Time management: diminuire il lavoro

Una delle prime regole da imparare se vogliamo iniziare a gestire meglio il tempo a nostra disposizione per lavorare è...diminuire il lavoro da fare!
Non alzate gli occhi al cielo, credetemi quando vi dico che la maggior parte di noi si impegna in compiti che non sono necessari, come - ad esempio - la lettura di e-mail inutili, i controlli doppi o tripli per assicurarci che tutto sia a posto, la stesura di verbali o resoconti che nessuno legge o la preparazione di feedback non richiesti.


Per diminuire la nostra mole di lavoro, occorre seguire delle regole ben precise che sarebbe bene avere ben chiare in mente in ogni momento della nostra giornata:

1) Delegare: non dovete fare tutto voi per avere il controllo su qualcosa. Imparate a far crescere i vostri collaboratori e a delegare le attività iniziando da quelle più semplici. 
Quanto tempo sprecate ogni giorno per fare lavori che non dovreste fare voi o per controllarli perché non vi fidate? Preparate istruzioni chiare e mettete alla prova i vostri uomini. Solo rendendoli capaci di fare ciò che ci si aspetta da loro li farete migliorare professionalmente e vi ritaglierete del tempo per fare altre cose importanti
 
2) Diminuire il tempo speso nelle riunioni: chi conosce bene i principi del time management sa che uno dei momenti in cui si spreca più tempo è proprio la riunione. Questo non vuol dire che tutte le riunioni siano solo una perdita di tempo ma semplicemente che, se organizzate meglio, possono durare meno. 
Iniziate a chiedervi, prima di tutto, se la vostra presenza è davvero necessaria e - se è così - preparate il vostro intervento in modo da renderlo breve ed efficace. 
Assicuratevi, poi, che alla fine della riunione alla quale avrete partecipato si prendano delle decisioni e si affidino dei compiti. In caso contrario, avrete solo perso del tempo

3) Evitare di fare due volte la stessa cosa: rifare il lavoro fa perdere un sacco di tempo ma quante volte vi capita in una settimana? Chiedetevi come fare per evitarlo: occorre più chiarezza all'inizio? Bisogna comunicare di più? Occorre migliorare delle competenze? 
Fatelo e, alla lunga, risparmierete parecchio tempo
 
4) Comunicare in modo efficace: buone capacità di comunicazione aiutano a gestire bene il tempo a nostra disposizione perché ci consentono di spiegare una volta sola ciò che gli altri devono fare o di richiedere tutti i chiarimenti necessari quando qualcuno ci impone di svolgere un'attività
Una cattiva comunicazione porta, invece, a sprecare tempo e ad essere inefficienti.

(continua...) 

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