Riorganizzare le cose e le idee

In natura la riorganizzazione è un metodo primario nella creazione del "nuovo": le placche terrestri scorrono, distruggono e creano; il DNA si mescola e crea nuove vite, ecc. 

Il riassetto, però, gioca un ruolo altrettanto significativo nelle vicende umane.
Nello sport, ad esempio, un allenatore può destreggiarsi tra la sua rosa di giocatori per migliorare le prestazioni della squadra. In azienda, un manager può riorganizzare il personale per sfruttarne le capacità e per affrontare le mutevoli condizioni di un mercato perennemente in movimento. In guerra, un comandante può schierare le truppe in maniera molto diversa per portare fuori strada il nemico.
Anche in un film lo sceneggiatore potrebbe alterare la linea tipica della storia per creare qualcosa di più interessante. Il regista francese Jean-Luc Godard, infatti, diceva: "Mi piace che un film abbia un inizio, uno svolgimento e una fine, ma non necessariamente in quest'ordine"
 
E noi? Quanto sfruttiamo il potere di riorganizzare le cose per affrontare un problema? Che cosa succede quando si mescolano le carte? Chi ha stabilito il modo corretto di fare le cose ma, soprattutto, questo modo è ancora il migliore?

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Da dove partire per riorganizzare un processo

Da dove partite quando volete ottimizzare un processo?
Quali sono gli elementi che considerate?

Avete voglia di condividere con noi il vostro metodo di lavoro? Intanto vi suggeriamo alcuni step da seguire:

1) ricordate che ciò che è stato fatto, spesso, ha una ragione e che le persone non sono stupide. Detto questo, cercate di capire se tutti i passaggi di un processo hanno ancora senso o sono semplicemente diventati delle comode abitudini

2) non affrontate subito l'intero processo ma provate a ridisegnarne delle singole parti. Se possibile, provate a far scorrere in parallelo il vecchio e il nuovo processo e verificate se siete riusciti davvero ad ottimizzarlo

3) è possibile accorpare in un'unica funzione più compiti ed attività? In questo modo, solitamente, si guadagna del tempo

4) massimizzate l'utilizzo della tecnologia e della gestione automatizzata delle informazioni. E' inutile fare a mano qualcosa che può essere fatto da una macchina

5) immettete dati nel sistema solo una volta e poi riutilizzateli in fasi diverse

6) cercate di spingere in basso il livello decisionale dei punti critici del processo. Più avvicinerete le decisioni alle persone che operano quotidianamente sul processo, meglio lo ottimizzerete

7) cercate di ridurre al minimo gli interventi che possono causare errori

8) fate in modo che il controllo delle singole fasi del processo diventi un lavoro di tutti coloro che vi operano

9) spiegate il nuovo processo, assicuratevi che tutti abbiano compreso i loro nuovi compiti, fate formazione e gestite il lavoro in prova fino a quando non sarete certi che tutti funzioni a meraviglia

E adesso raccontateci come affrontate voi il process reengineering.

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