Il riesame della Direzione come opportunità - 3

Quali sono gli elementi che testimoniano che abbiamo condotto un buon riesame della Direzione? 

Diciamo che il primo segnale che avete lavorato bene è dato dalle azioni da compiere scaturite dalla riunione e dalla loro accurata pianificazione (chi dovrà fare cosa entro quando).
Questo garantisce chiarezza e un senso di responsabilità legato a ciascun compito specifico.
Nel corso di un buon riesame della Direzione, inoltre, dovremmo assistere a un top management coinvolto nella comprensione dei rischi dell'organizzazione, delle opportunità e delle aspettative delle parti interessate oltre che nel garantire che i nuovi obiettivi operativi siano compatibili con la direzione strategica complessiva dell'azienda.Il top management dovrà anche essere coinvolto nell'integrazione del sistema di gestione e fornire risorse adeguate.

E' questo uno dei momenti fondamentali per avere a disposizione tutti gli elementi e i pareri per poter prendere decisioni informate ed è proprio per questo motivo che la Direzione dovrebbe imparare a sfruttarlo bene. 

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Il riesame della Direzione come opportunità - 2

Tra gli input del riesame tipo della Direzione troviamo:

- i risultati di eventuali verifiche interne ed esterne;
- i feedback dei clienti;
- gli indicatori di performance;
- le prestazioni dei processi;
- la conformità dei prodotti;
- la pianificazione della formazione;
- lo stato delle azioni correttive;
- le informazioni sulle azioni di follow-up dei precedenti riesami;
- le modifiche che potrebbero influire sul sistema di gestione;
- e tanto altro 

 
Tra gli  output, cioè ciò che deve uscire dall'attività del riesame troviamo:

- le decisioni e le azioni relative al miglioramento dell'efficacia del sistema e dei suoi processi;
- il miglioramento dei prodotti e dei servizi connessi alle esigenze del cliente;
- tutte le risorse necessarie per attuare le misure concordate
- i piani per mettere in atto le misure decise
 
Oltre ad assicurarsi di poter lavorare sui dati che servono, bisogna anche accertarsi di avere sedute al tavolo tutte le persone giuste programmando il riesame con largo anticipo per garantire la presenza delle parti interessate che dovrebbero includere dirigenti, quadri e chi si occupa della Qualità.

Domani vedremo insieme come accertarsi di aver fatto un buon riesame. Secondo voi quali elementi ce lo possono testimoniare?

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Il riesame della Direzione come opportunità

Un riesame della Direzione puntuale e fatto a regola d'arte dovrebbe essere una parte fondamentale di un progetto teso al miglioramento continuo e, per quelle organizzazioni con i sistemi di gestione certificati ISO 9001, è addirittura obbligatorio quindi tanto vale sfruttarlo al meglio.  

Uno dei principi fondamentali dei principali sistemi di gestione ISO (Qualità, Salute e Sicurezza, Ambiente, ecc.) è che un'organizzazione debba migliorare su base continua. Il riesame della Direzione serve come appuntamento periodico per compiere un'analisi di ciò che è stato fatto, verificare quello che ha funzionato e perché e  calibrare meglio ciò che non ha avuto l'effetto sperato.
Ovviamente uno strumento così utile può essere utilizzato anche da tutti coloro che non sono certificati e che non hanno nemmeno l'intenzione di certificarsi perché, quando qualcosa funziona, è buona norma sfruttarlo al meglio per ottenere il nostro obiettivo. E quale organizzazione non ha tra i suoi desideri quello di migliorarsi?
Gli standard ISO prevedono che il top management riesamini il sistema di gestione in questione ad intervalli di tempo regolari (di solito lo si fa una volta all'anno oppure ogni sei mesi) al fine di garantirne la continua idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia.  
Partendo da queste basi, si può provare a personalizzare il percorso per valutare l'idoneità del sistema di gestione e accertare la sua capacità di soddisfare i requisiti che stanno alla base del suo sviluppo (oppure per decidere se abbiamo lavorato bene sugli obiettivi che ci eravamo posti, oppure no).
La maggioranza delle organizzazioni che si dedicano al riesame, però, rischia di perdere l'occasione di eseguire una buona valutazione del lavoro fatto e questo perché molti dei giudizi che derivano da questo percorso vengono formulati senza avere a disposizione le informazioni che sarebbero necessarie per prendere fare una valutazione accurata e per prendere decisioni informate. 

Torneremo sul discorso domani.
Nel frattempo provate a soffermarvi per un attimo sulla vostra realtà e chiedetevi se il riesame del sistema venga davvero considerato un'opportunità oppure no (una scocciatura?)

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Una check list per il riesame della Direzione

Avete mai preparato una check list per essere certi di non scordare alcun punto nel preparare il riesame della Direzione? Avete voglia di condividerla con noi in modo, tutti insieme, da costruirne una che sia completa il più possibile?

Iniziamo!

Partiamo dalle informazioni principali che dovranno essere registrate per avere una tracciabilità del documento:

• la data in cui è previsto l'incontro
• i nomi di coloro che vi parteciperanno 

A queste informazioni, quando andremo a compilare il verbale della riunione, aggiungeremo:

• chi è stato incaricato di scrivere il verbale
• la data in cui è stato scritto e distribuito il documento

Fin qui tutto facile. Ora dobbiamo assicurarci di non dimenticare nulla di quanto ci siamo detti nell'incontro precedente quindi cosa inserireste nella check list?

Potete leggere questa intera discussione semplicemente iscrivendovi al forum di Qualitiamo.

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Valutare un Sistema Qualità

L'ultimo sistema per valutare il buon funzionamento di un Sistema Qualità è sicuramente quello dell'autovalutazione.Attività e i risultati vengono giudicati in base a criteri per il miglioramento come possono essere, ad esempio, quelli della ISO 9004 o quelli dei Premi Qualità.

Fare una buona autovalutazione permette di avere un'idea precisa delle performance aziendali e del livello di maturità raggiunto dal sistema. Si tratta di un lavoro importante soprattutto perché ci permette di renderci conto se alcune aree necessitino di un intervento e di stabilire le priorità degli stessi.

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Valutare un Sistema Qualità (3)

Il secondo modo per testare il Sistema Qualità è quello del riesame periodico della Direzione che serve affinché il vertice aziendale testi l'adeguatezza, l'efficacia e l'efficienza del sistema rispetto a quanto stabilito nella politica per la qualità e negli obiettivi.

Di questo momento si tende spesso a sottovalutare il peso perché chi dirige un'azienda non riesce a cogliere il valore aggiunto di questo lavoro e chi si occupa di Qualità non è in grado di spiegarlo al meglio. Proviamo, dunque, a riassumerlo insieme in modo che possiate valutarne l'importanza.
Stabilire una politica e degli obiettivi solamente per produrre un po' di carta da far vedere all'auditor non è utile a nessuno: né al professionista della Qualità né, tantomeno, a chi dirige l'organizzazione. Politica e obiettivi specifici, infatti, vanno pensati all'interno di un quadro più ampio che deve racchiudere le strategie e l'obiettivo principe dell'azienda. Considerare le due cose come separate è il modo migliore per fare del sistema Qualità una sovrastruttura inutile, costosa e difficile da mantenere.

La Qualità dovrebbe diventare uno degli strumenti migliori a nostra disposizione per assicurare che le strategie decise vengano effettivamente implementate. E' questo che dobbiamo verificare durante il riesame della Direzione: se il Sistema Qualità ci abbia aiutato o meno a centrare i nostri macrobiettivi che non sono, badate bene, gli "obiettivi della Qualità" ma gli obiettivi dell'azienda, del mercato, dei clienti.
Spesso, invece, ci sono due tipologie di traguardi da raggiungere: quelli della Qualità ("...che bisogna avere per forza perché la ISO 9001 lo richiede") e quelli aziendali. Una follia!

Ogni modifica nelle esigenze dei nostri clienti o delle altre parti interessate dovrebbe portare a una modifica del Sistema Qualità perché è proprio questo il mezzo che dovrà dovrà assicuraci di averle ben colte e di essere in grado di soddisfarle. Ecco perché un riesame ben fatto dovrebbe produrre una lista di azioni di miglioramento scritte non a caso ma ipotizzate in base all'analisi dei dati raccolti nel lungo periodo (sei mesi o un anno), dati capaci di evidenziare rinnovate esigenze della nostra clientela (e qui entrano in gioco gli indicatori che devono essere scelti bene).

E' tutto chiaro? Ci sono domande?

Domani parleremo dell'autovalutazione, strumento asolutamente trascurato dalla maggioranza delle organizzazioni.

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Valutare un Sistema Qualità

Il primo tipo di verifica che possiamo fare su un Sistema Qualità è l'audit.

L'audit è una verifica obiettiva e imparziale che si svolge secondo criteri ben definiti e che ha come scopo quello di verificare l'adeguatezza della documentazione di sistema, il rispetto dei requisiti stabiliti (descritti nelle norme di riferimento, nei documenti dell'organizzazione, nei contratti dei clienti, nella documentazione cogente, ecc.) e l'efficacia dell'implementazione dell'intero sistema.

Un aspetto degli audit che spesso si tende a dimenticare è che questo tipo di verifiche si presta benissimo ad identificare opportunità di miglioramento e che questo rappresenta, poi, il reale valore aggiunto di tutto il lavoro.

Domani ci occuperemo del riesame della Direzione. Nel frattempo, se i nostri giovani amici meno esperti hanno domande, risponderemo volentieri!

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Valutare un Sistema Qualità

Come sappiamo, per testare il buon funzionamento, l'efficacia e il miglioramento continuo del nostro lavoro nell'ambito della Qualità occorrono alcune valutazioni periodiche.

Proviamo a fare un breve specchietto di queste valutazioni in modo che anche chi ha iniziato da poco ad occuparsi della materia possa comprendere bene l'argomento.

Le verifiche possono essere condotte sui prodotti per assicurarsi che siano allineati a ciò che abbiamo specificato nei documenti appartenenti al nostro Sistema Qualità (disegni, specifiche, ecc.) e, in questo caso, si svolgeranno attraverso:

1. ispezioni e controlli sul prodotto durante il processo
2. controlli statistici di processo
3. ispezioni e controlli finali sul prodotto

oppure possono riguardare il sistema e serviranno per assicurarsi che sia stato progettato per darci i risultati attesi in termini di Qualità. Le verifiche di sistema si dividono in:

1. audit interni (di prima parte, condotti all'interno dell'organizzazione)
2. audit esterni (di seconda e di terza parte, ovvero verifiche da parte dei clienti e dell'ente certificatore)
3. riesami periodici del sistema da parte della Direzione
4. autovalutazioni sulla base di parametri di linee guida che abbiamo deciso di seguire (ad esempio quelle dettate dai Premi della Qualità)

In questa sede ci occuperemo solamente delle verifiche di sistema, analizzando brevemente i tre grandi gruppi di verifiche. Inizieremo domani parlando degli audit.

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Riesame della Direzione

(Potrete trovare altre riflessioni su QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

La ISO 9001:2000 richiede che, ad intervalli di tempo regolari, la Direzione effettui un riesame del Sistema di Gestione della Qualità dell'organizzaizone.

In pratica significa che, almeno una volta all'anno, i vertici di un'azienda devono prendere in considerazione tutti i dati relativi al Sistema Qualità e analizzarli per apportare eventuali modifiche e miglioramenti.

Per Sistemi Qualità appena nati, l'ideale sarebbe compiere questa operazione 2-4 volte all'anno in modo da cogliere subito eventuali problematiche tipiche di sistemi non ancora rodati.

Dopo 3 o 4 anni, quando il vostro Sistema sarà maturo e le persone avranno compreso fino in fondo il proprio ruolo, potrete, eventualmente, ridurre la frequenza degli incontri.

Sta a voi e alla Direzione decidere chi deve partecipare a questa tipologia di riunioni. Sicuramente non dovranno mancare il Responsabile della Qualità e i vertici dell'azienda ma l'incontro potrà essere esteso anche a tutti coloro che risultano fondamentali per compiere alcune scelte aziendali.

Gli incontri andranno verbalizzati in modo da mantenere una registrazione di chi vi ha partecipato, degli elementi che sono stati offerti per poter prendere le decisioni del caso, degli output e delle decisioni prese.

Il nostro consiglio è quelo di avere ben in mente e di condividere preventivamente con i partecipanti un ordine del giorno della riunione in modo da evitare un incontro fiume o di divagare parlando d'altro.

Il Responsabile Qualità preparerà l'O.d.G., convocherà le persone, fornirà il materiale d'appoggio e si preoccuperà di verbalizzare il tutto.

Un riesame ben pianificato può durare anche solo 30 minuti ed essere molto efficace.