Impariamo a gestire meglio il nostro tempo (2)

Vediamo insieme la seconda parte della lista di "trucchi" per risparmiare tempo utilizzandolo meglio.

11) Fate sempre una stima del tempo necessario per fare i lavori più importanti e pianificateli.

12) Imparate a dire "no", siate selettivi e non accollatevi sempre le priorità altrui.

13) Metodizzatevi con regole e abitudini, stabilite una routine quotidiana nel compiere le vostre attività

14) Abituatevi a utilizzare al meglio gli strumenti per la gestione del tempo: orologio, calendario e agenda.

15) Analizzate chi o che cosa vi ruba tempo. Meditate sulle vostre interruzioni e cercate di porre loro un rimedio.

16) Non lasciate in sospeso attività che vi possano procurare ansia.

17) Ogni tanto rifletette su come viene utilizzato il vostro tempo e se si può fare di meglio.

18) Dividete sempre ciò che è importante da ciò che è urgente, non privilegiate solo le urgenze.

19) Fate le cose bene la prima volta. Risparmierete il tempo necessario a rifarle.

20) Non fatevi catturare dalle riunioni o dagli incontri volanti che iniziano con "Hai un minuto?"

21) Se vi cercano chiedete con gentilezza "perché?"

22) Se non potete dare una risposta subito, dite quando potrete darla.

23) Prima di iniziare a fare un lavoro, fermatevi a riflettere su cosa dovete fare esattamente. Il tempo "perso" in questo modo, lo recupererete in seguito.

24) Quando dovete affrontare un grosso problema, utilizzate la tecnica del puzzle e dividetelo in pezzi più piccoli. Affrontate prima le parti più facili ma avviate il processo di soluzione per intero.

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Impariamo a gestire meglio il nostro tempo

Una delle leggende aziendali che i professionisti della Qualità si sentono ripetere più spesso quando cercano di adempiere ai propri compiti è quella che "manca il tempo", che "bisogna correre", che "c'è un'emergenza da gestire".

Sembra che il tempo per "lavorare in qualità" non ci sia mai.

Addirittura ci sono organizzazioni che arrivano a chiedere al Responsabile Qualità di "fare qualità" al sabato perché negli altri giorni i colleghi non hanno tempo per dargli retta (come se la Qualità fosse qualcosa che si fa in un giorno della settimana preciso e non un modus operandi quotidiano).

Vediamo, dunque, quali sono i suggerimenti per insegnare a noi prima di tutto e poi a colleghi e responsabili come si può gestire meglio il proprio tempo:

1) Registrate le vostre attività per una settimana e ragionate sull'uso del vostro tempo. Qualche attività può essere ridotta o rivista per far risparmiare tempo? Sono tutte necessarie, così come vengono svolte?

2)Fate una lista giornaliera delle cose da fare e fissatevi delle scadenze per ogni attività

3) Se vi viene in mente qualcosa da fare, prendete subito nota, non fidatevi della vostra memoria.

4) Occupatevi di ogni documento, di ogni questione, di ogni domanda una volta sola o una volta per tutte. Vi arriva un'e-mail alla quale dovete solo rispondere brevemente? Fatelo subito. Vi risparmierete il tempo necessario a riaprirla, rileggerla, e fare mente locale per rispondere.

5) Affrontate subito i problemi. Rimandarli nel tempo servirà solo a complicare le cose, con la conseguenza che vi servirà più tempo per risolverli.

6) Createvi una zona "lavori sospesi" da esaminare con regolarità per vedere se qualche questione si è sbloccata e liberatevi subito di tutto ciò che non è di vostra competenza.

7) Impiegate i tempi morti per attività brevi come leggere, sistemare appunti, ecc. Alla fine vi troverete con i lavori semplici fatti e non vi accorgerete nemmeno di avere trovato il tempo per farli.

8) Fate i lavori più importanti nelle ore della giornata che per voi risultano più produttive.

9) Ascoltate attentamente i vostri interlocutori per capire subito cosa vogliono da voi e non perdere tempo facendo una cosa sbagliata.

10) Non sovrapponete mai i lavori importanti. Fatene uno alla volta.

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)