Un SGQ con troppi documenti

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Nel post di ieri abbiamo citato il problema della troppa documentazione che viene prodotta per supportare alcuni Sistemi di Gestione per la Qualità.

Questa abbondanza di documenti può essere dovuta a molti fattori differenti tra cui:

- mancata comprensione dei requisiti della norma ISO 9001
- approccio errato alle azioni correttive
- mancata comprensione di quali documenti siano davvero importanti nel proprio ambito di business
- consulenti senza scrupoli che producono carta per prolungare l'approccio alla consulenza

Se la nascita e il mantenimento del Sistema Qualità sono basati su queste premesse, i collaboratori iniziano ad ignorarne i requisiti e l'organizzazione cerca inevitabilmente delle scorciatoie per evitare di "produrre troppa carta".

La convinzione che inizia a farsi strada è che nulla di ciò che viene scritto sia importante e che, quindi, ogni formalizzazione possa essere tranquillamente evitata.

Il sintomo più evidente che caratterizza realtà di questo tipo è l'ansia che pervade tutti prima di un audit da parte dell'ente certificatore: intere settimane vengono dedicate a produrre tutta quella carta che non è stata fatta a tempo debito, il tutto per rendere credibile un sistema che, nella realtà, è di pura facciata.

Il problema, però, è che gestire la documentazione in questo modo non solo non porta valore aggiunto all'organizzazione ma, anzi, diminuisce quello iniziale.

Vale la pena, dunque, avere un sistema documentale di pura facciata, pronto da mostrare agli esterni e privo di valore per il personale interno?