Stilare un piano per comunicare bene (3)

Anche se rimane poco utilizzata nel campo della comunicazione, la pianificazione è uno strumento estremamente usato nell'ambito del management perché si propone di tracciare una sorta di linea guida per agire in base a scenari futuri. 

Solo definendo, infatti, i mezzi necessari per ottenere il futuro riconosciuto come desiderabile per l'organizzazione possiamo metterci nelle condizioni di raggiungerlo davvero.

Per fare un buon piano della comunicazione occorre analizzare l'ambiente di riferimento cogliendolo nella sua evoluzione, bisogna poi esaminare i punti di forza e di debolezza nel campo della comunicazione ed eventuali vincoli.
Il risultato di questo confronto dovrebbe essere una sorta di piano strategico in grado di presentareobiettivi e mezzi necessari per agire.
La fase di analisi è di fondamentale importanza perché determina le strategie e i mezzi d'azione. 
 

Un buon piano dovrebbe essere in grado di rispondere almeno alle seguenti cinque domande:

• che cosa si dovrebbe fare?
• quali minacce e opportunità cogliamo nell'ambiente di riferimento?
• che cosa possiamo fare?
• quali sono i nostri punti di forza e di debolezza?
• che cosa vogliamo fare?

Un'altra condizione essenziale per l'efficacia di un piano è che la pianificazione effettuata deveessere flessibile e permettere l'inserimento di nuovi input. Essa, infatti, deve permettere l'integrazione di nuovi elementi capaci anche di mettere in discussione le scelte strategiche fatte e di diventare il centro di una nuova analisi per prendere le decisioni migliori nel nuovo assetto.

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Stilare un piano per comunicare bene (2)

Per redigere un buon piano della comunicazione occorre farsi cinque domande:

• chi dice?
• cosa dice?
• a chi lo dice?
• attraverso quali canali?
• con quale effetto?

Occorre poi fare le seguenti quattro osservazioni:

• la comunicazione si intende per lo più come trasmissione di informazioni;
• in quest'ottica, il piano della comunicazione va inserito in un sistema più ampio; 
• ogni comunicazione, breve o lunga che sia e in qualunque forma venga pensata dovrà contenere la risposta alle cinque domande viste prima; 
• oltre a queste cinque domande, bisognerà sforzarsi di rispondere anche a queste altre: "dove?", "quando?" e "perché?"

In questo modo può iniziare ad emergere una bozza del nostro piano della comunicazione.
Occorerrà, poi, considerare quattro parametri fondamentali per la preparazione del documento:

• chi dovrà ricevere il nostro messaggio, cioè i destinatari della comunicazione;
• i canali utilizzati per la trasmissione (voce, internet, lettera, ecc.);
• il contenuto del messaggio e il suo significato;
• il contesto in cui avviene la comunicazione

Domani parleremo della comunicazione al servizio del management e completeremo questo discorso.

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Stilare un piano per comunicare bene

Un piano è composto da tutte le disposizioni da prendere per l'esecuzione di un progetto o per il raggiungimento di un certo obiettivo. 
E' in questa prospettiva che il piano deve essere adattato alla comunicazione ed essere visto come unostrumento metodologico.Il piano, definito come un metodo per migliorare la coerenza delle azioni verso uno scopo, a nostro avviso, nel campo della comunicazione aziendale è valido indipendentemente dal tipo di attività svolta dall'organizzazione e qualunque sia la sua dimensione.

Il piano per la comunicazione fornisce un quadro generale all'interno del quale l'azienda dovrà muoversi per specificare cosa intende fare in questo ambito.

Prima di tutto cerchiamo di capire se la comunicazione sia o meno un lavoro a tempo pieno e, di conseguenza, pianificabile come tutte le altre attività svolte all'interno dell'organizzazione.

La comunicazione, come tutto il resto, si evolve ed un piano strutturato dedicato a gestirla al meglio è il sostegno indispensabile per renderla efficace.

Ci sono due grandi filoni che riguardano la comunicazione:

• tutto ciò che serve per organizzare meglio il lavoro (ad esempio una revisione delle risorse stanziate per essa, una rifocalizzazione del lavoro nelle aree più strategiche quali quelle delle relazioni col pubblico, con i media e con il personale interno, la ricerca di professionisti del settore che possano, con la la loro formazione specifica, darci una mano a migliorare la nostra capacità di comunicare, la creazione di una struttura per la valutazione dei progressi fatti nel campo della comunicazione, ecc.) 
• tutto ciò che è legato alla messa in pratica della comunicazione (l'apprendimento di nuove pratiche in questo campo, l'ampliamento dei temi della comunicazione, la valutazione di nuove tecnologie che possano supportarci in questo lavoro, l'uso di una comunicazione più sobria e mirata al raggiungimento dell'obiettivo, ecc.)

Domani ci concentreremo sul piano specifico.

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