Perché un processo è in ritardo? (4)

La quarta e ultima causa che fa sì che ci siano ritardi all'interno di un processo è:

Le attività che compongono il processo aggiungono tutte valore ma lo fanno troppo lentamente

Se tutte le azioni prove di valore aggiunto sono state eliminate, i ritardi potrebbero essere causati da azioni che devono essere fatte ma che vengono svolte troppo lentamente.

Partite raccogliendo i dati su quanto tempo occorre per ogni azione.
Tra le opzioni che avete a vostra disposizione per velocizzare le azioni troppo lente ci sono:

• una revisione totale delle metodologie utilizzate;
• la preparazione di procedure operative standard;
• una formazione continua e pratica

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Perché un processo è in ritardo? (3)

Il terzo grosso problema che causa ritardi all'interno di un processo è che:

Si fanno azioni prive di valore aggiunto

Le azioni che compongono un processo devono essere giudicate a valore aggiunto o prive di valore aggiunto dopo averle esaminate dal punto di vista del cliente (interno od esterno).

Le azioni a valore aggiunto soddisfano quattro criteri ben precisi:

• il cliente è disposto a pagare perché vengano eseguite;
• l'organizzazione è disposta a pagare perché vengano eseguite;
• cambiano qualcosa all'interno del processo (ad esempio la forma, la funzione, ecc.)
• sono svolte bene, cioè sono prive di difetti

Un modo efficace per eliminare le azioni prove di valore aggiunto è identificare tutte le azioni che hanno valore aggiunto e riprogettare il processo basandosi solamente su queste azioni. 

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Perché un processo è in ritardo? (2)

Il secondo motivo che scatena ritardi nello svolgimento di un processo sono le rilavorazioni.

Il flusso del processo viene ripetuto perché occorre rifare alcune attività


Le rilavorazioni sono la conseguenza del verificarsi di uno o più difetti.

Le rilavorazioni vanno assolutamente ridotte al minimo perché questo è l'unico modo per:

• avere una qualità maggiore;
• ridurre i costi;
• ridurre le tempistiche 

Cercate di capire dove si sbaglia e come impedire che l'errore si verifichi.
Purtroppo in questo caso c'è poco da aggiungere perché ognuno di voi dovrà esaminare attentamente i propri processi e trarre le proprie conclusioni.

Domani vedremo come comportarci in caso di azioni prove di valore aggiunto.

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Perché un processo è in ritardo?

Come si può fare ad identificare i difetti di un processo che ne causano un ritardo rispetto all'attesa?
Come si può ridurre il tempo necessario per fare qualcosa?
 
Tipici esempi di processi che possono portare ritardi rispetto alle attese sono: la puntualità delle consegne, un'esecuzione troppo lenta, un ciclo di trasformazione che richiede troppo tempo, ecc.

Per venire a capo del problema, occorre identificare quale tipo di ritardo si verifica e in quale punto del processo. Una volta che si sa dove si verifica il ritardo e quanto dura - infatti - siamo a buon punto per identificare la causa principale che lo scatena e il suo impatto.

Il tempo che occorre affinché un processo si svolga viene prorogato per una di queste quattro ragioni:

• il flusso del processo si ferma;
• il flusso del processo viene ripetuto perché occorre rifare alcune attività e correggere dei difetti (ad esempio nel caso di una rilavorazione);
• si fanno azioni prive di valore aggiunto;
• le attività che compongono il processo aggiungono tutte valore ma lo fanno troppo lentamente

Una volta identificato il motivo del ritardo, occorre adottare la soluzione migliore che sarà diversa per ognuno dei quattro casi individuati.

Il flusso del processo si ferma

L'arrresto del flusso è il primo motivo che porta ritardi nei suoi output.

Per vedere esattamente quando il flusso si ferma, basta individuare cosa lo attraversa (ad esempio un prodotto, il curriculum di un candidato, una richiesta di autorizzazione, una fattura, ecc.) e tracciarla nel suo passaggio per identificare tutte le azioni che vengono eseguite su di essa.

Una prima idea potrete farvela osservando il diagramma di flusso del processo ma poi dovrete andare nel gemba e vedere dal vivo come si svolge il lavoro e dove si verificano eventuali intoppi.
Non limitatevi a fare domande alle persone che lavorano sul processo perché potrebbero dimenticarsi di dirvi cose importanti, oppure ometterle volontariamente o, ancora, considerare "normali" cose che non lo sono affatto. 
La cosa migliore è osservare senza avere fretta.

Una volta identificati i motivi che portano allo stop, è possibile determinare come affrontare lacausa principale chiedendosi cosa si stia aspettando.

Ricordatevi che le attese possono presentarsi sotto tre forme:

• attese mentre la "cosa" che sta attarversando il processo si muove (es. trasporto, movimentazione, ecc.);
• attese in coda con tempistiche non prevedibili (es. immagazzinamento);
• attese a causa di tempistiche ben definite (es. per lavorazioni che rappresentano un collo di bottiglia)
  

Domani ci occuperemo dei ritardi dovuti alle rilavorazioni.

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