Il fattore OM

Soffrite all'idea di non riuscire ad organizzarvi così bene da riuscire a fare più cose di quante riusciate effettivamente a fare? Magari questo articolo tratto da "D" potrà aiutarvi. ;)

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Consigli per organizzarsi meglio (2)

Continuiamo ad esaminare insieme come si può riuscire ad organizzarsi meglio in maniera semplice:

3) Imparate a scrivere in maniera efficace

Scrivere un memorandum, un rapporto o una lettera in modo chiaro e non ambiguo fa risparmiare molto tempo alla persona che lo deve leggere.
Fa, inoltre, risparmiare tempo anche a voi. Quante volte siete costretti a spiegare qualcosa perché il vostro rapporto non è chiaro?

In sintesi il segreto consiste nell'evitare il gergo e usare frasi semplici.
Tuttavia, prima di riuscire a scrivere in modo chiaro, dovete avere idee chiare in testa. Il che vuol dire, ancora una volta, prendersi il tempo di riflettere.

Decidete cosa intendete dire e come intendete dirlo prima di premere i tasti del vostro PC. Potreste chiedere a un collega o al vostro capo un parere in proposito prima di iniziare.

4) Controllate che tutte le relazioni che leggete/scrivete siano davvero necessarie

Fate in modo di verificare che le relazioni che chiedete di scrivere, che dovete leggere o che scrivete siano davvero necessarie.
A volte le persone scrivono relazioni per abitudine piuttosto che per necessità.

E' veramente necessaria una relazione settimanale sulle vendite? Un riepilogo mensile potrebbe fornire una visione d'insieme migliore?

Ed è veramente necessario un memorandum? Un'email o una telefonata non sarebbe sufficiente?

Dovete mandare una copia di queste relazioni a tutti i membri della vostra azienda? Esaminate a cadenze regolari l'elenco delle persone cui sono destinate le vostre relazioni (o gli elenchi dove c'è il vostro nominativo). In alcuni casi il destinatario preferirebbe ricevere solo una sintesi del documento.

A domani per l'ultima puntata!

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Consigli per organizzarsi meglio

"Uno di questi giorni devo proprio organizzarmi; non appena riesco a trovare il tempo".
Vi è già capitato di pronunciare questa frase?

Iniziamo a fiutare profumo di vacanze; quale momento migliore di questo per gettare le basi di una buona organizzazione personale? Per molti, infatti, questo è il periodo in cui si inizia ad avere qualche momento libero. Agire ora significa trovarsi un bel po' di strada fatta per quando, a settembre, si ricomincerà a correre.

Proviamo, dunque, a vedere insieme qualche utile consiglio per migliorare la nostra organizzazione:

1) Raccogliete il materiale da leggere

La maggior parte di noi deve leggere molti testi, pratiche, rapporti, e-mail, norme ecc. per mantenersi aggiornato sugli sviluppi nell'ambito del proprio lavoro e della propria professione.

Un modo per riuscirci è quello di dare una scorsa a ogni documento per decidere se è qualcosa  che è necessario leggere subito. Se non lo è, ma ritenete che valga comunque la pena leggerlo, tenete da parte il testo e mettetelo in un raccoglitore (reale o virtuale) per ritrovarlo ordinato quando avrete il tempo di leggere.

Mettete i documenti più recenti in fondo al mucchio in modo che i documenti più vecchi siano in cima.
Fatta questa semplice cosa, potrete poi prelevare alcuni documenti dal raccoglitore per leggerli a casa, fra un appuntamento e l'altro, mentre aspettate che incominci una riunione, in treno o quando avrete cinque minuti di tempo.

2) Riflettete prima di archiviare

Dovete conservare in archivio tutti i documenti che le leggi, le cogenze, le norme volontarie e le vostre regole interne vi impongono di conservare. Tuttavia dovete proprio conservarli nel vostro ufficio? Non esiste nessun altro posto nella vostra azienda in cui immagazzinarli?
 Se non avete bisogno di consultare questi documenti regolarmente, potrebbe valer la pena di vedere se è possibile posizionarli da un'altra parte.

Dovete avere una visione critica di ciò che dovete conservare. Esaminate ogni pezzo di carta o pratica e chiedetevi se ne avete veramente "bisogno".

Conservate il materiale cartaceo solamente se vi aiuta nello svolgimento del vostro lavoro e se non potete accedervi facilmente in nessun altro modo.
Avete realmente bisogno di quel ritaglio di giornale nel vostro ufficio quando la segreteria o la biblioteca aziendale ne ha una copia?

L'altro passo da fare è quello di sviluppare un sistema di archiviazione flessibile e adatto ai vostri bisogni. Potrebbe anche non essere il tradizionale armadio o cassettiera (o la tradizionale cartella condivisa elettronicamente in rete).
Alcuni preferiscono utilizzare schedari, altri usano raccoghlitori con divisori. Dipende principalmente da voi, dal vostro lavoro e dal vostro stile.
Lo scopo è quello di riuscire a recuperare rapidamente le informazioni necessarie per mezzo di un sistema sufficientemente flessibile da adattarsi a qualsiasi cambiamento del vostro lavoro.

A lunedì per nuovi spunti!

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L'organizzazione

L’organizzazione può essere vista in due modi:

1)      Come entità - un gruppo di persone con uno scopo comune, unite da un insieme di relazioni (autorità o linea di comando, responsabilità, comunicazione e coordinamento)

2)      Come attività - la determinazione delle risorse, delle attività, dei compiti e delle relazioni necessarie ad un gruppo di persone per conseguire gli obiettivi stabiliti

La struttura organizzativa si compone di:

- responsabilità

- linee di autorità

- relazione per mezzo delle quali un’organizzazione svolge le sue funzioni

Definire la struttura organizzativa di un’organizzazione significa stabilire tra quali persone e gruppi è suddiviso il lavoro, quali sono i relativi compiti (funzioni) e quali sono le relazioni che li legano vicendevolmente.

Ma quali sono le principali attività da compiere per realizzare un'organizzazione? Eccole:

1)   definire una struttura formale che impieghi nel modo migliore le risorse(materiali ed umane)

2)   raggruppare le diverse attività assegnandone la responsabilità di guida e di coordinamento a un responsabile (manager)

3)   stabilire le relazioni tra i vari gruppi che svolgono le diverse attività (funzioni)

      4)   assegnare a livello operativo compiti, mansioni e responsabilità necessari a conseguire gli obiettivi

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Organizzare le conoscenze con l'approccio della Qualità

Le conoscenze dei singoli, se non sono ben organizzate e fruibili, non servono a nulla.

L'approccio alla Qualità ci insegna proprio come rendere utilizzabili le nostre conoscenze per crescere e migliorare.

In particolare, sono due i settori nei quali un Sistema Qualità ci può essere di supporto per costruire il nostro "body of knowledge", il sapere aziendale:

1) promuovere l'ordine

2) promuovere il cambiamento e la crescita

Per promuovere l'ordine attraverso una riorganizzazione e una razionalizzazione delle conoscenze possiamo scrivere le procedure, pensare ad alcuni test che siano di supporto nel controllare il nostro lavoro, effettuare audit ed ispezioni, caldeggiare il controllo statistico di processo, mappare i nostri processi, ecc.

Riusciremo a promuovere il cambiamento, invece, attraverso l'introduzione di metodologie della Qualità come il Six Sigma, il TRIZ, il benchmarking o il brainstorming tutti strumenti utilissimi per mettere in circolo le conoscenze di ognuno e farle diventare un solido bagaglio culturale per l'intera organizzazione.

E a voi vengono in mente altri esempi?

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)