Gestione in elettronico dei documenti

Con i computer che abbiamo a disposizione, oggi è possibile gestire interamente la nostra documentazione e le nostre registrazioni in formato elettronico.

Dato che è di fondamentale importanza che la documentazione del nostro Sistema di Gestione della Qualità sia mantenuta adeguatamente sotto controllo, scoprirete che il modo più semplice per farlo è proprio quello di gestirla mediante sistemi di archiviazione elettronica.

Di seguito elenchiamo alcuni dei vantaggi che derivano dall'abbandono della gestione cartacea dei documenti:

1. Utilizzando apposite password è possibile limitare gli accessi ai diversi livelli di documentazione a seconda dell'utilizzo che le persone devono farne
2. Le registrazioni elettroniche, se vengono fatti regolari backup e se vengono archiviate correttamente, sono decisamente meno deteriorabili delle stesse registrazioni cartacee
3. I documenti e le registrazioni protetti da password non possono essere variati da personale non autorizzato
4. Aggiornare un documento elettronico è molto più semplice. Tutti gli utilizzatori avranno a loro disposizione in tempo reale l'ultima versione aggiornata e non ci saranno più in giro copie cartacee non aggiornate e obsolete alle quali si può fare riferimento per errore.

Certo, per implementare questo tipo di gestione, occorrono alcune regole ferree: prima tra tutte quella di non divulgare le password a personale non autorizzato.
Un altro punto fermo dovrà essere il divieto di stampare copie cartacee non autorizzate dei documenti elettronici che, per la loro stessa natura, possono diventare obsolete in brevissimo tempo. Se proprio qualcuno ha la necessità di stampare alcuni documenti, fate in modo che questi riportino la scritta "copia non controllata".