Eliminare gli sprechi - Pianificazione

Abbiamo visto ieri che la creazione di gruppi di lavoro può aiutare a ridurre gli sprechi.

Un'altra cosa estremamente utile da fare in questo campo e pianificare il loro lavoro e trattarlo come se fosse un progetto a se stante.

Se, ad esempio, avremo più gruppi che lavorano sulla riduzione degli sprechi, i progetti saranno differenti perché riguarderanno diversi prodotti o diversi clienti o, ancora, diverse aree dell'organizzazione.

La prima cosa da fare, all'interno del gruppo, è una lista per iniziare a pianificare il lavoro da fare.
Un esempio è una lista dei prodotti che vogliamo ridurre, di chi li fabbrica e di chi li utilizza (clienti interni ed esterni).

Attenzione! Sono "prodotti" del vostro lavoro anche i documenti, come, ad esempio, i report che elaborate settimanalmente o mensilmente su richiesta di alcune funzioni aziendali. Sono davvero utili? Si possono ottimizzare? Sono, in realtà, solo degli sprechi?

L'ultima cosa da fare, in termini di avvio della pianificazione, sarà quella di stabilire quale processo origina il prodotto che vogliamo eliminare, ridurre, ottimizzare o solo rivedere.
Estendete la vostra analisi al flusso, alle procedure e alle istruzioni che lo regolano e agli altri output che genera. Se il prodotto non può essere eliminato, forse potrà essere migliorato rivedendo il processo o la documentazione che lo accompagna.

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Eliminare gli sprechi - Usare i gruppi di lavoro

Come tutti sappiamo, per avere un'organizzazione snella ed efficiente occorre eliminare gli sprechi (o muda, in giapponese).

Se ci pensate bene, l'eliminazione dello spreco non è altro che la logica conseguenza dell'applicazione di gruppi di lavoro che si esercitino nella metodologia 5S.

E' vero, infatti, che si possono individuare ed eliminare gli sprechi anche senza applicare le 5S ma è risaputo che avere un sistema 5S e team interfunzionali che vi lavorino con costanza porta indubbi vantaggi in questo campo.

L'eliminazione degli sprechi va vista come un progetto che non ha mai termine perché ci saranno sempre nuove inefficienze da eliminare.
Ogni progetto ha un team di persone che vi lavorano, ecco perché è fondamentale, per una corretta applicazione della metodologia, poter contare su un gruppo di persone che la conoscano bene e la sappiano applicare a livello operativo.

Le persone che costituiranno il team dovranno appartenere a tutti i livelli dell'organizzazione: dal middle management, ai responsabili di reparto (più esperti nel risolvere problemi organizzativi) fino ad arrivare alle persone più operative, quelle, cioè, che hanno a che fare 8 ore al giorno con prodotti, processi e macchinari.

Una volta costituito il team di lavoro, il primo passo sarà quello di aiutare le persone a capire cosa si intende per spreco, in modo da metterle in grado di individuarlo facilmente.

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