La gestione delle registrazioni: quali sono i problemi?

Chi si avvicina per la prima volta all'argomento "registrazioni della Qualità" può imbattersi in alcuni problemi che i più esperti giudicheranno banali ma che possono creare un po' di sconforto in chi coordina la gestione di quest dati.
Vediamo quali sono queste problematiche e come si manifestano, in modo da imparare a riconoscerle subito:

Problemi legati alla gestione delle registrazioni

■ Manca un piano complessivo per la gestione delle problematiche legate alle registrazioni
■ Manca un piano per conservare o distruggere le registrazioni
■ Manca uno standard di riferimento per la valutazione di chi gestisce le registrazioni
 
Problemi legati alle persone che gestiscono le registrazioni

■ Manca una sorta di presa di coscienza dell'importanza delle registrazioni
■ C'è una sorta di "accaparramento" delle informazioni e di mancanza di condivisione delle stesse
■ C'è una certezza mal riposta che la gente sappia come archiviare e recuperare le registrazioni

Procedure di archiviazione inefficienti


■ le registrazioni non sono organizzate in cartelle
■ l'archiviazione fisica è in cartelle strapiene, mal etichettate e difficili da gestire
■ le registrazioni non sono protette da eventuali problematiche (manomissione, furto, incendio, cancellazione, ecc.)
■ c'è un continuo accesso alle registrazioni da parte di chi non ne ha il permesso
 
Costi eccessivi della gestione delle registrazioni
 
■ c'è molta inefficienza nella gestione delle registrazioni che ne causa un aumento dei costi

Voi individuate altri problemi che potremmo aggiungere a questa lista?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Le 21 registrazioni richieste dalla ISO 9001:2008 (2)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Ed ecco le altre 11 registrazioni richieste dalla norma. La prima parte di questo post è stata pubblicata ieri.

7.5.2 (d) Validazione dei processi di produzione e di erogazione di servizi
7.5.3 Identificazione e rintracciabilità
7.5.4 Proprietà del cliente
7.6 (a) Risultati taratura e verifica dispositivi di monitoraggio e misurazione
7.6 Validità dei precedenti risultati di misurazioni qualora si rilevi che l'apparecchiatura non è conforme ai requisiti
7.6 Risultati della taratura e della verifica dei dispositivi
8.2.2 Risultati degli audit interni e delle azioni di follow-up
8.2.4 Indicazione delle persone autorizzate al rilascio dei prodotti
8.3 Natura delle non conformità rilevate e delle azioni scatenate, incluse eventuali concessioni
8.5.2 Risultati Azioni Correttive
8.5.3 Risultati Azioni Preventive

Le 21 registrazioni richieste dalla ISO 9001:2008 (1)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

La ISO 9001:2008 ci richiede ben 21 registrazioni. Alcune, come ad esempio quelle relative alla progettazione, possono non essere applicabili nella vostra azienda ma non preoccupatevi. Una volta indicato nel Manuale della Qualità che escludete, perché non applicabili, alcuni requisiti della norma, automaticamente escluderete anche le relative registrazioni.

Allo stesso modo potrete decidere di tenere più registrazioni rispetto al numero indicato nella norma ma il nostro suggerimento è quello di mantenere il Sistema Qualità quanto più semplice e fluido possibile.

Infine, non dimenticate che siete liberi di associare, col buonsenso, due o più registrazioni come, ad esempio, il classico caso che si può trovare in molte organizzazioni che utilizzano un solo modulo per registrare le Azioni Preventive e le Azioni Correttive.

Vediamo insieme le prime 10 registrazioni, le altre 11 le vedremo domani:

5.6.1 Riesami del SGQ
6.2.2 (e) Registrazioni sul grado di istruzione, sull'addestramento,
sull’abilità e sull'esperienza del personale
7.1 (d) Registrazioni necessarie a fornire evidenza che i processi realizzativi ed i prodotti risultanti soddisfino i requisiti
7.2.2 Registrazioni del risultato dei riesami dei requisiti relativi al prodotto
7.3.2 Registrazioni degli elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo
7.3.4 Registrazioni del riesame della progettazione e dello sviluppo
7.3.5 Verifica della progettazione e dello sviluppo
7.3.6 Validazione della progettazione e dello sviluppo
7.3.7 Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo
7.4.1 Registrazioni dei risultati delle valutazioni dei fornitori