Le istruzioni per i collaboratori vanno nel Manuale della Qualità?

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Oggi proveremo a rispondere ad un quesito che ci viene spesso riproposto: il Manuale che raccoglie le procedure di riferimento per ogni collaboratore va incluso nel Manuale della Qualità?
Quali sono i pro e i contro se si decide di includerlo?

Partiamo, prima di tutto, da un punto fermo: sicuramente tutti i documenti di riferimento che servono per lavorare vanno gestiti in maniera controllata e inclusi nel Sistema Documentale dell'azienda. Questo tipo di gestione, infatti, vi assicurerà che eventuali modifiche vengano compiute solo da personale autorizzato e che ogni persona sia in possesso dell'ultima versione aggiornata della documentazione.
Aggiungiamo, però, che la norma non specifica come costruire i nostri documenti, lasciandoci piena libertà sull'argomento.

Premesso questo, sta a voi decidere cosa sia meglio fare a seconda di come avete deciso di impostare il vostro sistema.

Un Manuale unico per certi versi è più comodo perché avrete un unico documento da controllare e i vostri colleghi avranno un solo documento a cui fare riferimento. Il discorso, però, vale solo se il testo in questione risulta abbastanza snello, composto da pochissime procedure, in caso contrario nessuno si prenderà la briga neppure di aprirlo. Ci è capitato molte volte, purtroppo, di vedere tomi enormi appoggiati sulle scrivanie a prendere polvere, intonsi come il giorno della loro distribuzione.

Se avete parecchie procedure operative e documenti di riferimento è sicuramente più pratico dare loro la dignità di documento singolo con una propria vita a livello di emissioni e aggiornamenti. In questo modo il personale sarà in possesso di agili fascicoletti preparati ad hoc per ogni tipologia di mansione e troverà più utile consultarli.