E-mail di lavoro: 7 frasi da non scrivere mai

Quali sono le sette frasi da evitare assolutamente nelle e-mail di lavoro? Ce lo racconta Business Insider.

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Scrivere un'e-mail: i passi da seguire

Quando scrivete un'e-mail, cadrete sicuramente in uno dei seguenti due casi:

• si tratta di una prima e-mail di contatto;
• si tratta di un'e-mail che arriva dopo uno scambio di e-mail avvenuto precedentemente

Nel primo caso, per rispondere bene, cercate di seguire questo semplice schema:

• Spiegate chiaramente per quale motivo state scrivendo questa e-mail
• Illustrate chiaramente l'obiettivo dell'email: state proponendo o chiedendo qualcosa? Volete informare qualcuno in merito a qualcosa? Insomma...perché gli state scrivendo?
• Rileggete bene il tutto: è chiaro quello che volete scrivere al vostro destinatario?  
• Chiudete scegliendo la formula migliore per salutare il vostro interlocutore, scegliendola con grande attenzione a seconda del contesto

Nel secondo caso, lo schema cambia in questo modo:

• Fate un rapido riassunto delle cose fondamentali che vi siete scritti in passato, per rammentare al vostro interlocutore perché gli state scrivendo
• Illustrate chiaramente l'obiettivo di questa nuova email: volete proporre o chiedere qualcosa di nuovo? Avete deciso di accettare o rifiutare la proposta del vostro interlocutore? Gli state spiegando qualcosa? Oppure gli volete ricordare qualcosa o ringraziarlo per qualcosa o, in ultimo, fargli una concessione? Insomma...perché gli state scrivendo?
• Rileggete bene il tutto: è chiaro quello che volete scrivere al vostro destinatario?  
• Chiudete scegliendo la formula migliore per salutare il vostro interlocutore, scegliendola con grande attenzione a seconda del contesto

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Scrivere un'e-mail

In questi giorni sto leggendo un libro davvero godibilissimo, "Come dire. Galateo della comunicazione" di Stefano Bartezzaghi, e ho deciso di riportarvi qui qualche spunto relativo alle e-mail.

Buona lettura!

Una rivoluzione in quattro parole: “Ti mando un’e-mail”. È la rivoluzione della chiocciola. 

(...)



Fin da pochi anni dopo la sua nascita la posta elettronica ha cominciato a manifestare le sue proprie malattie e disfunzioni: i mali esantematici dello spam e dei virus, le maggiori velocità e intrusività conferite alla stupidità e alla malignità umane. Se uno ha un indirizzo e-mail pubblico, la percentuale di messaggi appropriati e opportuni che riceve scende ogni momento di qualche frazione di punto. Oggi come oggi l’esperienza personale fissa tale percentuale al quindici per cento, e il resto è spazzatura o inezia: quell’ammontare di materia inerte, ma potenzialmente pericolosa e attualmente fastidiosa che il gergo milanese chiama efficacemente “fuffa”. Contro la fuffa occorre dotarsi di santa pazienza e di un buon filtro antispam, che però ogni tanto si mangerà misteriosamente messaggi personali importantissimi. 

Ma al di là delle patologie io proclamo che per utilità e diffusione la posta elettronica è la maggiore invenzione umana del nostro tempo. Sarebbe stucchevole ancor più che futile elencare un’altra volta i suoi vantaggi: la possibilità di contatti internazionali comodi, frequenti e gratuiti, la maggiore circolazione di idee che ne deriva, il brusco ridimensionamento della necessità di usare il petulante telefono e il farraginoso fax e in generale la certezza di poter entrare in contatto pressoché con chiunque senza rompergli le delicate palle. La discrezione, appunto.

La rivoluzione vera e propria riguarda la scrittura. 

(...)


Che si fosse imparato a organizzare un testo o no, con destinatario personale o impersonale, fuori dalla scuola la scrittura diventava un oggetto misterioso. 
Prima dell’e-mail le occasioni non scolastiche di praticarla non erano poi frequenti, salvo per chi scriveva per mestiere: ed era un gran peccato, perché chiunque ha un contatto via e-mail con un pubblico vasto oggi sa che esiste un mucchio di gente che ama scrivere e lo fa bene. Gente che prima aveva di rado il tempo e la voglia di prendere carta, penna, busta, francobolli, e che ora ha trovato il mezzo giusto per dedicare il giusto tempo ai piaceri sociali donati dall’alfabeto (e dall’alfabetizzazione), con l’agio di rivolgersi a uno o più destinatari scelti.

Occorrerebbe studiare bene la differenza fra il tipo di scritture che si trovano nei forum (altro nome che ricorda il vuoto) pubblici di Internet, o nei commenti dei blog, e quelle che invece viaggiano via e-mail. L’intervento pubblico scatena una folkloristica gamma espressiva che è l’analogo (per iscritto) delle forme di comunicazione da assemblea di condominio: sarcasmo, insolenza, iattanza, sconforto veicolati con spreco di maiuscole ed esclamativi, destrutturazione sintattica, tendenza epidemica all’interiezione. L’e-mail invece invita (mediamente) al carattere minuscolo, a una strutturazione più articolata della comunicazione, a un’interlocuzione nel complesso migliore.

L’e-mail ha cambiato molte cose: soprattutto ha dato una possibilità inedita di rapporto fra i mass media e i loro utenti, trasformando radicalmente l’interazione del pubblico con giornali, radio e televisione. Ha inoltre messo in contatto persone abituate a lavorare singolarmente e a scornarsi con problemi che messi in rete vengono risolti facilmente. La richiesta di un aiuto a un amico può innescare una reazione a catena che a volte si conclude in capo a poche ore con una risposta dal maggior esperto mondiale del problema (è una felice esperienza personale).

A fronte di queste festose opportunità c’è naturalmente il cumulo spaventoso di e-mail a cui rispondere: non ce la si fa e i mittenti giustamente si offendono. L’e-mail, così umile e discreta, sotto sotto pensa di noi che parallelamente alle nostre ventiquattro ore nel mondo reale – in cui dormiamo, leggiamo, lavoriamo, andiamo a trovare i nostri parenti, facciamo da mangiare, accompagniamo i figli a scuola – ci sono altre ventiquattro ore che viviamo come titolari di uno o più account di posta elettronica. La chiocciola, malgrado le apparenze inoffensive, ha su di noi delle ambizioni tiranniche. 


(...)


Prima che ci si mettessero le e-mail (e, a maggior ragione, gli SMS) al mondo c’era una certezza: verba volant, scripta manent. Questi due principi, di classica inoppugnabilità, sancivano i diversi destini del discorso scritto e del discorso orale, una differenza che non era affatto smentita dai ghirigori retorici di modi di dire come: “Parlare come un libro stampato”, “Carta canta” o “Parole come pietre”. 

Il nero su bianco rimaneva, il flatus vocis si perdeva. 

Ma poi sono arrivate le e-mail, e qui il nero su bianco c’era e non c’era: c’era perché era sul video, non c’era perché non si toccava più. L’epistolomania, che fino a pochi anni prima era un’eccentricità riservata a pochi, diventava epidemica, anche se perdeva il valore di feticcio della lettera toccata dalla mano del mittente e da quella – distante nello spazio e a volte anche nel tempo – del destinatario. 
Quante e-mail abbiamo inviato e abbiamo ricevuto? Il numero è francamente incalcolabile.Tentare una collezione di questi scritti volanti è un’impresa che richiede la carica utopistica e visionaria che è ormai possibile solo a una grande istituzione. 

È vero che molti non cancellano le e-mail in partenza e in arrivo, per rileggersele in futuro e perché “non si sa mai”. Ed è altrettanto vero che lo scambio di e-mail non sempre si nutre di un’informalità che è paragonabile più a quella del discorso parlato che di quello scritto: c’è anche chi configura l’e-mail come una lettera vera e propria, dal luogo e la data ai convenevoli di apertura e di chiusura.
Il paradosso delle parole che volano è quello della vicinanza fra lontanissimi e della lontananza fra vicinissimi. Incertezze e inaccuratezze linguistiche, gergalità e facilità di entrare in medias res sono spesso conversazionali, senza però che toni linguistici ed espressioni facciali aiutino a trovare l’interpretazione più corretta. All’improvviso sorgono così sgarbi magari non voluti, slanci magari non ben calibrati: la brevità può essere presa per distacco brusco, la mancata risposta per indifferenza anche quando dipende magari da un problema tecnico. Per e-mail non si sa mai quanto si stia davvero andando d’accordo, o quanto convintamente si stia litigando.

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Obiettivo: organizzare le e-mail

Chi di noi non ha mai desiderato avere la propria casella e-mail libera dalle decine di messaggi che si accumulano ogni giorno?
Perché, dunque, non provare a porsi un obiettivo per avere una casella e-mail leggera e imparare a gestire meglio la corrispondenza?

A partire da oggi, proviamo a seguire questi semplici passi:

• quando vi arriva un'e-mail non di vostra competenza, inoltratela immediatamente a chi di dovere
• rispondete a tutte le e-mail entro 24 ore. Se non riuscite ad essere esaurienti, rispondete comunque per dire che vi farete nuovamente vivi entro 2 o 3 giorni 
• iniziate a costruirvi un indirizzario e mantenetelo aggiornato in modo da non dover ogni volta cercare i contatti ai quali scrivere. Questo vi aiuterà ad essere più veloci e non vi farà passare la voglia di dare risposte rapide
• create delle cartelle dove archiviare le e-mail per argomento (numero progetto, cliente, ecc.)
• ponetevi come regola di non avere mai più di 50 e-mail nella vostra casella di posta. Archiviate!

Vi vengono in mente altre regolette per "alleggerire"la vostra casella e-mail?

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Scrivere bene un'e-mail

Date un'occhiata all'e-mail riportata qui sotto: 


Da: Risorse Umane ---------------------------------------
A: Mario Rossi
Cc:
Ccn:
Oggetto: Posizione Commerciale estero (rif. 7672P)


-------------

Egregio Signor Rossi,
la ringraziamo per la sua e-mail con la quale ci ha comunicato il suo interesse per la posizione vacante di cui all'oggetto.
 
Ci confermi gentilmente se preferisce ricevere il modulo per la domanda e la trasmissione del curriculum via e-mail (in formato Word) o in forma cartacea per posta ordinaria e, in questo secondo caso, ci comunichi il suo indirizzo fisico.
 
Se ha altre domande non esiti a contattarci via e-mail o telefono.
 
Cordiali saluti
Paolo Bianchi
Responsabile Risorse Umane di ----------------
e-mail: paolorossi@--------------
Via -------------------------------
Tel -------------------------------
Fax ------------------------------

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1 Chi è il mittente? E' chiaro?
2 Chi è il ricevente? E' ben identificato?
3 C'è una firma?
4 Esiste un oggetto?
5 L'e-mail è stata inoltrata anche ad altri mediante le opzioni Cc e Ccn?
6 Qual è lo scopo dell'e-mail?
7 E' specificato il formato di un eventuale allegato?
8 E' specificato cosa dovrà fare il ricevente?


Adesso fermatevi per un attimo a riflettere sulle ultime e-mail che avete spedito e ricevuto. 
Era sempre ben indicata l'azione che il ricevente avrebbe dovuto fare? Era chiaro il motivo per cui si era mandata l'e-mail?

Molte organizzazioni hanno delle vere e proprie linee guida realizzate per spiegare ai collaboratori come scrivere un'e-mail. 
Provate a dare un'occhiata a questo esempio:

1 Assicuratevi di avere l'indirizzo e-mail corretto della persona che volete contattare. E' molto facile mandare un'e-mail alla persona sbagliata e questo si tradurrebbe in un allungamento dei tempi di risposta. Eventualmente, se non avete l'indirizzo, telefonate all'organizzazione da contattare e chiedete a chi potete scrivere per la vostra problematica

2 Utilizzate il campo "Cc:" solamente se pensate che altri debbano essere informati della vostra corrispondenza. Se - invece - pensate che una persona debba fare una certa azione dopo aver ricevuto la vostra e-mail, inseritela nel campo "A:"


3 Nella vostra e-mail includete le seguenti informazioni:
- il vostro nome
- il vostro titolo (ad es. Responsabile Sistema Qualità)
- il nome dell'azienda e l'indirizzo
- il telefono diretto e quello del centralino


4 Assicuratevi che nell'e-mail venga ben descritto il motivo per cui la si sta spedendo e verificate che sia chiara e ben scritta


5 Non rispondete ad un'e-mail scritta a più persone usando il "Rispondi a tutti" a meno che non sia necessario mandare a tutti la vostra risposta


6 Per il vostro messaggio utilizzate, per quanto possibile,  il corpo dell'e-mail. Se proprio doveste mandare un file allegato, informatevi su quali formati sono supportati dal ricevente


7 Se spedite l'e-mail a diverse persone che non si conoscono, inserite i loro recapiti nel capo Ccn. Per nessun motivo i loro indirizzi dovranno essere posti nel campo in chiaro "A:"


8 Selezionate "priorità alta" solamente se la vostra e-mail richiede un'azione rapida o se il ricevente sta attendendo da voi alcune informazioni urgenti


9 Non inoltrate un'e-mail a meno che il futuro destinatario non vi abbia esplicitato chiaramente il permesso di farlo

Voi avete delle linee guida simili?
Se sì, in cosa differiscono da queste? Se no, pensate potrebbero essere utili o all'interno della vostra organizzazione tutti sanno già utilizzare al meglio questo strumento?

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