Riunioni efficaci

Tutti noi abbiamo partecipato, almeno una volta, ad una riunione in cui:

- molti non avevano perfettamente chiaro quale fosse il problema oggetto dell'incontro
- si è parlato di un sacco di cose
- si è scoperto che le persone invitate all'incontro non erano quelle giuste
- nessuno ha preso nota di niente

In riunioni di questo genere mancano leadership, organizzazione e responsabilità individuali e di gruppo.

Per rendere una riunione davvero produttiva dobbiamo:

- identificare il problema prima della riunione
- invitare alla riunione le persone giuste
- fare in modo che la discussione si sviluppi in maniera fluida senza incagliarsi in punti morti
- definire quali azioni portare avanti
- dopo un certo periodo di tempo verificare che le azioni siano state effettivamente portate a termine con successo

Per facilitare il nostro lavoro possiamo usare in ogni fase strumenti ben precisi:

1) prima della convocazione: la riunione va convocata solo dopo che il problema è stato ben identificato mediante un diagramma a lisca di pesce o un diagramma causa-effetto.
2) prima parte della riunione: si fa una sorta di brainstorming per individuare quali sono le reali cause del problema
3) parte centrale della riunione: le cause vengono disposte in gruppi di affinità sul diagramma a lisca di pesce e si cerca di individuare la causa o le cause principali
4) conclusione: si torna al brainstorming per individuare le possibili soluzioni e si sceglie la soluzione migliore in base ad una matrice sforzi/benefici.

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