Torniamo sull'argomento della pianificazione dei progetti per chiarire alcuni punti.
Come abbiamo visto, una delle figure principali che ritroviamo del processo di pianificazione dei progetti è quella del Project manager che ha come interlocutori le seguenti figure:
- il committente
- il top management
- i line manager
- il team di progetto
- i fornitori esterni
Lo scopo della Project management è determinare ciò che deve essere fatto, da chi e quando per adempiere alle responsabilità assegnate.
La pianificazione deve essere:
- sistematica
- flessibile
- disciplinata
- in grado di accettare input multifunzionali
Gli elementi principali che caratterizzano il processo di pianfiicazione sono così identificabili:
- obiettivo del progetto (scopo o traguardo da raggiungere)
- programma (come raggiungere l'obiettivo)
- programmazione (temporizzazione delle attività)
- budget (costi preventivati per il raggiungimento dell'obiettivo)
- previsione (degli andamenti che caratterizzano l'ambiente di progetto)
- organizzazione (assegnazione delle respionsabilità e formazione del team di progetto)
- procedure (come svolgere le attività)
- standard (definizione del livello adeguato di performance)
Per pianificare in maniera ordinata e sistematica un progetto, occorre partire dalla definizione dei seguenti elementi:
- statement of work ("sow": descrizione delle attività da portare a termine. Comprende gli obiettivi del progetto, una breve descrizione del lavoro, il vincolo di finanziamento se esiste, le specifiche e la schedulazione delle attività)
- specifiche del progetto
- definizione delle principali scadenze
- work breakdown structure ("wbs": è lo strumento utilizzato per suddividere il lavoro in unità elementari)
Vi viene in mente qualche altra cosa da riunire in questo promemoria?
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Il livelli individuabili che fanno capo al processo di pianificazione e controllo sono:
1) pianificazione e controllo strategico
2) pianificazione e controllo direzionale/manageriale
3) pianificazione e controllo operativo
La pianificazione strategica è il processo di definizione e implementazione della strategia "attraverso il quale si decidono oggi le azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi di domani".
Mediante questo processo si definiscono gli obiettivi di fondo della gestione aziendale e si individuano le linee strategiche per raggiungerli (orizzonte temporale di medio-lungo termine)
Il controllo di gestione è un sistema di strumenti, processi, ruoli e soluzioni informali che vuole indurre comportamenti individuali e organizzativi in linea con il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Si realizza attraverso l'utilizzo di misure analitiche e la responsabilizzazione su parametri obiettivo (controllo dei risultati).
Nella prassi delle aziende si esplicano in questo modo:
controllo strategico: la nostra strategia è ancora valida? Se non lo è, come dovrebbe cambiare?
controllo di gestione: i comportamenti dei dipendenti sono in linea con gli obiettivi aziendali? Se non lo sono, come influenzarli nella direzione desiderata?
Chi si occupa di controllo strategico si concentra prevalentemente sull'esterno dell'azienda, analizzando il mercato e il ruolo rivestito in esso dalla propria organizzazione cercando di trovare i modi per competere al meglio con le altre unità economiche, in virtù della propria particolare combinazione di punti di forza e di debolezza.
Chi si occupa di controllo di gestione si focalizza prevalentemente sull'interno dell'azienda, alla ricerca dei modi mediante i quali influenzare nella maniera desiderata il comportamento dei propri dipendenti.
Obiettivi del controllo sono:
1) indurre comportamenti individuali e organizzativi in linea con il raggiungimento degli obiettivi
2) monitorare continuamente l'andamento dell'attività
3) valutare le prestazioni manageriali
4) coordinare le diverse attività sia orizzontalmente che verticalmente
5) mantenere le attività dell'organizzazione all'interno di uno spazio ritenuto accettabile dai diversi stakeholder
I benefici che derivano dal controllo si possono elencare in questo modo:
1) contribuisce ad affermare una cultura meritocratica, cioè basata sui risultati e sul merito individuale
2) rafforza la motivazione individuale
3) assume una forte valenza comunicativa sulle priorità aziendali e sui cambiamenti nelle traiettorie strategiche operative
4) determina una larga diffusione della conoscenza su strategie, obiettivi, responsabilità, processi interni e comportamenti del mercato e dei concorrenti
Le distorsioni del controllo sono, invece, queste:
1) eccessivo orientamento al breve termine (miopia manageriale)
2) l'attenzione e l'impegno dei dipendenti si indirizza sulle variabili oggetto di specifica misurazione
3) si utilizzano "trucchetti contabili" per mostrare risultati maggiormente in linea con gli obiettivi
4) si possono determinare elevati livelli di stress e di competizione interna, con riduzione dello spirito di gruppo e un'eccessiva enfasi sulle misurazioni
Siete d'accordo? Volete aggiungere qualcosa?
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La pianificazione dei progetti si avvale, solitamente, di tre figure principali.
Il Project manager è responsabile del coordinamento e dell'integrazione delle attività attraverso più linee funzionali.
Deve:
1) integrare le attività necessarie per sviluppare un piano del progetto
2) integrare le attività necessarie per eseguire il piano
3) integrare le attività necessarie per apportare modifiche al piano
Il PM deve avere forti competenze comunicative e saper gestire al meglio i rapporti interpersonali, deve avere familiarità con le operazioni di ciascuna line organization e deve conoscere la tecnologia utilizzata.
Le responsabilità del Line manager riguardano, invece, i seguenti punti:
1) la definizione dei criteri tecnici delle attività (come portare a termine l'attività e dove svolgerla)
2) l'allocazione delle risorse necessarie al raggiungimento dell'obiettivo entro i vincoli del progetto
3) la consegna del risultato del progetto
All'interno del processo di pianificazione i compiti del Project management e del Line management sono:
PM:
- stabilire scopi e obiettivi
- stabilire scadenze principali
- stabilire requisiti
- stabilire regole e ipotesi di base
- stabilire vincoli di tempo, costi e prestazioni
- stabilire procedure operative
- stabilire policy amministrative
- stabilire i requisiti dei report
LM:
- descrivere dettagliatamente le attività per implementarle
- preparare una programmazione dettagliata e provvedere all'allocazione della manodopera
- identificare le aree di rischio, di incertezza e di conflitto
Lo Sponsor del progetto agisce, invece, come negoziatore nei dissensi tra il Project manager e il Line manager, chiarisce problemi importanti e fornisce un collegamento di comunicazione con il senior management del cliente.
Da voi come è impostato il processo di pianificazione dei progetti? Si articola in questo modo o si avvale di figure professionali diverse?
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Nella sezione "Documenti" di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web, potrete trovare tutti i documenti necessari per gestire una buona pianificazione.
Ecco un esempio di ciò che potrete trovare:
- Check list per verificare i miglioramenti nella gestione del tempo
- Piano della Qualità
- Programma consegne
