Time management: diminuire il lavoro (3)

Per risparmiare tempo, lavorare in modo efficiente non è sufficiente. Bisogna essere anche efficaci.
Secondo i guru del management Peter Drucker, il problema principale nella gestione del tempo ''è la confusione tra l'efficacia e l'efficienza, ovvero tra il fare le cose giuste e il fare le cose bene. Non c'è niente di così inutile, infatti, come il fare con maggiore efficienza ciò che non dovrebbe proprio essere fatto''.

Come ci si può assicurare, dunque, di fare solo le cose che servono davvero e a farle bene? Seguendo poche, semplici regole:

- Valutare le attività e i progetti in anticipo: prima di iniziare un progetto o un'attività importante, è necessario sapere che cosa si intende fare e come si vuole farlo. Senza questa valutazione non è possibile pianificare in modo efficace. 
 Dovete sapere quanto tempo occorrerà per svolgere un dato compito, quali risorse saranno necessarie, quali criteri andranno rispettati, quali limiti avrete, qual è la tempistica prevista, quali risorse avrete a disposizione, ecc. 


- Pianificare: preparare i programmi in anticipo, mantenerne monitorato l'avanzamento e fare solo le cose previste aiuta enormemente nella gestione del tempo


- Definire gli obiettivi: per essere efficaci bisogna che sappiate esattamente quali sono i vostri obiettivi. Solo allora potrete pianificare bene il vostro tempo, sapendo esattamente cosa dovrete fare ed entro quando

-  Determinare le priorità: se avete una lunga lista di attività da fare, potreste avere problemi a decidere - di volta in volta -  da dove incominciare.  
Questa è una domanda chiave per una gestione ottimale del tempo. Gran parte del time management, infatti, mira proprio a stabilire le priorità identificando i compiti che sono davvero importanti e distinguendoli da quelli che, magari, sono urgenti ma meno importanti

- Misurare i progressi: se non sapete se state lavorando bene,come fate a dire se le vostre tecniche di gestione del tempo funzionano? E', dunque, importante monitorare tutto quello che si fa per stabilire quanto si riesce ad essere efficaci.


(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Time management: diminuire il lavoro (2)

(...continua da ieri)

5) Organizzare: è possibile ottenere molto di più nello stesso lasso di tempo quando si è ben organizzati. 


6) Essere più produttivi: le persone che gestiscono il tempo in maniera intelligente sono sempre alla ricerca di nuovi modi per accelerare il proprio lavoro. Ci sono sempre nuovi metodi per lavorare più velocemente, basta farsi aiutare dalla tecnologia o imparare ad usare nuovi strumenti 

7) Non perdere tempo: la giornata di lavoro è pieno di sprechi di tempo come le attese al telefono, le attese perché inizino le riunioni, ecc.
La gestione del tempo può essere migliorata enormemente utilizzando tutti questi frammenti di tempo per fare altre cose come, ad esempio, pianificare, generare idee, scrivere un'e-mail, ecc.
 
8) Focalizzarsi: fare un compito alla volta è molto più efficace che svolazzare da un'attività all'altra. Mettete la segreteria telefonica, chiedete di non distrurbarvi e vedrete che un'attività di un'ora vi richiederà molto meno tempo senza interruzioni


9) Seguire i propri ritmi: alcune persone sono più produttive al mattino, mentre altre hanno il loro picco di efficienza di pomeriggio o alla sera.  
Imparate a riconoscere e a seguire i vostri ritmi: se siete mattinieri fate le cose più difficili appena arrivati al lavoro mentre se siete più efficienti di pomeriggio, spostatele dopo pranzo

10) Smetterla di procrastinare: la procrastinazione è il nemico numero uno di una buona gestione del tempo. Non rimandate i compiti noiosi o snervanti, piuttosto alternateli a quelli più facili e divertenti.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Time management: diminuire il lavoro

Una delle prime regole da imparare se vogliamo iniziare a gestire meglio il tempo a nostra disposizione per lavorare è...diminuire il lavoro da fare!
Non alzate gli occhi al cielo, credetemi quando vi dico che la maggior parte di noi si impegna in compiti che non sono necessari, come - ad esempio - la lettura di e-mail inutili, i controlli doppi o tripli per assicurarci che tutto sia a posto, la stesura di verbali o resoconti che nessuno legge o la preparazione di feedback non richiesti.


Per diminuire la nostra mole di lavoro, occorre seguire delle regole ben precise che sarebbe bene avere ben chiare in mente in ogni momento della nostra giornata:

1) Delegare: non dovete fare tutto voi per avere il controllo su qualcosa. Imparate a far crescere i vostri collaboratori e a delegare le attività iniziando da quelle più semplici. 
Quanto tempo sprecate ogni giorno per fare lavori che non dovreste fare voi o per controllarli perché non vi fidate? Preparate istruzioni chiare e mettete alla prova i vostri uomini. Solo rendendoli capaci di fare ciò che ci si aspetta da loro li farete migliorare professionalmente e vi ritaglierete del tempo per fare altre cose importanti
 
2) Diminuire il tempo speso nelle riunioni: chi conosce bene i principi del time management sa che uno dei momenti in cui si spreca più tempo è proprio la riunione. Questo non vuol dire che tutte le riunioni siano solo una perdita di tempo ma semplicemente che, se organizzate meglio, possono durare meno. 
Iniziate a chiedervi, prima di tutto, se la vostra presenza è davvero necessaria e - se è così - preparate il vostro intervento in modo da renderlo breve ed efficace. 
Assicuratevi, poi, che alla fine della riunione alla quale avrete partecipato si prendano delle decisioni e si affidino dei compiti. In caso contrario, avrete solo perso del tempo

3) Evitare di fare due volte la stessa cosa: rifare il lavoro fa perdere un sacco di tempo ma quante volte vi capita in una settimana? Chiedetevi come fare per evitarlo: occorre più chiarezza all'inizio? Bisogna comunicare di più? Occorre migliorare delle competenze? 
Fatelo e, alla lunga, risparmierete parecchio tempo
 
4) Comunicare in modo efficace: buone capacità di comunicazione aiutano a gestire bene il tempo a nostra disposizione perché ci consentono di spiegare una volta sola ciò che gli altri devono fare o di richiedere tutti i chiarimenti necessari quando qualcuno ci impone di svolgere un'attività
Una cattiva comunicazione porta, invece, a sprecare tempo e ad essere inefficienti.

(continua...) 

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Le economie di scopo

Parenti strette delle economie di scala che abbiamo esaminato nei giorni scorsi, sono le economie di scopo, fattori che rendono più economico produrre una gamma di prodotti insieme che produrre i singoli prodotti da soli.
 


Tali economie sono spesso adottate da aziende che condividono alcune funzioni in maniera centralizzata come, ad esempio, la manutenzione o il marketing. Oppure possono derivare da
interrelazioni all'interno dei processi come, ad esempio, il cross-selling (tecnica di vendita che mira a convincere i clienti a comprare altri prodotti associati a quello desiderato).

Proprio come la teoria delle economie di scala è stata alla base di alcuni comportamenti aziendali, dalla produzione di massa alle fusioni e acquisizioni, le economie di scopo sono state alla base dello sviluppo di altre tipologie di comportamenti delle imprese, in particolare della diversificazione. Fu proprio il desiderio di avere maggiori economie di scopo la forza trainante che diede origine a veri e propri conglomerati aziendali capaci di sfruttare le loro capacità finanziarie, distribuendole su una vasta gamma di settori industriali diversificati.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Le economie di scala

Le economie di scala sono tra i fattori che influenzano direttamente il costo medio di produzione. Sono direttamente legate ai volumi dei materiali acquistati e alla suddivisione delle risorse. Ad esempio, produrre  100 copie di una rivista potrebbe costare 3.000 euro ma solo 4.000 se volessimo produrre 1.000 copie. Il costo medio, in questo caso, è sceso da 30 euro a 4 euro a copia perché i principali elementi di costo nella produzione di una rivista non sono correlati al numero di riviste prodotte. 

Le economie di scala sono state tra i principali fattori legati al gigantismo aziendale nel 20° secolo.
Ci sono due tipi di economie di scala: 

- economie di scala interne: ovvero risparmi che derivano dall'azienda a prescindere dal  mercato e dell'ambiente in cui opera - economie di scala esterne: ovvero economie che derivano da come è organizzato il settore in cui opera un'azienda

Le economie di scala, tuttavia, hanno un lato oscuro, chiamato "diseconomie di scala". Più l'organizzazione diventa grande, più complesso diventa gestire le economie di scala. Questa complessità comporta un costo e questo costo può arrivare a superare il risparmio ottenuto facendo economie di scala.  
In altre parole, le economie di scala non possono esistere per sempre. 



Chi di voi ha familiarità con questo argomento? 

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Persone stressate dal troppo lavoro

Sono molte le cose che possono farci lavorare male e, addirittura, mandare a monte una carriera.Mancare una grande opportunità, giocarsi una promozione, subire un'umiliazione pubblica perché abbiamo sbagliato a fare qualcosa, ecc.

Tra tutti gli errori che possiamo commettere - però - c'è quello che, secondo me, è il peggiore: farsi schiacciare dai troppi impegni.
C'è un famoso detto che afferma: "se vuoi che una cosa venga fatta, chiedilo a chi è già molto impegnato" ed è proprio così perché una persona davvero impegnata, solitamente, è ben organizzata e non è incline a perdere tempo o a distrarsi. Per questo motivo riesce a fare moltissime cose e a farle bene.
C'è, però, una linea sottile tra l'assunzione di molti incarichi e il voler fare tutto e spesso questa tipologia di persone non riesce a coglierla.
Nelle nostre aziende è facile individuare i colleghi con queste caratteristice. Sono i più bravi nel loro lavoro, quelli che chiunque vorrebbe accanto per asicurarsi che un compito venga eseguito nel migliore dei modi, coloro che sicuramente faranno carriera perché hanno tutte le doti necessarie.
Queste persone vengono invitate alle riunioni per dare un parere e sono subissate di domande relative a moltissimi progetti perché viene loro riconosciuta la preparazione, l'esperienza e la voglia di fare un buon lavoro sempre e comunque.

Il loro entusiasmo, l'ambizione e la dedizione li portano ad avere scrivanie con pile di lavori in attesa perché vengono loro affidati molti più compiti di quelli che in reltà possono svolgere.

Dire di sì a tutto, però, non va sempre bene perché si rischia di fare le cose male o di lavorare 15 ore al giorno con inevitabili ricadute sulle performance, sulla salute e sull'umore.
A volte è davvero difficile dire "no" perché veniamo lusingati, pregati, messi al centro dell'attenzione. La gente è disposta a tutto pur di poter lavorare con noi e sembra che senza di noi le cose debbano precipitare da un momento all'altro. Ci vuole carattere per resistere a questi ricatti morali e per individuare il punto da non superare.

Chi di voi si trova in queste condizioni? Chi, dopo aver pronunciato l'ennesimo "sì" si è accorto di annaspare tra i troppi impegni e ha giurato di non accettare mai più un compito che non è in grado di svolgere in maniera ottimale?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

I 5 fattori che facilitano il miglioramento continuo

Dopo aver visto le 5 caratteristiche che impediscono il miglioramento continuo, analizziamo quali sono le 5 cose che hanno in comune le aziende predisposte a migliorare su base continua.

La condivisione della conoscenza

Essere dotati di un sistema predisposto per la condivisione della conoscenza all'interno dell'organizzazione è fondamentale se si vogliono impostare basi solide per migliorare.  
Volkswagen, ad esempio, in Germania ha una fabbrica modello dove vengono periodicamente mandati tutti i dirigenti e gli ingegneri, proprio con lo scopo di condividere la conoscenza relativa alle migliori prassi del mondo Automotive
 
Un processo dedicato

Le aziende che hanno identificato un processo apposito per individuare e cogliere tutte le opportunità di miglioramento sono sicuramente favorite nella corsa verso il miglioramento perché vengono supportate nella raccolta  di idee e nella loro trasformazione in valore aggiunto. 
Si tratta di processi che fanno in modo che le buone idee che risiedono nella testa dei dipendenti arrivino a chi è in grado di prendere decisioni e ha il controllo sulle infrastrutture necessarie a supportarle.
 
Gli strumenti per la formazione 
Alla base di qualunque processo di miglioramento continuo c'è una solida formazione degli attori in gioco. L'apprendimento e la condivisione delle conoscenze fanno in modo che le persone si chiedano: "che cosa abbiamo imparato da questa esperienza?" e "come possiamo fare meglio la prossima volta?"  
Gli esperti 

Chi vuole davvero migliorare deve affidarsi alla competenza di chi ha più esperienza nel campo del miglioramento e portare all'interno della propria organizzazione tutte le conoscenze necessarie per supportare il processo nel lungo termine.
Motorola, ad esempio, ha istituito vere e proprie squadre che si occupano solo di Kaizen, altre che portano avanti progetti Six Sigma e altre ancora che conoscono bene la Lean manufacturing. Tutti lavorano insieme nell'ottica del miglioramento ma ognuno ha le competenze necessarie per utilizzare al meglio la metodologia che conosce.
 
La mentalità giusta
 
Alla base del miglioramento c'è sempre la leadership.
Solo chi è davvero concentrato sul desiderio di migliorare è in grado di motivare i collaboratori e di attingere alle motivazioni più profonde delle persone, percependo i problemi come opportunità, prendendosi i rischi del caso e facendo lavorare insieme le persone per gestire al meglio le loro conoscenze, le esperienze e le energie personali.


Quali altri fattori, secondo voi, predispongono al miglioramento continuo?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)