Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo - 3

Il terzo passo fondamentale per assicurarci una buona fornitura da parte di un fornitore è:

L'ispezione delle merci presso la sede del fornitore
Quando un fornitore è nuovo e i materiali per i quali vi state approvvigionando presso di lui sono critici, è bene non arrivare alla spedizione delle merci senza aver controllato in precedenza che siano in linea con le vostre specifiche perché, una volta arrivate presso la vostra sede, potrebbe essere troppo tardi per poter porre rimedio ad eventuali non conformità. 
 
Ecco perché, almeno la prima volta o fino a quando non sarete certi che il nuovo fornitore lavori in un certo modo, il nostro suggerimento è di ispezionare i prodotti durante la produzione e / o pochi giorni prima della loro spedizione.  
Se avete il necessario know-how e se il fornitore è abbastanza comodo da raggiungere, potete procedere in autonomia. In alternativa, è possibile appoggiarsi a un'agenzia che svolga per voi questo tipo di mansioni.
Un'ispezione effettuata durante la produzione permette di accorgersi presto di eventuali problemi mentre si è ancora nelle prime fasi del processo. In questo modo è possibile richiedere azioni correttive e controllare in seguito che siano andate a buon fine. E' inutile dirvi che è molto più facile in questa fase fare aggiustamenti prima che tutti i beni siano stati completati, imballati e preparati per la spedizione.
I controlli dopo la produzione e prima della spedizione delle merci consentono, invece, di verificare le quantità, l'imballaggio, l'etichettatura e la qualità media stabilita in base a test effettuati su alcuni campioni prelevati a caso dalla merce pronta per essere spedita.
Come abbiamo spiegato ieri, se avrete fatto un buon lavoro con le specifiche, ci sarà poco spazio per eventuali discussioni nel caso in cui si presentassero non conformità.


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Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo

Pareto ci ha insegnato che, spesso, un piccolo sforzo fa ottenere grandi risultati e questa affermazione è vera anche quando si tratta di fornitori.

C'è una sorta di "triangolo magico" che, una volta applicato, ci permetterà di dormire sonni più tranquilli per ciò che riguarda le forniture.

Da cosa è composto? Vediamolo subito: 

• Specifiche di prodotto;
• Campioni;
• Ispezioni sul posto

Ovviamente tutto questo va preceduto da una ricerca accurata del fornitore giusto ma anche il migliore fornitore può andare incontro a gravi problemi se non è ben instradato dal suo cliente.

A parte la selezione dei fornitori, dunque, ci sono tre passi che ci sembrano indispensabili e che la maggior parte degli acquirenti più esperti non salta mai.

Le specifiche di prodotto

Prima di inoltrare la richiesta d'offerta a qualsiasi fornitore, è necessario spiegare BENE ciò che si desidera, in altre parole definire esattamente le aspettative ancora prima di trovarsi a ispezionare una pre-produzione o un campione e di ritrovarsi a lamentarsi di come sia stato affrontato lo studio della fornitura.
Una specifica ben fatta contiene informazioni relative:

• a cosa ci si aspetti esattamente dal prodotto;
• a come il prodotto debba essere controllato;
• a quali debbano essere le tolleranze nelle misurazioni;
• a come il prodotto debba essere etichettato e imballato;
• a quali possano essere i possibili difetti e a come classificarli;
• a eventuali considerazioni sulla scheda tecnica, sulla documentazione, sugli standard normativi di riferimento, su eventuali cogenze, ecc.;
• a tutto ciò che di specifico occorra aggiungere per assicurarsi una buona fornitura

Se si vuole andare oltre e fare davvero un buon lavoro, sarebbe bene aggiungere in questa sede anche:

• quali caratteristiche del prodotto siano considerate "critiche per la qualità". Ad esempio, se si acquistano parti metalliche che dovranno essere poi  assemblate, certe dimensioni saranno critiche per la qualità, dal momento che potrebbero rendere impossibile il montaggio. Se si acquistano - invece - articoli promozionali, è bene ricordare che critici saranno la posizione e il colore del logo. Basta, insomma, seguire la logica e individuare le cose davvero importanti relativamente alle quali allertare il fornitore, affinché le controlli con maggiore attenzione;
• come debbano essere controllati i processi che hanno a che fare con le caratteristiche maggiormente di impatto sulla qualità. Per dare suggerimenti in questo senso, è bene informasi su come venga organizzata la produzione e quali processi siano coinvolti in ogni fase di gestione dell'ordine e dell'attraversamento del prodotto e discutere con i tecnici del fornitore;

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Il rapporto con i fornitori (3)

Concludiamo il nostro discorso sull'impostazione di un rapporto di partnership con i fornitori, riportando gli aspetti sui quali concentrarsi maggiormente per essere certi del successo di relazioni di questo tipo.

Si inizierà con lo stabilire chiaramente cosa questa partnership dovrà portare ad entrambe le parti perché le necessità del cliente e la capacità del fornitore di soddisfarle dovranno incontrarsi alla perfezione se vogliamo che entrambe le parti siano soddisfatte e che il rapporto si prolunghi con successo nel tempo.
Questo significa, ad esempio, comprendere a fondo cosa rappresenti un valore aggiunto per le due organizzazioni.

Anche stabilire ruoli precisi e assicurare la giusta allocazione di risorse e responsabilità aiuterà le due parti a lavorare bene insieme perché permetterà di supportarsi reciprocamente e di lavorare in squadra.

Il passo successivo sarà stabilire programmi di lavoro condivisi che comprendano piani concordati, tempistiche, obiettivi, date cardine ed eventuali momenti decisionali.

Strutturare a dovere la risoluzione di eventuali reclami, lamentele o conflitti tra le parti rapidamente è la base neces.aria perché tutto quello che abbiamo scritto fino ad ora funzioni bene.

Infine, assicurarsi che le conoscenze maturate dalle due organizzazioni si trasferiscano da una all'altra, fornendo un valore aggiunto ad entrambe è fondamentale perché esse possano crescere professionalmente.

Cosa ne pensate?

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Il rapporto con i fornitori (2)

Continuiamo il discorso iniziato ieri, riflettendo su come il modo che un'organizzazione ha di impostare il suo rapporto con i fornitori debba essere in linea con le sue politiche e con le strategie che ha deciso di adottare ed essere pensato e progettato per supportarle.

Si inizia, ovviamente,con l'identificare con quali fornitori formare partnership strategiche per poi progettare e sviluppare relazioni di lungo termine che possano portare ad entrambe le organizzazioni (cliente e fornitore) il massimo dei benefici, strutturando questo rapporto perché abbia valore aggiunto.
Affinché ci sia valore aggiunto bisognerà assicurare uno sviluppo parallelo delle due organizzazioni basato sulla creazione di cultura, sulla condivisione delle conoscenze e dei processi di apprendimento, su processi di miglioramento comuni e sulla misurazione delle performance date dalla partnership e su un feedback sincero.

Ci sono diversi modi per assicurarsi che rapporti di questo tipo funzionino bene, dall'uso di verifiche ispettive tipiche dei sistemi qualità, alle certificazioni di competenza, all'adesione di piani d'azione comuni. Ovviamente, tutto questo deve essere supportato da una buona comunicazione e da uno scambio di informazioni efficace.

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Il rapporto con i fornitori

Negli ultimi anni business, tecnologie ed economia si sono sviluppati in un modo tale che ormai sono molte le organizzazioni che ritengono una vera e propria necessità stabilire relazioni con i fornitori che diano reciproci vantaggi. Anche chi non aveva seguito i consigli della ISO 9004, ricordiamo che la filosofia che sta dietro alla gestione della Qualità e ai modelli di eccellenza caldeggia la partnership tra organizzazioni fornitrici e clienti, col tempo ha spesso dovuto arrivare alle stesse conclusioni della linea guida.

Molti si sono accorti che il modo di gestire i rapporti con i fotrnitori può fare la differenza tra il successo e la mediocrità perché, se si impara a considerarli dei partner,  ci si assicura che tutti i materiali, i servizi, le informazioni, le competenze e l'esperienza siano disponibili per essere messi al servizio del cliente ogni volta che serve. 
Una catena di fornitura davvero efficace, infatti, si basa su un rapporto di fiducia tra le parti che è il solo in grado di creare alti livelli di soddisfazione nella clientela.

Cosa ne pensate?

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