Manuale della Qualità: revisione saltata

Dato che le riflessioni dedicate alle vostre esperienze dirette sembrano piacervi parecchio e dato che molti di voi, non so perché, preferiscono raccontarci le cose con un'e-mail o un messaggio privato invece di scriverle sul forum ecco un'altra problematica che uno dei nostri lettori dovrà affrontare nei prossimi giorni.

Ovviamente abbiamo il suo consenso per parlarne in pubblico, come in tutti gli altri casi in cui l'abbiamo fatto in passato.

Il nostro Marco (nome di fantasia) ha iniziato da poco a lavorare in un'azienda certificata dove ha trovato un manuale della qualità in cui alcune revisioni non erano state riportate nella lista riassuntiva.

La situazione è questa:

- M.Q. al quale sono state apportate le revisioni A, B, C, D, E
- lista delle revisioni che ne riporta solamente 4: A, B, D ed E

Cosa fare della revisione C che, tra l'altro,è anche piuttosto sostanziosa ma non risulta nella lista che si trova all'inizio del manuale?

Il nostro povero Marco, dopo essersi messo le mani nei capelli, ha deciso di riavvolgere il nastro, tornare alla revisione B e includere una lista aggiornata con la revisione C nelle due versioni successive del manuale (la D e la E), ovviamente retrodatando il tutto e ridistribuendo alle singole funzioni il manuale obsoleto corretto (D) e la nuova copia corretta del manuale attualmente in vigore (E).
Il tutto in cartaceo!!

Prima di fare tutto questo, per fortuna, Marco ci ha chiesto un parere che gli abbiamo già dato e che riporteremo anche qui ma prima vorremmo leggere cosa fareste voi al suo posto.

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(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Le istruzioni per i collaboratori vanno nel Manuale della Qualità?

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Oggi proveremo a rispondere ad un quesito che ci viene spesso riproposto: il Manuale che raccoglie le procedure di riferimento per ogni collaboratore va incluso nel Manuale della Qualità?
Quali sono i pro e i contro se si decide di includerlo?

Partiamo, prima di tutto, da un punto fermo: sicuramente tutti i documenti di riferimento che servono per lavorare vanno gestiti in maniera controllata e inclusi nel Sistema Documentale dell'azienda. Questo tipo di gestione, infatti, vi assicurerà che eventuali modifiche vengano compiute solo da personale autorizzato e che ogni persona sia in possesso dell'ultima versione aggiornata della documentazione.
Aggiungiamo, però, che la norma non specifica come costruire i nostri documenti, lasciandoci piena libertà sull'argomento.

Premesso questo, sta a voi decidere cosa sia meglio fare a seconda di come avete deciso di impostare il vostro sistema.

Un Manuale unico per certi versi è più comodo perché avrete un unico documento da controllare e i vostri colleghi avranno un solo documento a cui fare riferimento. Il discorso, però, vale solo se il testo in questione risulta abbastanza snello, composto da pochissime procedure, in caso contrario nessuno si prenderà la briga neppure di aprirlo. Ci è capitato molte volte, purtroppo, di vedere tomi enormi appoggiati sulle scrivanie a prendere polvere, intonsi come il giorno della loro distribuzione.

Se avete parecchie procedure operative e documenti di riferimento è sicuramente più pratico dare loro la dignità di documento singolo con una propria vita a livello di emissioni e aggiornamenti. In questo modo il personale sarà in possesso di agili fascicoletti preparati ad hoc per ogni tipologia di mansione e troverà più utile consultarli.