Essere a capo di un progetto (3)

Come abbiamo ricordato ieri, affinché ogni membro del team di progetto partecipi attivamente al lavoro occorre che egli creda nel project manager e lo rispetti.
Tuttavia, tutto questo non è abbastanza. Le persone, infatti, dovranno anche fare del loro meglio.

Per ottenere questo importante risultato occorre che esse siano motivate e non c'è niente che motivi maggiormente i collaboratori che prestare loro attenzione, condividere le loro aspettative e rispettarli per ciò che fanno.

L'attenzione individuale che ogni project manager dovrà riservare ai suoi collaboratori richiede pochissimo sforzo e può essere offerta in modi differenti. Ad esempio, si possono scrivere due righe per riconoscere il contributo speciale dato da un certo lavoro o si può fare una chiacchierata informale davanti a un caffé.
Non ci sono regole, la cosa importante è far capire alle persone che lavorano con noi che stiamo apprezzando il loro lavoro.

Cercate di capire se i vostri collaboratori sono persone autonome (e - in questo caso - lasciate loro piena libertà, osservandone discretamente a distanza l'operato) o se, per essere motivate, necessitano di essere guidate passo dopo passo e di sentire un supporto costante da parte del responsabile del progetto (e in questo caso non fateglielo mai mancare).

Cercate di mettere a disposizione del vostro project team le competenze che avete, in modo che chi lavora con voi riesca a farlo al meglio magari imparando ad organizzare meglio il tempo a sua disposizione o pianificando il lavoro in maniera ottimale.

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Essere a capo di un progetto (2)

Continuiamo il discorso iniziato venerdì scorso, vedendo cosa deve fare praticamente chi è a capo di un progetto per guidarlo in maniera efficace.

Come prima cosa, occorre considerare la situazione delle persone che formano il project team. Solitamente, si tratta di persone che hanno competenze particolari e che sono state assegnate temporaneamente o part-time al progetto (basti pensare, ad esempio, ai colleghi che ci supportano nello svolgimewnto delle verifiche ispettive interne ma che non lavorano nel dipartimento Qualità).
Ognuna di queste persone ha, dunque, un altro capo a cui rispondere e del lavoro da svolgere in un altro ambito. Non c'è quindi da stupirsi se si sentono oberate di lavoro e sono contrariate all'idea di partecipare a numerose riunioni che, magari, sono anche lunghe e mal organizzate, giusto?
Il primo segreto, dunque, sarà quello di pianificare il lavoronei minimi dettagli in modo che nessuno debba perdere tempo nel suo svolgimento.

Molte delle persone che vi troverete a gestire hanno davvero voglia di fare un buon lavoro ma, visto il poco tempo che hanno a disposizione, vanno trattate come una sorta di "volontari" da motivare creando un'atmosfera di fiducia e rispetto.
Dato che la fiducia si basa soprattutto sulla credibilità, un project manager deve impegnarsi ad essere - prima di tutto - credibile in tutte le comunicazioni con i membri del suo team di progetto. Le informazioni necessarie per uno svolgimento ottimale del progetto dovranno, dunque, essere condivise senza remore.
Il modo migliore per guadagnarsi il rispetto di chi lavorerà con noi, invece, è dimostrare che ognuna di queste persone viene valutata per le competenze e la dedizione che mette a disposizione nel lavoro, ascoltare i suoi suggerimenti e offrire un feedback oggettivo del suo operato.

Se - infine - vi mancano alcune competenze tecniche per lavorare efficacemente su ogni aspetto del progetto (ad esempio le competenze tecniche per andare ad auditare un'area aziendale particolare) non cercate di nasconderlo al vostro project team perché sareste smascherati facilmente. Spiegate, invece, chiaramente cosa potete mettere a disposizone del gruppo e cosa vi serve da ognuno di loro. Sarà il modo migliore per impostare quelle basi di fiducia di cui parlavamo poco fa.

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Essere a capo di un progetto

Un project manager con competenze tecniche limitate ma esperto di management e di relazioni interpersonali può guidare con successo un progetto.
Al contrario, un capo progetto con competenze tecniche avanzatissime ma non in grado di pianificare e di organizzare il lavoro può mandare a monte un progetto.

Il successo di un progetto non dipende dal know-how di chi lo guida (non solo) ma da quanto egli riesce a far capire alle persone che compongono il team di progetto che esse sono la forza vitale dello stesso e che i loro input, le loro conoscenze, la loro collaborazione sono critici in ogni fase del progetto, dalla pianificazione all'esecuzione vera e propria.

Se parliamo tanto di gestione dei progetti anche nell'ambito della Qualità è perché molti di voi, magari inconsapevolmente, sono a capo di un progetto: il progetto di implementazione della Qualità all'interno della loro organizzazione.

A partire da lunedì vedremo insieme su cosa concentrarci per svolgere al meglio questo difficile lavoro. Tutti coloro che non sono a capo di un progetto potranno tenere buoni questi consigli per supportare i colleghi che si occupano a tempo pieno di project management.

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Dal progetto alla pianificazione: il pensiero sistemico

Come sappiamo, un sistema è fatto da componenti che lavorano in sinergia verso un obiettivo comune.
Un'organizzazione - dunque - è un sistema,  cioè una rete complessa costituita da:

• input
• processi
• output
• feedback
• collaboratori
• fornitori
• clienti

Per gestire tutto questo, un manager ha bisogno di sviluppare un certo modo di pensare e di conoscere gli strumenti giusti per tenere conto di tutte queste componenti in modo che il sistema mantenga la sua integrità ogni volta che proverà a migliorarlo.

Per passare dalle buone intenzioni alla pianificazione strategica dobbiamo farci qualche semplice domanda:

1. dove vogliamo arrivare (scopi, obiettivi, vision...)? OBIETTIVO
2. Come faremo a capire quando ci saremo arrivati? MISURAZIONI
3. Dove siamo in questo momento? AS-IS
4. Come vogliamo arrivare a centrare l'obiettivo? PROGETTO
5. Questo percorso quali cambiamenti procurerà nel sistema? VISIONE SISTEMICA

Come potete vedere, questo modo di procedere si differenzia notevolmente dal pensiero analitico che include, essenzialmente, 4 step:

1. si parte con un problema corrente
2. si suddivide il problema nelle sue componenti più piccole
3. si risolve ogni componente del problema in maniera separata dalle altre
4. non si hanno obiettivi a lungo termine se non la risoluzione del problema 

Il vostro modo di affrontare un problema o di gestire il lavoro ha una connotazione sistemica?

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Che cos' è un progetto? (5)

Un progetto ha, essenzialmente, due caratteristiche essenziali per poterlo definire tale:

• la complessità - un progetto, per potersi fregiare di questo nome - dovrà avere una propria complessità (il che non significa necessariamente che dovrà essere complicato). Questa complessità è dovuta al fatto che in un progetto vengono gestite molte risorse e molti mezzi  attraverso una serie di competenze che non fanno capo a una sola persona. Queste risorse, questi mezzi e queste competenze dovranno essere coordinate, al fine di lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo posto
• l'unicità - non esistono due progetti identici. Malgrado le somiglianze che possiamo trovarci, infatti, ogni progetto contiene al suo interno delle peculiarità di cui bisognerà tenere conto.

Esistono, poi altre due caratteristiche che sono tipiche di un progetto:

• la necessità di una struttura non permanente e specifica che si sovrapporrà e farà appello alle risorse della struttura permamente dell'organizzazione
• l'identificazione del cliente del progetto e di chi realizzerà il progetto  stesso

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Che cos' è un progetto? (4)

Ieri vi abbiamo posto una semplice domanda: che differenza c'è tra un programma e un progetto? Vediamolo insieme partendo dalle definizioni più comuni di "programma":

• un programma è un insieme di operazioni specifiche e dipendenti una dall'altra che si rendono necessarie per centrare un certo numero di obiettivi stabiliti all'interno di un quadro strategico
• un programma è un gruppo di progetti condotti in maniera coordinata tra loro al fine di ottenere un risultato ipotizzato
• un insieme coordinato di attività tecniche, amministrative, finanziarie, ecc. destinato a concepire, sviluppare, realizzare e utilizzare un prodotto, un servizio o un sistema

Riassumendo, un programma è un insieme di progetti pilota che cercano coerentemente tra loro di raggiungere un obiettivo globale. L'obiettivo di ciascun progetto è definito e soddisfa, in parte, l'obiettivo generale del programma.

Vi interessa, a questo punto, scoprire quali sono le due caratteristiche principali di un progetto? Lo vedremo domani.

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Che cos' è un progetto? (3)

I processi sono costituiti sempre da due grandi fasi:

1. una fase di disordine - in questa fase, partendo dal "sogno" e dall'attesa, si definisce più precisamente il bisogno (l'obiettivo del nostro progetto) e si cercano soluzioni che vanno studiate in base ai vincoli legati al progetto stesso (budget, tempistiche, performance attese, ecc.)
2. una fase di ordine - in questa seconda fase vengono definite tutte le azioni importanti per giungere alla soluzione progettata. Le singole azioni vengono affidate alle diverse persone che dovranno portarle a termine entro un certo tempo e secondo una certa tempistica. Vengono stabiliti i controlli da farsi e le fasi nelle quali esercitarli

Ma che differenza c'è tra un progetto e un programma? Se non lo sapete, restate con noi perchè ne parleremo domani.

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Che cos' è un progetto? (2)

Continuiamo il discorso iniziato ieri provando a calare il termine "progetto" in un ambito manageriale.

Per un manager un progetto è:

• il cammino tracciato per passare dalla semplice idea alla realizzazione di qualcosa
• l'insieme delle azioni da svolgere per realizzare le attese

Eccovi, dunque, altre due definizioni che tengono conto dell'idea di progetto nel campo del management:

- insieme di azioni tese a realizzare un'attesa definita all'interno di un quadro ben preciso
- un ambiente ben stabilito che permette di strutturare in maniera metodica la realtà futura

Un progetto viene definito e messo in opera per elaborare la risposta al bisogno di qualcuno (cliente, personale, azienda, fornitore, ecc.) e implica un obiettivo e delle azioni da intraprendere con le risorse assegnate.

Domani vedremo le due grandi fasi che costituiscono i progetti. Non mancate!

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Che cos' è un progetto?

Ci troviamo spesso a parlare di progetti su QualitiAmo ma qualcuno di voi sa spiegare esattamente cosa si intenda per "progetto"?

Per la gente comune un progetto è l'intenzione di fare qualcosa, un sogno, un'aspirazione.
Consultando il dizionario troviamo due definizioni che calzano a pennello per questo termine inteso in senso lato:

"immagine di una situazione attesa"
e
"ciò che si ha intenzione di fare"

Molière nel suo "Tartufo" illustra il termine "progetto" facendo dire a un suo personaggio:
"il cammino dal progetto alla cosa in sé è molto lungo".

Il progetto che, però, interessa a noi è quello che presuppone una volontà determinista o, per dirla in altro modo, passare dal sogno alla realtà: in una parola: "management".

Proseguiremo il discorso domani.

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Chi fa Qualità fa Project management?

Tom Peters ha scritto che in un'organizzazione classica circa il 50% del lavoro viene fatto sotto forma di progetto e dovrebbe essere gestito con gli strumenti del Project management.

Rispondendo, dunque, alla domanda provocatoria che vi abbiamo fatto nel titolo, sì: chi si occupa di Qualità deve avere anche le competenze di un Project manager perché si troverà sicuramente a gestire dei progetti (ad esempio quello di implementare il sistema all'interno dell'organizzazione).

Ma come può essere definito il "progetto"? E' presto detto...un progetto è un lavoro che si fa una volta sola e che si compone di diverse azioni da portare avanti con l'aiuto di un gruppo di persone (il project team). Ha una data di inizio e una data di fine, uno scopo da rispettare, un budget e un certo livello di performance da raggiungere.

Da notare bene che, per poter parlare di "progetto", un lavoro deve comprendere diverse componenti. Se ci troviamo davanti una singola azione perpetuata all'infinito, non siamo - infatti - in presenza di un progetto. Questo è bene chiarirlo fin dall'inizio visto che ci sono persone che sostengono di lavorare su una cinquantina di progetti! ;o)

Un esempio classico di progetto potrebbe essere lo sviluppo di un nuovo prodotto o di un nuovo servizio, la scrittura di un software, la definizione di un nuovo processo produttivo, lo sviluppo di un nuovo piano marketing.
Al contrario, processare reclami, inserire gli ordini in un database, produrre qualcosa, ecc. non sono progetti ma semplici attività.

Uno dei problemi maggiori nella gestione dei progetti è che non si presta abbastanza attenzione all'inizio del lavoro nel definire esattamente quale debba essere l'obiettivo del progetto (il suo scopo).
Se dimenticherete di definire esattamente il vostro obiettivo, il rischio che correrete sarà quello di sviluppare la soluzione giusta per il problema sbagliato.

E voi? Vi siete mai visti nelle vesti di Project manager?

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Processi e progetti: due strumenti per migliorare

Processi e progetti sono due elementi chiave per una gestione efficace ed efficiente della Qualità ma si tende, a volte, a confonderli.

Vediamo quali sono gli elementi distintivi di ognuno di questi due elementi:

- Processo: input, output, risorse, controlli, relazioni, procedure operative, propcedure informatiche
- Progetto: scadenza, avanzamento, risorse, strumenti di project management

Il progetto, infine, può essere visto come un elemento del processo.

(Leggi altri interventi su QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)