Come rendere più efficace il Kaizen?

Il Kaizen, può essere reso più efficace mediante l'applicazione di tre semplici principi:

- considerate nell'insieme il processo sul quale state applicando il kaizen e i risultati raggiunti. Se prenderete in considerazione solo i risultati, rischierete di perdere di vista l'insieme e di non accorgervi dello spostamento di alcuni equilibri all'interno del vostro processo

- ad un livello più alto, ricordatevi di ragionare sempre in maniera sistemica, concentrandovi sul funzionamento di tutto il Sistema Qualità. In caso contrario potreste creare dei benefici all'interno di un processo ma grandi problemi negli altri

- utilizzate sempre un approccio teso ad imparare, non a criticare. Le critiche sono inutili, quello che serve davvero è capire perché si è commesso un errore

Alcuni esempi di Kaizen

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Come abbiamo già detto "Kaizen" significa fare piccoli miglioramenti ogni giorno.

Un esempio di questa tipologia di miglioramenti può essere:

- Cambiare il layout delle macchine poste nei reparti produttivi. Spostare i macchinari che vengono utilizzati per produrre, permettendo così agli operai di muoversi tra loro in modo più razionale, può portare ad una notevole riduzione degli sprechi, ad esempio dello spreco del tempo necessario per spostarsi da una macchina all'altra. Predisponendo meglio le macchine si può, addirittura, ridurre la necessità di personale per dedicarlo, così, ad altre attività

- Personalizzare la propria postazione di lavoro con piccole modifiche. Spesso una piccola modifica può portare a grandi miglioramenti in termini di performance. Pensiamo, ad esempio, ad un cuoco che ha la necessità di mantenere sempre pulita la propria postazione di lavoro. Un semplice rotolo di carta da cucina a portata di mano potrà sicuramente semplificargli la vita e fargli risparmiare del tempo.

- Aumentare il numero di oggetti impacchettati in una singola confezione. Se è possibile, cercate di accorpare oggetti simili in un'unica confezione o in un'unica area aziendale. Questo vi farà risparmiare spazio e tempo per cercarli.

- Fate in modo che la natura lavori per voi! Dovete smistare dei rifiuti negli appositi bidoni della raccolta differenziata? Usate la forza di gravità predisponendo dei buchi sopra ai bidoni nei quali infilare i singoli rifiuti

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Kaizen: da dove partire

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Di Kaizen abbiamo parlato molte volte e sappiamo che ha il significato di miglioramento continuo applicato per piccoli passi, quotidianamentente.

Per avviare questo tipo di processo si può partire, essenzialmente, da tre punti:

1. nel Kaizen è importante coinvolgere i collaboratori e fargli capire che un miglioramento continuo può migliorare anche il loro lavoro. L'idea di base è che, quando il Kaizen è applicato nella maniera corretta, i lavoratori si accorgono di diventare più efficienti nel loro lavoro, di stancarsi meno e di agire in maggiore sicurezza

2. il punto successivo sul quale concentrarsi, dovo aver rivolto la propria attenzione ai collaboratori, è quello del miglioramento delle attrezzature, degli strumenti utilizzati e dell'ambiente in cui operano. Provate a variare il layout della disposizione dei macchinari e installate semplici dispositivi che possano semplificare il vostro lavoro. Se provate a concentravi un attimo, troverete moltissimi piccoli cambiamenti che possono essere fatti in questo campo

3. l'ultimo punto, ma certamente non il meno importante, è quello di creare un piano per migliorare. Il miglioramento continuo, infatti, non capita per caso: dovete sapere cosa volete fare e come intendete farlo.

Il concetto di Kaizen

Il termine giapponese "Kaizen", il cui significto può essere tradotto come "miglioramento continuo", fa parte di un sistema di gestione che appartiene saldamente alla cultura giapponese.

Reso popolare da Toyota, la metodologia Kaizen si basa sul fatto che un piccolo miglioramento incrementale quotidiano è importante almeno quanto i grandi cambiamenti che interessano periodicamente le organizzazioni.

Uno degli strumenti primari del Kaizen è il ciclo PDCA. Usando questo semplice strumento si incomincia a migliorare e a standardizzare una certa attività compiuta in azienda.

Qualcuno potrebbe chiedersi come applicare con successo in una piccola realtà una metodologia usata in una delle aziende più grandi del mondo. Il punto forte del Kaizen, però, è proprio il fatto che può essere applicato facilmente da tutti in tutte le organizzazioni e, persino, negli aspetti della propria vita privata.
Il segreto, infatti, sta tutto nella giusta predisposizione.
Uno studio accurato è giunto alla conclusione che qualunque cambiamento che possa farvi risparmiare più di qualche secondo del vostro tempo è utilissimo e dev'essere bene accetto.

Un esempio? Un studio di benchmarking ha evidenziato che Firefox 3 carica le pagine fino a 5 volte più velocemente di Internet Explorer 7 e 3 volte più velocemente di Firefox 2. Pensate a quanti minuti potreste risparmiare in una giornata e a quante ore ammonterebbe il tempo risparmiato in un anno!

Iniziate da cose semplici: il successo si costruisce anche così!

In sanità il Kaizen funziona?

La metodologia “Kaizen” nacque sulle linee di assemblaggio nel mondo produttivo, un mondo che, solitamente, gestisce processi abbastanza lineari.

Gli ospedali, al contrario, sono ben poco lineari, può dunque essere applicata con successo una metodologia “snella”? E questa metodologia può effettivamente portare valore aggiunto? Le cure date ai pazienti miglioreranno e costeranno meno? I dottori e gli infermieri saranno meno frustrati nel fare il loro lavoro?

Abbiamo raccolto in rete, soprattutto nei siti e nei blog americani, i pareri di chi in Sanità ci lavora. Vi proponiamo quelli, a nostro giudizio, più significativi:

1) Lean e Kaizen vanno benissimo per focalizzare l’attenzione. Molti reparti si concentrano sulla risoluzione di un problema in maniera intensiva abbattendo le barriere.

2) L’evento Kaizen facilita l’emissione di un output e questo è un bene se confrontato alle chiacchiere che si fanno di solito.

3) Il supporto e il coinvolgimento del management è critico. Tutte le barriere scompaiono quando il capo dice “facciamolo”. Un management coinvolto ha gli strumenti per comprendere più chiaramente la quotidianità rispetto ad ognuno di noi.

4) Un evento Kaizen è perfetto per apportare quei cambiamenti che nessuno ha voglia di implementare. La presentazione di un evento Kaizen stimola sia nel management che nelle altre persone un’urgenza spinta dall’evidenza dei bisogni: gli occhi si spalancano sul problema. Il Kaizen, inoltre, aiuta ad affrontare il problema con un metodo.

5) Con questa tipologia di interventi si facilita la comunicazione tra i dipartimenti.

6) Anche se gli output di un evento Kaizen sono alla fine diversi da quelli prospettati, l’esperienza è comunque utile perché crea attenzione in una certa area e, se non fa diminuire i difetti imediatamente, è sicuro che aiuterà a ridurli col tempo.

7) Il miglioramento non deve finire mai ma deve essere quotidiano: il kaizen insegna proprio questo.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)