Elementi della pianificazione dei progetti

Torniamo sull'argomento della pianificazione dei progetti per chiarire alcuni punti.

Come abbiamo visto, una delle figure principali che ritroviamo del processo di pianificazione dei progetti è quella del Project manager che ha come interlocutori le seguenti figure:

- il committente
- il top management
- i line manager
- il team di progetto
- i fornitori esterni

Lo scopo della Project management è determinare ciò che deve essere fatto, da chi e quando per adempiere alle responsabilità assegnate.

La pianificazione deve essere:

- sistematica
- flessibile
- disciplinata
- in grado di accettare input multifunzionali

Gli elementi principali che caratterizzano il processo di pianfiicazione sono così identificabili:

- obiettivo del progetto (scopo o traguardo da raggiungere)
- programma (come raggiungere l'obiettivo)
- programmazione (temporizzazione delle attività)
- budget (costi preventivati per il raggiungimento dell'obiettivo)
- previsione (degli andamenti che caratterizzano l'ambiente di progetto)
- organizzazione (assegnazione delle respionsabilità e formazione del team di progetto)
- procedure (come svolgere le attività)
- standard (definizione del livello adeguato di performance)

Per pianificare in maniera ordinata e sistematica un progetto, occorre partire dalla definizione dei seguenti elementi:

- statement of work ("sow": descrizione delle attività da portare a termine. Comprende gli obiettivi del progetto, una breve descrizione del lavoro, il vincolo di finanziamento se esiste, le specifiche e la schedulazione delle attività)
- specifiche del progetto
- definizione delle principali scadenze
- work breakdown structure ("wbs": è lo strumento utilizzato per suddividere il lavoro in unità elementari)

Vi viene in mente qualche altra cosa da riunire in questo promemoria?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

La pianificazione dei progetti

La pianificazione dei progetti si avvale, solitamente, di tre figure principali.

Il Project manager è responsabile del coordinamento e dell'integrazione delle attività attraverso più linee funzionali.

Deve:
1) integrare le attività necessarie per sviluppare un piano del progetto
2) integrare le attività necessarie per eseguire il piano
3) integrare le attività necessarie per apportare modifiche al piano

Il PM deve avere forti competenze comunicative e saper gestire al meglio i rapporti interpersonali, deve avere familiarità con le operazioni di ciascuna line organization e deve conoscere la tecnologia utilizzata.

Le responsabilità del Line manager riguardano, invece, i seguenti punti:

1) la definizione dei criteri tecnici delle attività (come portare a termine l'attività e dove svolgerla)
2) l'allocazione delle risorse necessarie al raggiungimento dell'obiettivo entro i vincoli del progetto
3) la consegna del risultato del progetto

All'interno del processo di pianificazione i compiti del Project management e del Line management sono:

PM:

- stabilire scopi e obiettivi
- stabilire scadenze principali
- stabilire requisiti
- stabilire regole e ipotesi di base
- stabilire vincoli di tempo, costi e prestazioni
- stabilire procedure operative
- stabilire policy amministrative
- stabilire i requisiti dei report

LM:

- descrivere dettagliatamente le attività per implementarle
- preparare una programmazione dettagliata e provvedere all'allocazione della manodopera
- identificare le aree di rischio, di incertezza e di conflitto

Lo Sponsor del progetto agisce, invece, come negoziatore nei dissensi tra il Project manager e il Line manager, chiarisce problemi importanti e fornisce un collegamento di comunicazione con il senior management del cliente.

Da voi come è impostato il processo di pianificazione dei progetti? Si articola in questo modo o si avvale di figure professionali diverse?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)