Politiche e strategie: da dove partire?

A qualcuno dei nostri affezionati lettori è stato chiesto di recente di pensare ad una policy e ad una strategia per ottenere alcuni miglioramenti nella sua area di responsabilità. Il nostro amico si è trovato in difficoltà e ha deciso di chiederci una mano.
Vediamo, dunque, insieme da dove partire per svolgere questo lavoro che, pur non essendo facile e alla portata di tutti, può essere notevolmente semplificato seguendo alcune linee guida che vedremo insieme.

Clienti e mercato

Per imbastire la nostra nuova politica e la strategia che vogliamo implementare occorre partire dal mercato di riferimento e prestare attenzione a:

• i dati in nostro possesso che andranno analizzati e compresi in modo da capire cosa abbiamo fatto fino ad ora;
• le necessità esplicitate dai clienti e le loro aspettative (anche quelle che potrebbero avere in futuro);
• il livello raggiunto dai concorrenti, stabilito in base alle loro performance;
• il nostro livello di performance;
• la nostra posizione rispetto alla concorrenza in uno studio di benchmarking

Stakeholder

• necessità e aspettative degli stakeholder;
• trend economici e indicatori

Persone

• necessità e aspettative dei dipendenti;
• dati relativi alle problematiche intercorse col personale;
• dati sulla formazione del personale dell'area

Processi

• su quali processi dobbiamo concentrarci?
• quali sono i proprietari dei processi di riferimento?
• quali sono gli stakeholder di questi processi?

Risorse

• quale tecnologie ci servono?
• quale impatto avranno?
• come dovranno cambiare i processi di riferimento per adottarle?
• quali spazi servono?
• quali strumenti abbiamo bisogno?
• quali materiali servono?

Questo, ovviamente, è un modello di ragionamento che si adatta alla preparazione di tutte le politiche e le strategie e andrebbe completato con qualcosa di specifico riferito all'area. Volendosi, però, mantenere sul generale, voi cosa aggiungereste?

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Come non farsi bocciare il curriculum (3)

Eccovi la seconda parte dei consigli di "Focus" per redigere un buon curriculum che non venga bocciato dai selezionatori:

1. gradita la presenza di un profilo su social network professionali (...)
2. mettere sempre in luce la materia su cui si è specializzati. (...) 
3. evidenziare sempre l'avanzamento ottenuto in termini di competenza e abilità (...)
4. titolo della tesi di laurea solo se pertinente con la posizione per cui ci si candida
5. mettere in evidenza le esperienze all'estero
6. quando possibile, utilizzare sempre gli elenchi puntati: facilitano la lettura (...)
7. mettere in luce eventuali progetti innovativi cui si partecipa, se pertinenti con l'offerta 
8. nella sezione "hobby" essere il più specifici possibile per far emergere le vere passioni e raccontare una storia su di sé
9. esplicitare sempre l'autorizzazione al trattamento dei dati secondo normativa sulla tutela della privacy

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Come non farsi bocciare il curriculum (2)

Continuiamo a leggere la rivista "Focus" per capire cosa evitare quando si prepara un curriculum:

1. non usare font particolarmente elaborati o creativi. Meglio sceglierne uno semplice e di facile lettura (...)
2. non utilizzare un indirizzo e-mail poco professionale (...)
3. se si sceglie di specificare l'obiettivo personale e professionale che si intende raggiungere, tenere sempre a mente che dovrà essere pertinente con il profilo per il quale ci si sta candidando. (...)
4. non utilizzare la terza persona
5. non ricorrere a termini colloquiali (...)
6. non inserire esperienze lavorative non pertinenti alla posizione (...)
7. mai abusare di frasi fatte, luoghi comuni ed espressioni generiche (...)
8. non inserire informazioni sensibili, come la religione professata (...)

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Come non farsi bocciare il curriculum

"Focus" ci spiega quali errori sia meglio evitare quando si prepara un curriculum.

"Quali errori è meglio evitare in un CV? Innanzitutto, mai inviare fotocopie di diplomi, articoli, attestati (se non richiesti) e soprattutto mai mentire. Il sito CareerBuilder ha fatto un sondaggio con 2.298 addetti alle risorse umane di grandi aziende, chiedendo quali aspetti di un CV portano a scartare automaticamente un candidato. 
Eccoli:

• errori ortografici 61%
• molti termini copiati e incolati dall'annuncio 41%
• indirizzo e-mail sbagliato del mittente 35%
• nessuna lista delle competenze (informatiche, linguistiche, relazionali 30%
• curriculum lunghi più di due pagine 22%
• curriculum stampati su carta decorativa 20%
• mancanza dei risultati ottenuti in ciascun lavoro 16%
• presenza di una foto sul curriculum 13%
• troppo testo e pochi spazi bianchi 13%

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Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (6)

Ed eccoci arrivati al sesto e ultimo step necessario per allineare il nostro Sistema Qualità alla strategia dell'organizzazione:

Stabilire "come" allineare i processi alla strategia aziendale

Se non riusciremo a tradurre la strategia in obiettivi ben definiti, tutto quello che avremo fatto fino ad ora sarà del tutto inutile perché avremo iniziato a capire come adempiere alla nostra mission, analizzando ciò che facciamo in termini di fattori critici di successo, ma ci saremo fermati alla fase del "cosa" fare e non sapremo "come" farlo.

Ad esempio, uno dei nostri obiettivi potrebbe essere quello di raddoppiare le vendite entro due anni e quindi avremmo definito "cosa" vogliamo fare. Il "come" potrebbe avvenire in tanti modi, ad esempio:

• assicurando ai nostri clienti spedizioni puntuali;
• rispondendo ai clienti velocemente (ad esempio entro un'ora dalla formulazione della loro domanda);
• assicurando il miglior rapporto qualità/prezzo sul mercato;
• ecc.

In questa sesta fase sarà, quindi, fondamentale applicare uno strumento quale il Quality Function Deployment - QFD- (ne abbiamo parlato anche qui).

Cosa ne pensate? Voi avete seguito uno schema di questo genere o avete lavorato in modo diverso?

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Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (5)

Il quinto passo per essere certi che il nostro Sistema Qualità sia in linea con le strategie aziendali è quello di suddividere i macroprocessi aziendali individuati al punto precedente in tanti subprocessi composti, a loro volta, da attività e compiti, in modo da poter organizzare delle piccole squadre di persone che si occupino del loro miglioramento continuo

Dividere i macroprocessi in subprocessi

Esaminando un processo nel suo insieme, spesso non si riesce ad individuare alcuna possibilità di miglioramento perché si rischia di perdersi nella complessità di quanto descritto.
Spezzettando, invece, il processo principale in tanti subprocessi, ecco che diventa tutto più chiaro perché nella semplicità si individua meglio ciò che non funziona bene.

Un volta analizzato bene ogni subprocesso, dovremmo essere in grado di stabilirne input, output, clienti, fornitori, documentazione di supporto, le relazioni con gli altri subprocessi, la gerarchia tra gli stessi, eventuali vincoli, ecc.

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Integrare la Qualità nella strategia e nelle politiche dell'organizzazione (4)

Chiudiamo la settimana esaminando insieme il quarto passo per costruire un Sistema Qualità ben allineato ai desideri della nostra organizzazione.

Studiare a fondo i processi principali 

Questo è il momento giusto per istituzionalizzare la mission sotto la forma di processi.

I processi principali di un'organizzazione descrivono ciò che deve essere fatto affinché i fattori critici di successo siano in linea con le aspettative. Non resta, dunque, che identificare tutti i processi necessari per ognuno di questi fattori.

Identificati i processi, bisognerà trovare per ognuno di essi un garante del loro buon funzionamento che si incaricherà di:

• assicurare che vengano messe a disposizione tutte le risorse necessarie per mappare, studiare e migliorare il processo
• supportare chi si occupa del miglioramento continuo del processo
• favorire i progressi del gruppo di lavoro
• riferire al top management i miglioramenti ottenuti nel processo

Il primo passo per capire quali siano i processi principali che dovremo tenere maggiormente sotto controllo perché direttamente collegati ai fattori critici di successo è vedere se alcuni processi più piccoli possono essere raggruppati in un unico processo più grande e ben organizzato. In ogni caso andrà fatta un'analisi approfondita per accertarsi che ogni cambiamento, anche quello più piccolo, si rifletta correttamente nel processo corrispondente.

Fatevi, poi, una serie di domande come quelle che vi elenchiamo qui di seguito:

• il processo viene eseguito?
• da chi?
• quando?
• quanto di frequente?
• con quali performnace?
• ecc.

è questa la base di partenza per assicurarci di poter continuamente migliorare.

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