Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (6)

Ed eccoci arrivati al sesto e ultimo step necessario per allineare il nostro Sistema Qualità alla strategia dell'organizzazione:

Stabilire "come" allineare i processi alla strategia aziendale

Se non riusciremo a tradurre la strategia in obiettivi ben definiti, tutto quello che avremo fatto fino ad ora sarà del tutto inutile perché avremo iniziato a capire come adempiere alla nostra mission, analizzando ciò che facciamo in termini di fattori critici di successo, ma ci saremo fermati alla fase del "cosa" fare e non sapremo "come" farlo.

Ad esempio, uno dei nostri obiettivi potrebbe essere quello di raddoppiare le vendite entro due anni e quindi avremmo definito "cosa" vogliamo fare. Il "come" potrebbe avvenire in tanti modi, ad esempio:

• assicurando ai nostri clienti spedizioni puntuali;
• rispondendo ai clienti velocemente (ad esempio entro un'ora dalla formulazione della loro domanda);
• assicurando il miglior rapporto qualità/prezzo sul mercato;
• ecc.

In questa sesta fase sarà, quindi, fondamentale applicare uno strumento quale il Quality Function Deployment - QFD- (ne abbiamo parlato anche qui).

Cosa ne pensate? Voi avete seguito uno schema di questo genere o avete lavorato in modo diverso?

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Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (5)

Il quinto passo per essere certi che il nostro Sistema Qualità sia in linea con le strategie aziendali è quello di suddividere i macroprocessi aziendali individuati al punto precedente in tanti subprocessi composti, a loro volta, da attività e compiti, in modo da poter organizzare delle piccole squadre di persone che si occupino del loro miglioramento continuo

Dividere i macroprocessi in subprocessi

Esaminando un processo nel suo insieme, spesso non si riesce ad individuare alcuna possibilità di miglioramento perché si rischia di perdersi nella complessità di quanto descritto.
Spezzettando, invece, il processo principale in tanti subprocessi, ecco che diventa tutto più chiaro perché nella semplicità si individua meglio ciò che non funziona bene.

Un volta analizzato bene ogni subprocesso, dovremmo essere in grado di stabilirne input, output, clienti, fornitori, documentazione di supporto, le relazioni con gli altri subprocessi, la gerarchia tra gli stessi, eventuali vincoli, ecc.

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Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (4)

Chiudiamo la settimana esaminando insieme il quarto passo per costruire un Sistema Qualità ben allineato ai desideri della nostra organizzazione.

Studiare a fondo i processi principali 

Questo è il momento giusto per istituzionalizzare la mission sotto la forma di processi.

I processi principali di un'organizzazione descrivono ciò che deve essere fatto affinché i fattori critici di successo siano in linea con le aspettative. Non resta, dunque, che identificare tutti i processi necessari per ognuno di questi fattori.

Identificati i processi, bisognerà trovare per ognuno di essi un garante del loro buon funzionamento che si incaricherà di:

• assicurare che vengano messe a disposizione tutte le risorse necessarie per mappare, studiare e migliorare il processo
• supportare chi si occupa del miglioramento continuo del processo
• favorire i progressi del gruppo di lavoro
• riferire al top management i miglioramenti ottenuti nel processo

Il primo passo per capire quali siano i processi principali che dovremo tenere maggiormente sotto controllo perché direttamente collegati ai fattori critici di successo è vedere se alcuni processi più piccoli possono essere raggruppati in un unico processo più grande e ben organizzato. In ogni caso andrà fatta un'analisi approfondita per accertarsi che ogni cambiamento, anche quello più piccolo, si rifletta correttamente nel processo corrispondente.

Fatevi, poi, una serie di domande come quelle che vi elenchiamo qui di seguito:

• il processo viene eseguito?
• da chi?
• quando?
• quanto di frequente?
• con quali performnace?
• ecc.

è questa la base di partenza per assicurarci di poter continuamente migliorare.

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Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (3)

Il terzo step per essere certi che il Sistema Qualità sia allineato a strategie, vision e mission è decidere quali indicatori monitorare, in base ai fattori critici di successo scelti in precedenza.

Definire gli indicatori

Il pensiero manageriale declinato nelle strategie, nella vision e nella mission e spiegato ricorrendo ai fattori critici di successo può essere ulteriormente semplificato e portato alla comprensione di tutti grazie alla scelta degli indicatori migliori per controllare l'allineamento tra desideri e realtà.

Occorrerà, dunque:

• definire gli indicatori associati ad ogni obiettivo e condividerli con chi dovrà preoccuparsi di mantenerli entro i limiti attesi
• assicurare che vengano raccolti tutti i dati necessari
• monitorare i dati e preparare i report più utili per seguirne l'andamento
• eventualmente modificare gli indicatori se ci si dovesse accorgere che non sono i più adatti a garantire l'efficacia del sistema

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