Impariamo a gestire meglio il nostro tempo

Una delle leggende aziendali che i professionisti della Qualità si sentono ripetere più spesso quando cercano di adempiere ai propri compiti è quella che "manca il tempo", che "bisogna correre", che "c'è un'emergenza da gestire".

Sembra che il tempo per "lavorare in qualità" non ci sia mai.

Addirittura ci sono organizzazioni che arrivano a chiedere al Responsabile Qualità di "fare qualità" al sabato perché negli altri giorni i colleghi non hanno tempo per dargli retta (come se la Qualità fosse qualcosa che si fa in un giorno della settimana preciso e non un modus operandi quotidiano).

Vediamo, dunque, quali sono i suggerimenti per insegnare a noi prima di tutto e poi a colleghi e responsabili come si può gestire meglio il proprio tempo:

1) Registrate le vostre attività per una settimana e ragionate sull'uso del vostro tempo. Qualche attività può essere ridotta o rivista per far risparmiare tempo? Sono tutte necessarie, così come vengono svolte?

2)Fate una lista giornaliera delle cose da fare e fissatevi delle scadenze per ogni attività

3) Se vi viene in mente qualcosa da fare, prendete subito nota, non fidatevi della vostra memoria.

4) Occupatevi di ogni documento, di ogni questione, di ogni domanda una volta sola o una volta per tutte. Vi arriva un'e-mail alla quale dovete solo rispondere brevemente? Fatelo subito. Vi risparmierete il tempo necessario a riaprirla, rileggerla, e fare mente locale per rispondere.

5) Affrontate subito i problemi. Rimandarli nel tempo servirà solo a complicare le cose, con la conseguenza che vi servirà più tempo per risolverli.

6) Createvi una zona "lavori sospesi" da esaminare con regolarità per vedere se qualche questione si è sbloccata e liberatevi subito di tutto ciò che non è di vostra competenza.

7) Impiegate i tempi morti per attività brevi come leggere, sistemare appunti, ecc. Alla fine vi troverete con i lavori semplici fatti e non vi accorgerete nemmeno di avere trovato il tempo per farli.

8) Fate i lavori più importanti nelle ore della giornata che per voi risultano più produttive.

9) Ascoltate attentamente i vostri interlocutori per capire subito cosa vogliono da voi e non perdere tempo facendo una cosa sbagliata.

10) Non sovrapponete mai i lavori importanti. Fatene uno alla volta.

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