Gli strumenti per comunicare (2)

Completiamo la lista che abbiamo incominciato ieri dei principali strumenti per la comunicazione:

Premi e riconoscimenti formali

Alcune organizzazioni introducono un sistema di premi e di riconoscimenti formali a fronte di attività di competizione sulla Qualità per gratificare il personale del team o del gruppo di progetto di miglioramento perché serva da esempio al resto del personale.

Come si può intuire, il sistema di comunicazione, quando ben progettato, riesce a creare una coerenza sinergica che aiuta l'impegno globale nei confronti della Qualità.
Creare momenti di celebrazione, magari in corrispondenza della settimana europea della Qualità, può contribuire a creare una serie di valori che ogni organizzazione dovrebbe essere in grado di sviluppare al suo interno.


Notiziari aziendali, newsletter

Non dovrebbe essere sottostimata la motivazione che potrebbe essere attivata da articoli e narrazioni sui risultati ottenuti dai team o gruppi di miglioramento della Qualità pubblicati su notiziari aziendali.

Come sostengono molti esperti, se queste pubblicazioni hanno successo nell'organizzazione e sono considerate autorevoli e di valore dal personale, allora si può suscitare la sindrome dell'"anch'io voglio essere pubblicato" in modo che le persone facciano del loro meglio per portare risultati da pubblicare soddisfacendo l'orgoglio di vedere le proprie fotografie e i propri testi pubblicati.

Indagini interne sul personale
Fra tutti i sistemi di comunicazione interni all'organizzazione, le indagini sul personale sono forse le più preziose.

In alcune organizzazioni dovrebbero essere condotte periodiche indagini di opinioni impiegando questionari ben strutturati atti a misurare la soddisfazione dei clienti interni.
Tale requisito aiuterebbe la Direzione a conoscere il punto di vista del personale su temi importanti per l'organizzazione.

Tipici argomenti da sottoporre a indagine potrebbero essere.

- la visibilità dell'organizzazione
- il rapporto tra colleghi
- come circolano le informazioni
- il rapporto con i propri responsabili

Indagini di questo tipo, se ben strutturate e se avviate nell'ambiente giusto, possono fornire risposte utili soprattutto per individuare progetti di miglioramento.

Queste operazioni contribuiscono a creare un maggior senso di fiducia nel personale che percepisce l'impegno della Direzione a voler essere più attenta al personale e alle valutazioni che esso fornisce circa le varie prestazioni dell'organizzazione.

Il solo pericolo di questo tipo di indagini è costituito dal fatto che esse possono perdere valore e diventare solo una sorta di gioco di compiacenza delle parti.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Gli strumenti per comunicare

Come abbiamo visto nei giorni scorsi, si può comunicare in molti modi diversi.

Proviamo qui a fornire qualche esempio consci che non saremo esaustivi. Ovviamente, come sempre, potrete collaborare per "rimpolpare" la lista.

Le schede dei suggerimenti

Servono a raccogliere tutti i suggerimenti che possono essere formulati dal personale.
Questo strumento va utilizzato con parsimonia per evitare che si vanifichi e deve mantenere il massimo impatto grazie ad un adeguato livello di pubblicità.

A volte, alle schede dei suggerimenti possono essere associati premi speciali per il miglior suggerimento. In tal caso sarebbe opportuno organizzare una presentazione preceduta da un'adeguata pubblicità, sia per l'evento in sé che per la manifestazione della premiazione.

Le riunioni di reparto, d'ufficio e di settore

Questo metodo richiede brevi briefing ben organizzati per discutere i problemi della Qualità di un reparto, di un ufficio o di un settore.
Il tempo da dedicare all'incontro è breve: va preparata un'agenda e la sessione dovrebbe durare al massimo una quindicina di minuti, essere incisiva e organizzata per punti per dare il necessario impatto ai temi.
Questo sistema, per dare effetti positivi, deve entrare nell'uso comune in quanto richiede una partecipazione di risposta operativa da parte dei partecipanti.

Il training introduttivo

Quando un nuovo impiegato o del nuovo personale entra a far parte dell'organizzazione si dovrebbe creare un momento di sensibilizzazione per attirare la sua attenzione nei confronti della gestione della Qualità.

Gli addestramenti introduttivi sulla Qualità allertano le persone relativamente ai requisiti, ai codici di comportamento e di buona partica, alle procedure e, in generale, alla cultura della Qualità dell'organizzazione.
Il loro fine è di attirare l'attenzione sull'impegno e l'importanza che l'organizzazione attribuisce alla Qualità per stimolare e saperne di più su di essa.

Il training per lavori specifici dovrebbe soddisfare l'interesse che si vuol creare sulla Qualità. Questo tipo di addestramento si spinge fino all'ulteriore conoscenza di metodi e tecniche per il problem solving e molte volte prosegue con un addestramento operativo per mettere in risalto le conseguenze che si possono generare nella produzione e nella sicurezza a causa di operazioni qualitativamente mal svolte


I poster

Alcune organizzazioni trovano che i poster possano svolgere un'importante parte nella comunicazione dei messaggi relativi alla Qualità.

I poster dovrebbero, se possibile, essere illustrati e contenere dei messaggi chiari, specifici e personalizzati.
Una campagna di poster da esporre dovrebbe essere attentamente pianificata, organizzata e gestita.
Ci si deve domandare cosa si vuole trasmettere e ottenere con la campagna pensando che essa dovrebbe provocare un impatto sulle persone. Pertanto, diventa importante scegliere dove collocarli, pensando che le persone dovrebbero essere attratte dal messaggio secondo la sequenza: fermati, guarda e pensa.

I poster dovrebbero essere rinnovati periodicamente e non dovrebbero essere lasciati per più di tre mesi poiché alla fine non li vedrebbe e non li percepirebbe più nessuno.

Domani prenderemo in esame altri strumenti per la comunicazione.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)