Il fattore OM

Soffrite all'idea di non riuscire ad organizzarvi così bene da riuscire a fare più cose di quante riusciate effettivamente a fare? Magari questo articolo tratto da "D" potrà aiutarvi. ;)

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Trucchi per organizzarsi: raggruppa le attività simili (3)

L'ultimo suggerimento che vi diamo per raggruppare le attività simili e risparmiare, in questo modo, tempo è quello di raggruppare - quando possibile - le riunioni.

Pianificare tutti i vostri incontri, ad esempio, in un pomeriggio (cosa che non è sempre possibile, ovviamente), può permettervi di lavorare per tutto il resto della settimana senza essere interrotti oltre che di risparmiare il tempo necessario per spostarsi ogni volta nella sala riunioni.  

In definitiva, tutto ciò che può essere fatto "in serie" permette di fare piccoli risparmi di tempo che, se sommati uno all'altro, possono rivelarsi di sicuro interesse. Il vero guadagno in termini di organizzazione del lavoro, però, è dato sicuramente dal tempo che risparmierete grazie al fatto di non venire continuamente interrotti.

Cosa ne pensate? Fattibile? Utopistico?


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Trucchi per organizzarsi: raggruppa le attività simili (2)

Un'altra attività che si può facilmente raggruppare oltre a quella delle telefonate è la lettura e scrittura delle e-mail.

Se l'organizzazione del vostro lavoro lo consente, abituatevi a controllare le e-mail  solamente una o due volte al giorno. Potreste farlo, ad esempio, a metà mattina e a metà pomeriggio, rispondendo subito alle e-mail che possono essere evase facilmente, archiviando quelle che avete ricevuto per semplice notifica e programmando le azioni richieste in tutte le altre.
 
Come con le telefonate, quando ci si continua ad interrompere per risponde si spende il doppio del tempo.

Voi gestite così la vostra casella e-mail o seguite le singole notifiche? Ce lo raccontate?

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Trucchi per organizzarsi: raggruppa le attività simili

Raggruppare attività simili tra loro ci aiuta a risparmiare tempo, risorse ed energie.
 
Sono certo che non andreste mai a fare una commissione senza prima considerare se avete altre commissioni da fare in quella parte della città.
 
Mettetevi nei panni di quella donna più anziana che, chinatasi per allacciarsi le scarpe, si guardò intorno per vedere che cosa altro poteva fare mentre era lì. E' una barzelletta, naturalmente, ma può servire per capire meglio ciò che stiamo dicendo.

Una cosa che si può facilmente raggruppare per guadagnare del tempo sono le telefonate. Provate a fare le vostre telefonate sempre alla stessa ora del giorno, in un momento a vostra scelta. Potreste scegliere, ad esempio, la mezz'ora prima di andare a pranzo o quella prima di andare a casa (se gli orari sono compatibili con quelli delle persone che dovete chiamare). 

Avere un orario da rispettare vi poterà ad esere chiari e sintetici e a non perdervi in chiacchiere inutili. Nel resto della giornata potrete concentrarvi su quello che state facendo ignorando le telefonate (con le dovute eccezioni, è ovvio!)

Voi come vi comportate? Seguite già qesto suggerimento o lasciate che le telefonate vi interrompano anche se state facendo altro? 

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Consigli per organizzarsi meglio (3)

Ultima puntata dei nostri consigli per una migliore organizzazione personale e professionale:

5) Inserite brevi istruzioni in ogni modulo

Dopo aver valutato se i moduli che avete emesso sono tutti davvero necessari e progettati per essere compilati facilmente, prendete in considerazione la possibilità di inserire su ogni modulo delle brevi istruzioni.

Ciò ridurrà il numero di errori e il bisogno di ricordare alle persone come usare ogni foglio, soprattutto se non li compilano con regolarità.

6) Valutate l'utilità di una "borsa progetto"

Molte società di alcuni settori usano "borse progetto". Si tratta di borse, spesso in senso letterale, o di cartelle (cartacee o elettroniche) contenenti tutte le email, le lettere, i verbali, i consuntivi di spesa e via dicendo di un particolare progetto.

Tutto viene inserito nella "borsa" e, alla fine del progetto, i vari documenti sono suddivisi e archiviati. Per voi potrebbeessere utile un sistema del genere?

Chiedete a tutti coloro che lavorano allo stesso progetto di usare la stessa cartella o raccoglitore. Sul frontespizio attaccate un foglio di lavoro che riporti gli incarichi, le persone all'interno e all'esterno coinvolte nel progetto con tutti i riferimenti per contattarle, le date per cui è previsto il completamento delle fasi principali e il termine di scadenza finale.

Così facendo, tutti i documenti di una pratica saranno riuniti assieme e avrete la possibilità di consultarli anche se qualcuno dei vostri colleghi è assente.

7) Valutate l'utilità di uno scadenziario

Vi capiterà frequentemente di dover riprendere contatto con un cliente o un fornitore dopo un periodo determinato di tempo. Ricordarsene può essere difficile, tuttavia potete aiutarvi in diversi modi:

- potete limitarvi ad annotare la data sulla vostra agenda
- potete usare uno scadenziario ordinato cronologicamente
- potete usare dei programmi che "girano" su computer e che vi allertano quando è necessario

Vi viene in mente qualche altro consiglio per organizzarvi meglio?

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Consigli per organizzarsi meglio (2)

Continuiamo ad esaminare insieme come si può riuscire ad organizzarsi meglio in maniera semplice:

3) Imparate a scrivere in maniera efficace

Scrivere un memorandum, un rapporto o una lettera in modo chiaro e non ambiguo fa risparmiare molto tempo alla persona che lo deve leggere.
Fa, inoltre, risparmiare tempo anche a voi. Quante volte siete costretti a spiegare qualcosa perché il vostro rapporto non è chiaro?

In sintesi il segreto consiste nell'evitare il gergo e usare frasi semplici.
Tuttavia, prima di riuscire a scrivere in modo chiaro, dovete avere idee chiare in testa. Il che vuol dire, ancora una volta, prendersi il tempo di riflettere.

Decidete cosa intendete dire e come intendete dirlo prima di premere i tasti del vostro PC. Potreste chiedere a un collega o al vostro capo un parere in proposito prima di iniziare.

4) Controllate che tutte le relazioni che leggete/scrivete siano davvero necessarie

Fate in modo di verificare che le relazioni che chiedete di scrivere, che dovete leggere o che scrivete siano davvero necessarie.
A volte le persone scrivono relazioni per abitudine piuttosto che per necessità.

E' veramente necessaria una relazione settimanale sulle vendite? Un riepilogo mensile potrebbe fornire una visione d'insieme migliore?

Ed è veramente necessario un memorandum? Un'email o una telefonata non sarebbe sufficiente?

Dovete mandare una copia di queste relazioni a tutti i membri della vostra azienda? Esaminate a cadenze regolari l'elenco delle persone cui sono destinate le vostre relazioni (o gli elenchi dove c'è il vostro nominativo). In alcuni casi il destinatario preferirebbe ricevere solo una sintesi del documento.

A domani per l'ultima puntata!

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Consigli per organizzarsi meglio

"Uno di questi giorni devo proprio organizzarmi; non appena riesco a trovare il tempo".
Vi è già capitato di pronunciare questa frase?

Iniziamo a fiutare profumo di vacanze; quale momento migliore di questo per gettare le basi di una buona organizzazione personale? Per molti, infatti, questo è il periodo in cui si inizia ad avere qualche momento libero. Agire ora significa trovarsi un bel po' di strada fatta per quando, a settembre, si ricomincerà a correre.

Proviamo, dunque, a vedere insieme qualche utile consiglio per migliorare la nostra organizzazione:

1) Raccogliete il materiale da leggere

La maggior parte di noi deve leggere molti testi, pratiche, rapporti, e-mail, norme ecc. per mantenersi aggiornato sugli sviluppi nell'ambito del proprio lavoro e della propria professione.

Un modo per riuscirci è quello di dare una scorsa a ogni documento per decidere se è qualcosa  che è necessario leggere subito. Se non lo è, ma ritenete che valga comunque la pena leggerlo, tenete da parte il testo e mettetelo in un raccoglitore (reale o virtuale) per ritrovarlo ordinato quando avrete il tempo di leggere.

Mettete i documenti più recenti in fondo al mucchio in modo che i documenti più vecchi siano in cima.
Fatta questa semplice cosa, potrete poi prelevare alcuni documenti dal raccoglitore per leggerli a casa, fra un appuntamento e l'altro, mentre aspettate che incominci una riunione, in treno o quando avrete cinque minuti di tempo.

2) Riflettete prima di archiviare

Dovete conservare in archivio tutti i documenti che le leggi, le cogenze, le norme volontarie e le vostre regole interne vi impongono di conservare. Tuttavia dovete proprio conservarli nel vostro ufficio? Non esiste nessun altro posto nella vostra azienda in cui immagazzinarli?
 Se non avete bisogno di consultare questi documenti regolarmente, potrebbe valer la pena di vedere se è possibile posizionarli da un'altra parte.

Dovete avere una visione critica di ciò che dovete conservare. Esaminate ogni pezzo di carta o pratica e chiedetevi se ne avete veramente "bisogno".

Conservate il materiale cartaceo solamente se vi aiuta nello svolgimento del vostro lavoro e se non potete accedervi facilmente in nessun altro modo.
Avete realmente bisogno di quel ritaglio di giornale nel vostro ufficio quando la segreteria o la biblioteca aziendale ne ha una copia?

L'altro passo da fare è quello di sviluppare un sistema di archiviazione flessibile e adatto ai vostri bisogni. Potrebbe anche non essere il tradizionale armadio o cassettiera (o la tradizionale cartella condivisa elettronicamente in rete).
Alcuni preferiscono utilizzare schedari, altri usano raccoghlitori con divisori. Dipende principalmente da voi, dal vostro lavoro e dal vostro stile.
Lo scopo è quello di riuscire a recuperare rapidamente le informazioni necessarie per mezzo di un sistema sufficientemente flessibile da adattarsi a qualsiasi cambiamento del vostro lavoro.

A lunedì per nuovi spunti!

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