Le basi della comunicazione visuale (3)

Descrivere le attività e le risorse

In molte organizzazioni si vedono spesso pannelli descrittivi che raccontano le attività svolte nell'azienda, spiegano il funzionamento delle macchine e descrivono i prodotti o le tecnologie. 
Solitamente, sono pensati per raccontare agli esterni come si lavora all'interno di quell'organizzazione.

Se pensati bene, però, questi pannelli hanno altri tre vantaggi:

- spiegano le attività e chiariscono i processi ai nuovi assunti che, in questo modo, sono in grado diindividuare subito ciò che si sta facendo, le persone coinvolte a monte e a valle dell'attività, ecc. I cartelloni, inoltre, abituano il nuovo personale ad utilizzare subito la terminologia corretta, facendolo familiarizzare con i nomi delle macchine e delle attività
- facilitano le visite esterne perché, grazie alla spiegazione visiva, qualsiasi operatore è in grado di condurre la visita e di risparmiare tempo
-  la visualizzazione delle informazioni descrittive è un modo per essere "riconosciuti" all'interno dell'azienda, per far capire agli altri capire cosa si fa. Descrivendo le risorse, le attività e le responsabilità si contribuisce a creare un senso di identità

Vediamo, ora, quali informazioni potrebbero essere rappresentate visivamente sui pannelli:
 
- Nome delle singole unità
- Posizione all'interno del processo- Mission e principali attività- Descrizione delle attrezzature, dei processi e delle tecnologie
- Presentazione delle interfacce: clienti e fornitori interni, servizi di supporto, supervisori, ecc.
- Identificazione dei membri del team e dei loro ruoli- ecc.

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Le basi della comunicazione visuale (2)

Identificare bene l'area

La prima cosa da fare se nella nostra organizzazione vogliamo impostare una gestione visuale è identificare bene le aree in cui ci muoveremo.
Se non è strettamente necessario, evitate di chiudere fisicamente l'area; dei confini simbolici sono decisamente una scelta migliore e vi permetteranno di avere una visuale chiara su ciò che sta succedendo.

Ad esempio, si potrebbe pensare ad un pannello appeso al soffitto con il nome dell'area e una breve descrizione delle attività che vi si svolgono, oppure a un diverso colore dei pavimenti o degli armadietti, o -ancora - a una particolare disposizione dei tavoli, ecc.

Potreste anche identificare le aree destinate agli incontri e alla comunicazione e tutte quelle che, secondo i vostri processi, necessitano di essere ben distinte.

Identificare le persone che lavorano in squadra

Un badge con una foto identifica le persone che lavorano all'interno di un'area e ne chiarisce bene i ruoli. Questo, però, non basta. 

Occorre che vengano visualizzate anche le loro competenze, in modo che si sappia sempre chi può sostituire un collega svolgendone le stesse mansioni.
In un reparto produttivo, ad esempio, di potrebbero porre accanto ai nomi alcuni simboli o colori per identificare facilmente il livello di indipendenza raggiunto dal personale:


ROSSO: controllo di attività ripetitive
GIALLO: attrezzaggio, manutenzione
VERDE: controllo di attività ripetitive e controllo qualità
BLU: completa autonomia



Nella vostra organizzazione le persone sono riconoscibili in base alle mansioni svolte?

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