Creare un buon ambiente per il lavoro di gruppo (2)

Quali sono i fattori che predispongono un gruppo a lavorare bene? Dopo aver visto i primi 4 ieri, vediamone altri 4 oggi:



5) Interdipendenze: date la possibilità al gruppo di lavorare autonomamente per prevenire ed evitare che le richieste da parte di attori organizzativi esterni al gruppo interferiscano e rallentino l'operato del gruppo


6) Dimensioni: a meno che non vi siano importanti motivi per decidere diversamente, i gruppi dovrebbero essere composti da un numero di componenti non superiore a 8-10 persone, soprattutto se, per l'efficacia del gruppo, è prevista una forte interazione sociale,
Occorre, inoltre, evitare la costituzione di gruppi formati da due o tre persone. Se il gruppo deve essere più grande, suddividetelo in sottogruppi, nell'intento di facilitare una risoluzione interattiva dei problemi.


7) Grado di differenziazione cognitiva: l'attrazione interpersonale può costituire un importante punto di forza per la coesione e la cooperazione di gruppo. Tuttavia le differenze cognitive e caratteriali tra i membri di un gruppo sono un fattore essenziale, se creatività e innovazione sono degli obiettivi primari.


8) Empowerment: create l'aspettativa che i gruppi identifichino, selezionino e risolvano i problemi il più possibile autonomamente e che si abituino ad autovalutare la qualità del proprio lavoro. Supportate e incentivate il gruppo alla formazione trasversale tra i suoi membri e a cambiare alcuni ruoli interni, se necessario. Limitate quanto possibile l'intervento dei capi diretti dei componenti del team.
 
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Lavoro di squadra e responsabilità personale

In ogni organizzazione, solitamente, troviamo alcune persone che non portano a termine i compiti a loro assegnati così come ce ne sono altre che sono disponibili a fare di più di quanto è loro richiesto.

Il problema è che queste situazioni possono diventare croniche: ci sarà sempre da una parte chi vi dirà che ha troppo da fare per adempiere ad un nuovo compito e chi, dall'altra parte, sarà costretto a correre per arrivare dappertutto. La Qualità è un esempio tipico: quante volte siete stati messi davanti alla frase-ricatto "se faccio questa cosa che mi chiedi non ho più tempo di fare il mio lavoro?"

Potremmo discutere per ore sul perché alcune persone abbiano sempre del tempo a disposizione mentre altre sembrino non averlo mai (semplice mancanza di organizzazione?) ma il punto cruciale è un altro: non bisogna permettere che situazioni di questo genere diventino "la regola".

Parlando, in particolare, del Responsabile Qualità è facile che chi ricopre questo ruolo si ritrovi a fare da baby-sitter ad altri colleghi. La cosa è giustissima all'inizio del progetto Qualità quando, con molta probabilità, un professionista che ricopre questo ruolo dovrà insegnare ai colleghi come gestire in modo ottimale le riunioni, come archiviare i documenti in maniera logica, come impostare al meglio i rapporti con i clienti, come organizzare al meglio il proprio tempo ma non accettate per nessun motivo di diventare l'agenda parlante degli altri colleghi, colui che, solo in sala riunioni, alza il telefono per ricordare a tutti gli altri partecipanti l'appuntamento o, ancora, colui che redige tutti i verbali delle riunioni perché "...tanto ha tempo".

Le persone vanno formate e rese indipendenti, se non farete così, correndo il rischio anche di porre qualche gentile rifiuto, sarete sommersi di compiti che spetterebbero ad altri e la qualità finale della vostra organizzazione risentirà enormemente del fatto che ci siano persone non in grado di essere completamente indipendenti nello svolgimento del lavoro a loro affidato.