Diventare più efficaci ed efficienti - 3

Quali sono le tre cose che influenzano positivamente la nostra produttività quotidiana?
Vediamole insieme.

L'omeostasi 
Se tendiamo a fare quello che abbiamo sempre fatto e come l'abbiamo sempre fatto, significa - probabilmente - che cerchiamo di rendere "normale" ogni nostro impegno e che amiamo la routine.

Durante la maggior parte della giornata lavorativa si tende a fare proprio ciò che si è sempre fatto.
Allo stesso modo, se lavorate con i vostri colleghi da molto tempo, probabilmente sapete esattamente cosa aspettarvi da loro.
Tante situazioni che si susseguono una all'altra e nelle quali quasi non  riflettiamo più perché le affrontiamo con il pilota automatico.

Anche quando si è particolarmente sopraffatti dal lavoro si tende a fare quello che si è sempre fatto per cercare di ritrovare un certo equilibrio: si annulla una riunione, si delegano alcuni lavori, si entra in ufficio nelle prime ore del mattino e si rimane lì fino a tardi.

Prima di ritrovarvi nelle condizioni di non poter affrontare un impegno, però, provate a rivedere nel dettaglio le vostre attività quotidiane. Quando arrivate in ufficio, quali sono le prime cose che fate? Avviate il computer? Ricercate le informazioni importanti di cui avrete bisogno quel giorno?Partite da queste semplici attività. Provate a vedere se potete ottimizzarle (ad esempio cercando gli appunti o ascoltando la segreteria telefonica mentre state avviando il computer) perché, se si rimane nel comodo stato rappresentato dall'omeostasi, non si rischierà mai nulla ma non si potranno nemmeno introdurre i miglioramenti necessari per far rendere di più il vostro lavoro. 

Nei prossimi giorni affronteremo gli altri due aspetti che influenzano negativamente la produttività. 

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Diventare più efficaci ed efficienti - 2

Quando si fissano gli obiettivi è bene non tentare di andare troppo lontano né troppo in fretta e concentrarsi, invece, su piccoli progressi costanti.

Ma veniamo alle risorse che sono - forse - l'elemento che sembrerebbe limitarci maggiormente, dato che tutti ci lamentiamo - ad esempio - della mancanza di tempo.
 
La prima cosa su cui lavorare è la direzione verso la quale muoversi per raggiungere il nostro obiettivo.Più chiaramente riusciremo ad identificare la destinazione da raggiungere,  infatti, meglio potremo selezionare le decisioni da prendere e le azioni da compiere. 
Una volta scelto l'obiettivo e individuata la direzione, è il momento di massimizzare le risorse limitate.  

I quattro elementi critici della produttività sono:

1) il tempo;
2) l'energia;
3) il saper mettere bene a fuoco ciò che bisogna fare;
4) gli strumenti utilizzati

Come utilizzeremo e massimizzeremo queste quattro risorse avrà un'influenza diretta su ciò che riusciremo a fare nel corso di una giornata di lavoro. 
Non ho alcun dubbio che ognuno di voi abbia già tentato in passato di gestire al meglio il tempo a disposizione partendo proprio dalla risorsa che sembra sempre essere la più limitata.
Saprete, dunque, tutto su cosa significhi fissare le priorità all'interno della quotidianità dei vostri impegni professionali, preparare delle to-do list o bloccare un certo periodo di tempo sul calendario per dedicarvi in tranquillità allo svolgimento di un'attività particolare, però una ripassatina a tutto ciò che sia il time management non può che tornare utile.

Siamo certi che sappiate bene anche in quale momento della giornata le vostre energie sono al massimo e in quale, invece, è meglio dedicarsi alle cose più semplici. Anche questo è uno dei segreti della produttività personale.

Concentrarsi su ciò che è davvero importante, poi, risulta fondamentale se volete centrare i vostri obiettivi perché dovete imparare a non distrarvi, in modo da concentrarvi sulle priorità.

Infine, è probabile che abbiate a disposizione tutta una serie di strumenti per aumentare la vostra produttività ma saranno del tutto inutili se non impararete a sfruttarli al massimo.
Se c'è qualcosa che può facilitarci la vita, imparare ad utilizzarla in modo da sfruttarla al meglio è una delle prime cose da fare per ritrovarci con più tempo a nostra disposizione.


Cosa ne pensate?

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Diventare più efficaci ed efficienti

In molte organizzazioni - ultimamente - c'è la tendenza a cercare di fare sempre di più spesso avendo a disposizione meno risorse. Quanti di voi, infatti, hanno meno tempo e meno risorse ma si ritrovano a dover gestire obiettivi più grandi rispetto al passato e, magari, anche di maggiore complessità?

Lavorare in maniera intelligente per riuscire a fare ciò che ci viene richiesto e per resistere alla pressione alla quale siamo sottoposti costantemente dipende da diversi fattori: 

1) quanto bene ci conosciamo;2) quanto sono chiari i nostri obiettivi;
3) come stiamo usando le risorse fin troppo limitate che abbiamo a disposizione
Le persone che riescono a far fronte al meglio ai propri impegni professionali hanno in mente una direzione chiara verso la quale muoversi e un obiettivo per il quale lavorare in modo efficaceutilizzando tutti i loro punti forti.  

Con un po' di attenzione, è possibile migliorare il modo in cui ci si approccia alle cose da fare. Non limitatevi, dunque, semplicemente a desiderare che le cose cambino in meglio ma datevi da fare e adottate l'atteggiamento mentale che vi porterà a migliorarle effettivamente.
Fissare obiettivi realistici, ad esempio, non significa fare l'errore di sottovalutare ciò che pensate sia possibile realizzare. Al contrario, significa concentrare la vostra attenzione in modo mirato per centrare il vostro obiettivo e - quando è possibile - affidarvi all'esperienza per completarlo nel modo migliore.  

Costruire una serie di ponti mentali da un obiettivo all'altro e sforzarsi di attraversarli uno alla volta, tendendo continuamente all'ideale che si ha in mente di raggiungere, è il modo migliore per approcciarsi a una situazione lavorativa complicata.Una giornata lavorativa di 8 ore ha solamente 32 blocchi di 15 minuti ciascuno ma bastano per fare tutto ciò che dobbiamo fare se impariamo ad utilizzarli al meglio. Più che avere una quantità maggiore di tempo a disposizione, infatti, ognuno di noi ha bisogno di imparare a lavorare meglio e di fare cose sempre un po' più giuste. 

Una volta identificate le attività che ci rubano troppo tempo e messe in pratica le metodologie per lavorare in modo produttivo, efficace ed efficiente, si può facilmente tornare in possesso di un bel po' di blocchi di 15 minuti di tempo ogni settimana.  
Se, ad esempio, vi ritrovaste con 15 o 45 minuti di tempo in più ogni giorno, quante cose riuscireste a fare davvero bene in un'intera settimana?

Ecco, ragionate in termini di blocchi di un quarto d'ora e la vostra giornata apparirà immediatamente più semplice da organizzare e da mantenere allineata agli obiettivi che avete in mente.

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Migliorare l'efficienza

(Fonte: Il Corriere Economia)

Migliori risultati, con meno risorse.
La Finlandia ci è riuscita. L’Italia purtroppo no.
 
Secondo uno studio sull’indice di efficienza scolastica, il rapporto tra i risultati ottenuti dagli studenti e costi del sistema scolastico, l’Italia con il 69% si piazza al 23esimo posto in una
classifica che prende in considerazione 30 paesi Ocse. 
In vetta c’è la Finlandia (87% di efficienza), seguita da Corea e Repubblica Ceca. Peggio di
noi, solo Portogallo, Spagna, Grecia e il Brasile, ultimo in classifica.
 
Secondo gli studiosi che hanno curato il rapporto, tra cui Peter Dolton (London School of
Economics), se il nostro paese vuole scalare qualche posto ha davanti a sé due strade: o aumentare
gli stipendi degli insegnanti o ridurre il rapporto prof-studenti.
Esattamente il contrario di quanto invece accade. 

Secondo l’Ocse, tra il 2008 e il 2012 le buste paga dei professori delle superiori sono diminuite in
media del 2% e cresce a dismisura il numero medio di studenti per docente.
Secondo lo studio inglese, che ha analizzato come il sistema scolastico è in grado di produrre un ritorno più elevato per ogni euro investito, l’Italia potrebbe giungere ai livelli della Finlandia,
se riducesse il rapporto insegnante-allievo da 10,8 a 8,2 alunni per ogni insegnante (-24,4%). O, in
alternativa, se aumentasse lo stipendio degli insegnanti dalla media attuale di 31.460 dollari a 34.760 dollari, cioè un aumento del 10,5%. 

Per avere istituti più efficienti, il paese dovrebbe dunque spendere di più, riducendo il numero di allievi per insegnante, che dovrebbero avere più soldi in busta paga.
«Non si capisce però perché un aumento degli stipendi dei professori porti ad un incremento dell’efficienza scolastica — osserva Pierdomenico Perata, Rettore della Scuola Superiore
Sant’Anna di Pisa —. L’aumento stipendiale basato solo sull'anzianità è un controsenso, la carriera di un insegnate va legata al merito e non all’anzianità».
Per il rettore, lo scatto in busta paga di un professore, in questo caso universitario, «si associa a
tutta una serie di fattori, come la verifica dei risultati e la capacità di aggiornamento.
Il nostro sistema interno di valutazione misura ad esempio i docenti sulla base delle pubblicazioni
scientifiche». 

La meritocrazia è anche al centro di un nuovo decreto del governo dedicato questa volta all’alta formazione, la «Buona Università», che segue quello dedicato alla «Buona Scuola».
Si andrà verso una ridistribuzione dei fondi che premieranno quegli atenei con migliori performance nell’ambito delle attività di ricerca, didattica ed internazionalizzazione. Sul piatto, per le Accademie più meritevoli ci sono 1,3 miliardi, il 5% in più che in passato.

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Domanda e risposta (4)

La migliore misurazione dell'efficacia e dell'efficienza della Qualità è l'assenza di difettosità. Vero o falso?

Come sempre, le risposte le trovate sul forum di QualitiAmo ma per leggerle dovrete iscrivervi gratuitamente.
 
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L'efficienza in 5 mosse

L'efficienza, di cui sentiamo spesso parlare nell'ambito della Qualità e di cui abbiamo letto abbondantemente nelle norma della famiglia ISO 9000, si può raggiungere con 5 mosse:

1) ridurre i costi operativi

2) prevenire le spese eccessive

3) velocizzare la fornitura di prodotti/servizi

4) soddisfare il cliente

5) gestire in maniera "lean" le risorse

E a voi viene in mente altro?

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)