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Prima di programmare la prossima riunione, provate a farvi due semplici domande: "E' davvero necessaria?" e ancora: "L'ho organizzata bene?"
Per rispondere alle domande, utilizzate i 5 indicatori seguenti.
1) Avete formulato chiaramente lo scopo della riunione e l'avete riassunto in una o due frasi?
Perché occorre fare questa riunione proprio ora? Se non possiamo definire lo scopo dell'incontro, allora questo diventa inutile e rischia di trasformarsi solo in una perdita di tempo per tutti i partecipanti.
2) Avete deciso l'ordine del giorno della riunione ed elencato gli argomenti da discutere con, a fianco, le persone incaricate di esporli?
Se chi organizza la riunione non è in grado di focalzzarsi sul percorso da seguire, come si può pretendere che lo facciano i partecipanti all'incontro?
Avere dei punti chiari da seguire aiuta lo svolgimento del processo di riunione oltre che ad iniziare e a finire l'incontro in orario.
3) Avete riflettuto su chi invitare alla riunione? E' davvero richiesta la presenza delle persone che volete convocare?
Perché convocare una riunione se non serve un gruppo di lavoro per discutere un certoargomento? Se occorre solo una breve discussione con un paio di persone, organizzate un incontro informale nel vostro ufficio: sarà più snello e molto più utile allo scopo. O, addirittura, mandate un'e-mail o fate una telefonata: risparmierete tutti del tempo.
4) Coloro che parteciperanno alla riunione sono davvero le persone informate del problema e i decision-maker?
Se mancano coloro che possono prendere le decisioni, la riunione è inutile. E' inutile, infatti, discutere di un problema se coloro che sono più vicini ad un certo problema non sono disponibili.
5) Avete prenotato una sala dove fare la riunione? E' adatta allo scopo?
Potrebbe sembrare una cosa ovvia ma, spesso, chi organizza una riunione si dimentica di prenotare la sala dove farla e rischia di far perdere tempo a tutti i partecipanti mentre cerca di individuare un posto dove riunirsi.
Chiedetevi sempre, dunque, se vi siete ricordati di prenotare la sala e se questa contiene tutti gli strumenti necessari per condurre la riunione (ad esempio un proiettore che si possa collegare ad un computer o altro).
In ultimo chiedetevi se è facilmente raggiungibile da parte di tutti coloro che dovranno partecipare all'incontro (se, ad esempio, dovete riunire persone che provengono da diversi stabilimenti).
