Un SGQ con troppi documenti

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Nel post di ieri abbiamo citato il problema della troppa documentazione che viene prodotta per supportare alcuni Sistemi di Gestione per la Qualità.

Questa abbondanza di documenti può essere dovuta a molti fattori differenti tra cui:

- mancata comprensione dei requisiti della norma ISO 9001
- approccio errato alle azioni correttive
- mancata comprensione di quali documenti siano davvero importanti nel proprio ambito di business
- consulenti senza scrupoli che producono carta per prolungare l'approccio alla consulenza

Se la nascita e il mantenimento del Sistema Qualità sono basati su queste premesse, i collaboratori iniziano ad ignorarne i requisiti e l'organizzazione cerca inevitabilmente delle scorciatoie per evitare di "produrre troppa carta".

La convinzione che inizia a farsi strada è che nulla di ciò che viene scritto sia importante e che, quindi, ogni formalizzazione possa essere tranquillamente evitata.

Il sintomo più evidente che caratterizza realtà di questo tipo è l'ansia che pervade tutti prima di un audit da parte dell'ente certificatore: intere settimane vengono dedicate a produrre tutta quella carta che non è stata fatta a tempo debito, il tutto per rendere credibile un sistema che, nella realtà, è di pura facciata.

Il problema, però, è che gestire la documentazione in questo modo non solo non porta valore aggiunto all'organizzazione ma, anzi, diminuisce quello iniziale.

Vale la pena, dunque, avere un sistema documentale di pura facciata, pronto da mostrare agli esterni e privo di valore per il personale interno?

I documenti per gestire la Qualità

Nella sezione "Documenti" di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web, potrete trovare i documenti necessari per gestire la Qualità.
Ecco un esempio di ciò che potrete trovare:

- Check list esemplificativa per lo svolgimento di un layered process audit
- Check list per verificare i miglioramenti nella gestione del tempo
- Check list "Seiri"
- Check list "Seiton"
- Check list "Seiso"
- Check list "Seiketsu"
- Check list "Shitsuke"
- Esempio di impostazione di un'istruzione operativa
- Flusso pianificazione e svolgimento delle verifiche ispettive
- Gestione del tempo - Audit (Vd. Approfondimento)
- Memo per informare i collaboratori su cos'è un audit di terza (o seconda parte) e come comportarsi durante il suo svolgimento
- Memo sull'atteggiamento dell'auditor durante la verifica ispettiva
- Modulo per registrare check list audit
- Piano annuale degli audit
- Piano dettagliato di un audit
- Rapporto di verifica ispettiva interna
- Registrazione delle non conformità rilevate in sede di audit
- Manuale Qualità 07 (Cap. 8 - Misurazioni, analisi e miglioramento)
- Manuale Qualità 06 (Cap. 7 - Realizzazione del prodotto - seconda parte)
- Manuale Qualità 05 (Cap. 7 - Realizzazione del prodotto - prima parte)
- Manuale Qualità 04 (Cap. 6 - Gestione delle risorse)
- Manuale Qualità 03 (Cap. 5 - Responsabilità della Direzione)
- Manuale Qualità 02 (Cap. 4 - Sistema Qualità)
- Manuale Qualità 01 (Parte introduttiva)
- Matrice processi punti norma
- Modulo per la trasmissione dei documenti
- Schema riassuntivo livelli documentazione
- Schema riassuntivo processo
- Piano di controllo del processo
- Rappresentazione di un indicatore
- Tabella per la raccolta degli indicatori
- Piano della Qualità
- Action plan Six Sigma
- Schema DMAIC
- Identificativo progetto di miglioramento

I documenti per gestire il Sistema Qualità

Nella sezione "Documenti" di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web, potrete trovare tutti i documenti necessari per gestire un Sistema Qualità.

Ecco un esempio di ciò che potrete trovare:

Manuale Qualità 07 (Cap. 8 - Misurazioni, analisi e miglioramento)
Manuale Qualità 06 (Cap. 7 - Realizzazione del prodotto - seconda parte)
Manuale Qualità 05 (Cap. 7 - Realizzazione del prodotto - prima parte)
Manuale Qualità 04 (Cap. 6 - Gestione delle risorse)
Manuale Qualità 03 (Cap. 5 - Responsabilità della Direzione)
Manuale Qualità 02 (Cap. 4 - Sistema Qualità)
Manuale Qualità 01 (Parte introduttiva)
Matrice processi punti norma
Modulo per la trasmissione dei documenti
Schema riassuntivo livelli documentazione.pdf
Schema riassuntivo processo.pdf

I documenti per gestire gli audit

Nella sezione "Documenti" di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web, potrete trovare tutti i documenti necessari per gestire gli audit.

Ecco un esempio di quello che potrete trovare:

Check list esemplificativa per lo svolgimento di un layered process audit
Collegio auditor interni
Flusso pianificazione e svolgimento delle verifiche ispettive
Gestione del tempo - Audit
Memo per informare i collaboratori su cos'è un audit di terza (o seconda parte) e come comportarsi durante il suo svolgimento
Memo sull'atteggiamento dell'auditor durante la verifica ispettiva
Modulo per registrare check list audit
Piano degli audit
Piano dettagliato di un audit
Rapporto di verifica ispettiva interna
Registrazione delle non conformità rilevate in sede di audit