Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo - 3

Il terzo passo fondamentale per assicurarci una buona fornitura da parte di un fornitore è:

L'ispezione delle merci presso la sede del fornitore
Quando un fornitore è nuovo e i materiali per i quali vi state approvvigionando presso di lui sono critici, è bene non arrivare alla spedizione delle merci senza aver controllato in precedenza che siano in linea con le vostre specifiche perché, una volta arrivate presso la vostra sede, potrebbe essere troppo tardi per poter porre rimedio ad eventuali non conformità. 
 
Ecco perché, almeno la prima volta o fino a quando non sarete certi che il nuovo fornitore lavori in un certo modo, il nostro suggerimento è di ispezionare i prodotti durante la produzione e / o pochi giorni prima della loro spedizione.  
Se avete il necessario know-how e se il fornitore è abbastanza comodo da raggiungere, potete procedere in autonomia. In alternativa, è possibile appoggiarsi a un'agenzia che svolga per voi questo tipo di mansioni.
Un'ispezione effettuata durante la produzione permette di accorgersi presto di eventuali problemi mentre si è ancora nelle prime fasi del processo. In questo modo è possibile richiedere azioni correttive e controllare in seguito che siano andate a buon fine. E' inutile dirvi che è molto più facile in questa fase fare aggiustamenti prima che tutti i beni siano stati completati, imballati e preparati per la spedizione.
I controlli dopo la produzione e prima della spedizione delle merci consentono, invece, di verificare le quantità, l'imballaggio, l'etichettatura e la qualità media stabilita in base a test effettuati su alcuni campioni prelevati a caso dalla merce pronta per essere spedita.
Come abbiamo spiegato ieri, se avrete fatto un buon lavoro con le specifiche, ci sarà poco spazio per eventuali discussioni nel caso in cui si presentassero non conformità.


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Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo

Pareto ci ha insegnato che, spesso, un piccolo sforzo fa ottenere grandi risultati e questa affermazione è vera anche quando si tratta di fornitori.

C'è una sorta di "triangolo magico" che, una volta applicato, ci permetterà di dormire sonni più tranquilli per ciò che riguarda le forniture.

Da cosa è composto? Vediamolo subito: 

• Specifiche di prodotto;
• Campioni;
• Ispezioni sul posto

Ovviamente tutto questo va preceduto da una ricerca accurata del fornitore giusto ma anche il migliore fornitore può andare incontro a gravi problemi se non è ben instradato dal suo cliente.

A parte la selezione dei fornitori, dunque, ci sono tre passi che ci sembrano indispensabili e che la maggior parte degli acquirenti più esperti non salta mai.

Le specifiche di prodotto

Prima di inoltrare la richiesta d'offerta a qualsiasi fornitore, è necessario spiegare BENE ciò che si desidera, in altre parole definire esattamente le aspettative ancora prima di trovarsi a ispezionare una pre-produzione o un campione e di ritrovarsi a lamentarsi di come sia stato affrontato lo studio della fornitura.
Una specifica ben fatta contiene informazioni relative:

• a cosa ci si aspetti esattamente dal prodotto;
• a come il prodotto debba essere controllato;
• a quali debbano essere le tolleranze nelle misurazioni;
• a come il prodotto debba essere etichettato e imballato;
• a quali possano essere i possibili difetti e a come classificarli;
• a eventuali considerazioni sulla scheda tecnica, sulla documentazione, sugli standard normativi di riferimento, su eventuali cogenze, ecc.;
• a tutto ciò che di specifico occorra aggiungere per assicurarsi una buona fornitura

Se si vuole andare oltre e fare davvero un buon lavoro, sarebbe bene aggiungere in questa sede anche:

• quali caratteristiche del prodotto siano considerate "critiche per la qualità". Ad esempio, se si acquistano parti metalliche che dovranno essere poi  assemblate, certe dimensioni saranno critiche per la qualità, dal momento che potrebbero rendere impossibile il montaggio. Se si acquistano - invece - articoli promozionali, è bene ricordare che critici saranno la posizione e il colore del logo. Basta, insomma, seguire la logica e individuare le cose davvero importanti relativamente alle quali allertare il fornitore, affinché le controlli con maggiore attenzione;
• come debbano essere controllati i processi che hanno a che fare con le caratteristiche maggiormente di impatto sulla qualità. Per dare suggerimenti in questo senso, è bene informasi su come venga organizzata la produzione e quali processi siano coinvolti in ogni fase di gestione dell'ordine e dell'attraversamento del prodotto e discutere con i tecnici del fornitore;

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