Perché un processo è in ritardo?

Come si può fare ad identificare i difetti di un processo che ne causano un ritardo rispetto all'attesa?
Come si può ridurre il tempo necessario per fare qualcosa?
 
Tipici esempi di processi che possono portare ritardi rispetto alle attese sono: la puntualità delle consegne, un'esecuzione troppo lenta, un ciclo di trasformazione che richiede troppo tempo, ecc.

Per venire a capo del problema, occorre identificare quale tipo di ritardo si verifica e in quale punto del processo. Una volta che si sa dove si verifica il ritardo e quanto dura - infatti - siamo a buon punto per identificare la causa principale che lo scatena e il suo impatto.

Il tempo che occorre affinché un processo si svolga viene prorogato per una di queste quattro ragioni:

• il flusso del processo si ferma;
• il flusso del processo viene ripetuto perché occorre rifare alcune attività e correggere dei difetti (ad esempio nel caso di una rilavorazione);
• si fanno azioni prive di valore aggiunto;
• le attività che compongono il processo aggiungono tutte valore ma lo fanno troppo lentamente

Una volta identificato il motivo del ritardo, occorre adottare la soluzione migliore che sarà diversa per ognuno dei quattro casi individuati.

Il flusso del processo si ferma

L'arrresto del flusso è il primo motivo che porta ritardi nei suoi output.

Per vedere esattamente quando il flusso si ferma, basta individuare cosa lo attraversa (ad esempio un prodotto, il curriculum di un candidato, una richiesta di autorizzazione, una fattura, ecc.) e tracciarla nel suo passaggio per identificare tutte le azioni che vengono eseguite su di essa.

Una prima idea potrete farvela osservando il diagramma di flusso del processo ma poi dovrete andare nel gemba e vedere dal vivo come si svolge il lavoro e dove si verificano eventuali intoppi.
Non limitatevi a fare domande alle persone che lavorano sul processo perché potrebbero dimenticarsi di dirvi cose importanti, oppure ometterle volontariamente o, ancora, considerare "normali" cose che non lo sono affatto. 
La cosa migliore è osservare senza avere fretta.

Una volta identificati i motivi che portano allo stop, è possibile determinare come affrontare lacausa principale chiedendosi cosa si stia aspettando.

Ricordatevi che le attese possono presentarsi sotto tre forme:

• attese mentre la "cosa" che sta attarversando il processo si muove (es. trasporto, movimentazione, ecc.);
• attese in coda con tempistiche non prevedibili (es. immagazzinamento);
• attese a causa di tempistiche ben definite (es. per lavorazioni che rappresentano un collo di bottiglia)
  

Domani ci occuperemo dei ritardi dovuti alle rilavorazioni.

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