Le regole per una riunione perfetta (2)

Le altre regole che riguardano una riunione e, in particolare, come parteciparvi al meglio sono le seguenti.


Arrivate alla riunione ben preparati sia a fare le domande necessarie per colmare le lacune che avete sull'argomento trattato, sia a fornire agli altri eventuali risposte ben articolate.

Accertatevi di parlare con un tono di voce abbastanza alto per essere sentiti da tutti ma non così alto da infastidire qualcuno.

Un'altra regola da seguire è quella di essere concisi, quando sarà il vostro turno di parlare, e di non ripetere ciò che avete già detto.

In ogni discussione ci sono regole non scritte. Evitate, dunque, di interrompere gli altri in maniera maleducata ma non esitate a interrompere il filo del discorso se qualcosa non vi torna e se questo è l'unico modo per rendere l'incontro efficace su un certo argomento.
Imparate, dunque, a distinguere una situazione dall'altra e a comportarvi di conseguenza.

Durante una riunione, di solito, è permesso bere quindi portatevi pure l'acqua o una tazza di caffé ma evitate di mangiare perché, oltre a non essere molto educato (a meno che il programma della riunione non preveda una pausa mangereccia) potreste anche dare fastidio agli altri.

Il telefono andrebbe tenuto in tasca e non posizionato sul tavolo perché vibrazioni e luce potrebbero disturbare gli altri.
Se proprio non potete fare a meno di ignorare eventuali telefonate di lavoro per la durata dell'incontro, accertatevi di silenziare il cellulare e di rispondere alle chiamate solamente dopo essere usciti dalla sala riunioni.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Le regole per una riunione perfetta

Per partecipare al meglio a una riunione, occorre seguire una serie di regole.

Dobbiamo sottolineare che la prima cosa da fare, in assoluto, quando si partecipa a una riunione è accertarsi di essere puntuali? In teoria non dovrebbe essercene bisogno, visto che questa è la regola base del rispetto per il tempo altrui, ma è bene ribadirlo.

Anche l'abbigliamento è estremamente importante, soprattutto in certi ambienti professionali. Accertatevi di conoscere il dress code del posto dove si tiene la riunione e di non vestirvi in modo da influenzare negativamente la percezione che le persone potrebbero avere della vostra professionalità.

La terza è che, nel caso in cui - entrando nella sala dove si svolgerà l'incontro - vi accorgeste che ci sono persone che ancora non conoscete (clienti, fornitori, auditor, ecc.), è buona norma presentarsi prima che inizi la riunione vera e propria.
Se - poi - doveste accorgervi che conoscete persone che non si conoscono tra loro, procedete con le rispettive presentazioni.

A tendere per prima la mano nel caso di saluti e presentazioni, sarà la persona più alta in grado o colei che lavora nell'azienda che ospita l'incontro.

Prendendo posto, accertatevi di sedervi in maniera appropriata mantenendo una postura professionale.

Se qualcuno dovesse presentarsi a voi o se una conoscenza comune vi presentasse una terza persona, alzatevi immediatamente. Restando seduti, in questi casi, non si fa mai una buona impressione.

La prossima volta completeremo questa breve raccolta di consigli ed entreremo nel vivo di come si partecipa alla riunione vera e propria.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)