoro a valle non viene smaltito?Ad esempio possono dare una mano ai colleghi a valle in modo da ridurre il collo di bottiglia.

Domani vedremo insieme come gestire il flusso del lavoro, la terza buona pratica del Kanban.

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I 4 principi del Kanban (2)

Oltre ai quattro principi che abbiamo visto insieme ieri, ci sono sei buone pratiche di base da seguire quando si utilizza il Kanban.Attenersi a questi sei consigli significa essere sulla strada giusta per ottenere un sistema razionalizzato che funzioni in modo davvero efficace. Ricordatevi che questo strumento è adatto a qualsiasi realtà perché agisce sul personale e a livello organizzativo, sia in aziende grandi che piccole.

La prima buona pratica che è bene implementare fin dall'inizio è quella di visualizzare il proprio lavoro.

Visualizzare il lavoro significa mettere bene in chiaro quali siano i passaggi che compongono unprocesso e quale lavoro ci sia da fare in ogni singolo passaggio.

Per visualizzare le attività si può utilizzare una lavagna o una scheda da preparare su un dispositivo elettronico, a seconda di come vi troviate più a vostro agio.  
La cosa importante è che, qualunque sia il tool scelto, esso sia in grado di offrire una buona panoramica dello stato di avanzamento dei lavori. Questo permette a chiunque si avvicini alla lavagna di avere una comprensione immediata di come proceda un progetto o dell'avanzamento di un processo in modo da essere sempre aggiornati sul loro stato.

Domani vi illustreremo il secondo consiglio per mettere bene in pratica il Kanban da subito.



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I 4 principi del Kanban

Lo strumento Kanban può essere brevemente descritto attraverso i suoi quattro principi fondamentali:

1. inizia a lavorare subito;
2. accetta di perseguire il cambiamento in una sorta di evoluzione continua;
3. all'inizio avvia il lavoro rispettando i ruoli che ognuno ha, le singole responsabilità e i titoli acquisiti dalle singole persone;
4. incoraggia poi atti di leadership a tutti i livelli

Questi quattro principi chiariscono che il Kanban non è un semplice processo da mettere in pratica ma che è una metodologia per guidare il cambiamento e il miglioramento e che comincia con i processi che già si hanno. 
Il primo e il terzo punto, infatti, ci spiegano chiaramente di non apportare alcuna modifica al sistema né per ciò che riguarda i processi né per ciò che riguarda i ruoli, almeno inizialmente.  

I punti 2 e 4, poi, ci illustrano come impostare la propria mente e il lavoro in modo da coinvolgere tutti a fare piccoli passi per un miglioramento che sarà permanente.  

Il Kanban, dunque, non è una destinazione da raggiungere ma una direzione da seguire ovunque ci si trovi perché applicare questi principi è sempre possibile.

A partire da domani vedremo come metterlo in pratica. 

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