Le fasi di implementazione del Sistema Qualità

Quando avete avviato il progetto di implementazione del Sistema Qualità all'interno della vostra organizzazione, quali fasi avete individuato? Avete voglia di condividerle qui su QualitiAmo in modo che siano di aiuto ai più giovani?

Io ho provato a schematizzarle in questo modo (non necessariamente in questo ordine). Ditemi se - a vostro giudizio - ci sono integrazioni o modifiche da fare.

DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITA'

- Politica ed obiettivi
- Manuale
- Procedure
- Istruzioni
- Moduli

FORMAZIONE

- Riunione introduttiva
- Riunioni Comitato di pilotaggio della Qualità (steering committee)
- Formazione del Rappresentante della Direzione
- Formazione auditor ISO 9001 interni
- Formazione comportamento da tenere durante gli audit
- Formazione controllo statistico dei processi

IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITA'

- Analisi della situazione esistente e dei gap
- Sistema monitoraggio e misurazione (strumenti di misura)
- Processo qualificazione fornitori
- Sistema di controllo documentazione
- Programmazione audit
- Svolgimento audit
- Azioni correttive
- Sistema per raccogliere informazioni dai clienti
- Processi

CONTROLLO

- Controllo documenti esterni
- Controllo specifiche

RAPPORTI CON ENTE CERTIFICATORE

- Analisi e scelta ente
- Sc
- Contatti
- Invio documentazione
- Audit
- Verifiche periodiche di sorveglianza

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Un consiglio ai vertici che vogliono implementare un SGQ

Quando i vertici di un'organizzazione decidono di avviare un progetto Qualità, è fondamentale che il team di collaboratori sia a conoscenza delle aspettative che ha il management.

Obiettivi inconsistenti, troppo vaghi o non chiari impediranno sempre la buona riuscita del progetto.

Un Sistema di Gestione della Qualità si basa sulla capacità di organizzare una comunità come, ad esempio, un'azienda e di focalizzare tutte le persone sul fare bene le cose a vantaggio della clientela e dell'utenza.

Un SGQ ben pianificato può essere considerato come una mappa per esplorare un nuovo territorio: senza una cartina di riferimento come faremmo a muoverci con sicurezza? Ecco, la Qualità serve proprio a questo: a darci confidenza nel gestire situazioni che sono già capitate o che potrebbero capitare.

Implementare un Sistema Qualità, però, non è una cosa semplice. Possono servire mesi o anche anni prima che il Sistema sia del tutto a punto. Occorre, ad esempio, decidere chi guiderà il progetto e poi dare a questa persona tutto il tempo e gli strumenti necessari, senza trascurare l’appoggio incondizionato da parte della Direzione che servirà a sostenere un cambiamento sostanziale come questo.

Parte dell’implementazione del progetto, infine, prevede tutte le azioni necessarie per far sapere alle persone cosa vi aspettate da questo nuovo modo di fare e a quali prospettive andrà incontro l'organizzazione.
Ad esempio, sarà molto utile alla buona riuscita del piano assegnare chiare scadenze e pianificarle anticipatamente in modo che risultino avere un senso e non essere state buttate giù a caso su un foglio di carta.

Affidare nuovi compiti alle persone senza fornire loro una guida e senza preventivare per bene il tempo necessario per portarli a termine è la strada migliore per condannare l’intero progetto all’insuccesso.

Pianificazione e buona comunicazione dovranno diventare le paroile d'ordine di qualunque Sistema Qualità.