Strategie per sopravvivere al diluvio delle mail

Siate selettivi e ricorrete all’approccio zen. Ce lo racconta: "La Stampa".

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La gestione delle e-mail

La gestione delle e-mail all'interno di un'organizzazione è davvero fondamentale perché, se si capisce come vengono distribuite, si capisce anche come lavora un'azienda.

Gestire bene le e-mail significa concentrarsi sulle cose essenziali ma anche su certi dettagli. 
I 4 fattori critici di successo nella distribuzione delle e-mail sono:

1) le persone (motivazione e voglia di fare bene sono essenziali)
2) le infrastrutture (spazio per archivio elettronico, accesso disco e-mail, verifica sicurezza, backup, ecc.)
3) gli strumenti (programma di getsione e-mail semplice e accessibile)

4) le procedure (studio dei flussi per eliminare ridondanze nella distribuzione, creazione di liste di distribuzione, classificazione e-mail, ecc.)

Spesso, chi deve mettere ordine nella gestione delle e-mail è proprio il Responsabile della Qualità che, lavorando in staff con la Direzione, può avere una buona visione dell'intero processo. A chi di voi è capitato? Come avete gestito il processo?

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Obiettivo: organizzare le e-mail

Chi di noi non ha mai desiderato avere la propria casella e-mail libera dalle decine di messaggi che si accumulano ogni giorno?
Perché, dunque, non provare a porsi un obiettivo per avere una casella e-mail leggera e imparare a gestire meglio la corrispondenza?

A partire da oggi, proviamo a seguire questi semplici passi:

• quando vi arriva un'e-mail non di vostra competenza, inoltratela immediatamente a chi di dovere
• rispondete a tutte le e-mail entro 24 ore. Se non riuscite ad essere esaurienti, rispondete comunque per dire che vi farete nuovamente vivi entro 2 o 3 giorni 
• iniziate a costruirvi un indirizzario e mantenetelo aggiornato in modo da non dover ogni volta cercare i contatti ai quali scrivere. Questo vi aiuterà ad essere più veloci e non vi farà passare la voglia di dare risposte rapide
• create delle cartelle dove archiviare le e-mail per argomento (numero progetto, cliente, ecc.)
• ponetevi come regola di non avere mai più di 50 e-mail nella vostra casella di posta. Archiviate!

Vi vengono in mente altre regolette per "alleggerire"la vostra casella e-mail?

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