Eliminare gli sprechi - Sovrapproduzione

Chiudiamo la nostra parentesi dedicata all'eliminazione degli sprechi, parlando di sovrapproduzione.

Un tipico esempio di sovrapproduzione e, quindi, di spreco o muda, per dirla con i giapponesi, è la duplicazione.

Quante attività all'interno della vostra organizzazione sono compiute da più persone quando ne occorrerebbe una sola? Quante vengono semplicemente fatte due volte?

Analizzate ogni area aziendale, ogni cliente e ogni prodotto/servizio. Siamo certi che troverete decine di azioni che vengono fatte più volte da persone diverse, spesso all'insaputa una dell'altra.

Un altro caso potrebbe essere quello di un'azione che viene compiuta perché, quando era stata richiesta risultava utile, e che oggi non lo è più, perché le esigenze sono cambiate.
Basti pensare a tutti i report che giungono quotidianamente su alcune scrivanie per non essere mai letti. Servono davvero?

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Eliminare gli sprechi - Esaminare processi, procedure, istruzioni di lavoro

Continuiamo la nostra carrellata di suggerimenti per eliminare gli sprechi all'interno di un'organizzazione parlando, oggi, di metodologie per compiere un certo lavoro.

Anche quando in un'azienda mancano procedure e istruzioni di lavoro formalizzate, esistono dei processi ben precisi per poter realizzare i prodotti/servizi.
Provate a riesaminare questi processi e le procedure o le istruzioni che li accompagnano e cercate di renderli più efficienti, eliminando le operazioni prive di valore aggiunto.

Per fare questo potete ricorrere alle domande classiche che si fanno in questi casi:

- questo step del processo è davvero utile?
- se sì, può essere migliorato?
- se no, può essere eliminato?

Vediamo ora come il vostro lavoro potrebbe essere migliorato anche solo grazie all'utilizzo di procedure standard.
Dovrebbe esserci un solo modo per fare le cose: il migliore. Questo modo di operare, però, non è mai fisso o stabilito per sempre perché, in un'ottica Kaizen, è di continuo perfettibile, in base alle esigenze dei clienti che cambiano in continuazione.

Migliorare di continuo processi e procedure vi porterà, dunque, ad eliminare sprechi reali e potenziali, in un'ottica di Lean production.

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Eliminare gli sprechi - Intervistare i clienti

Un altro modo per eliminare gli sprechi (vd. post precedenti) è quello di fare interviste mirate ai vostri clienti.

Gli incontri potranno avvenire dal vivo o potranno essere mediati da un questionario compilabile su carta o in elettronico.

In entrambi i casi le domande dovranno essere poche e mirate per conoscere ciò che davvero vi sta a cuore.
Cosa vogliono i vostri clienti? Lo ricevono? Quali attività a loro giudizio risultano inutili? Ci sono dati che vorrebbero ricevere ma che non hanno o, viceversa, che ricevono ma per i quali non hanno alcun interesse?

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Eliminare gli sprechi - Pianificazione

Abbiamo visto ieri che la creazione di gruppi di lavoro può aiutare a ridurre gli sprechi.

Un'altra cosa estremamente utile da fare in questo campo e pianificare il loro lavoro e trattarlo come se fosse un progetto a se stante.

Se, ad esempio, avremo più gruppi che lavorano sulla riduzione degli sprechi, i progetti saranno differenti perché riguarderanno diversi prodotti o diversi clienti o, ancora, diverse aree dell'organizzazione.

La prima cosa da fare, all'interno del gruppo, è una lista per iniziare a pianificare il lavoro da fare.
Un esempio è una lista dei prodotti che vogliamo ridurre, di chi li fabbrica e di chi li utilizza (clienti interni ed esterni).

Attenzione! Sono "prodotti" del vostro lavoro anche i documenti, come, ad esempio, i report che elaborate settimanalmente o mensilmente su richiesta di alcune funzioni aziendali. Sono davvero utili? Si possono ottimizzare? Sono, in realtà, solo degli sprechi?

L'ultima cosa da fare, in termini di avvio della pianificazione, sarà quella di stabilire quale processo origina il prodotto che vogliamo eliminare, ridurre, ottimizzare o solo rivedere.
Estendete la vostra analisi al flusso, alle procedure e alle istruzioni che lo regolano e agli altri output che genera. Se il prodotto non può essere eliminato, forse potrà essere migliorato rivedendo il processo o la documentazione che lo accompagna.

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Eliminare gli sprechi - Usare i gruppi di lavoro

Come tutti sappiamo, per avere un'organizzazione snella ed efficiente occorre eliminare gli sprechi (o muda, in giapponese).

Se ci pensate bene, l'eliminazione dello spreco non è altro che la logica conseguenza dell'applicazione di gruppi di lavoro che si esercitino nella metodologia 5S.

E' vero, infatti, che si possono individuare ed eliminare gli sprechi anche senza applicare le 5S ma è risaputo che avere un sistema 5S e team interfunzionali che vi lavorino con costanza porta indubbi vantaggi in questo campo.

L'eliminazione degli sprechi va vista come un progetto che non ha mai termine perché ci saranno sempre nuove inefficienze da eliminare.
Ogni progetto ha un team di persone che vi lavorano, ecco perché è fondamentale, per una corretta applicazione della metodologia, poter contare su un gruppo di persone che la conoscano bene e la sappiano applicare a livello operativo.

Le persone che costituiranno il team dovranno appartenere a tutti i livelli dell'organizzazione: dal middle management, ai responsabili di reparto (più esperti nel risolvere problemi organizzativi) fino ad arrivare alle persone più operative, quelle, cioè, che hanno a che fare 8 ore al giorno con prodotti, processi e macchinari.

Una volta costituito il team di lavoro, il primo passo sarà quello di aiutare le persone a capire cosa si intende per spreco, in modo da metterle in grado di individuarlo facilmente.

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Eliminare i Muda

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I "muda", come sappiamo, sono tutti quegli sprechi che vengono individuati all'interno di un'organizzazione.

Tra questi, il più pericoloso di tutti è forse quello che corrisponde ad una produzione superiore alle necessità.
Produrre più di quanto sia davvero necessario o in misura superiore alla richiesta della clientela, infatti, è un notevole spreco di tempo e di risorse.

Ma siamo certi di sapere esattamente cosa possiamo considerare come "muda"? Vediamo, ad esempio, quali "muda" si nascondono in ufficio, un ambiente slegato dal mondo direttamente produttivo:

- creare report che nessuno leggerà
- creare report che contengono più informazioni del necessario
- registrare più dati di quelli necessari per svolgere un certo compito
- stampare documenti che non sono necessari
- avere più sistemi da gestire che sono ridondanti
- duplicare le registrazioni

Riuscite ad individuarne altri?