Le decisioni: tutte le tipologie

Le decisioni che vengono prese ogni giorno dalle organizzazioni possono avere diverse caratteristiche che ci consentono di raggrupparle secondo diversi fattori.

Il primo riguarda la loro struttura che le suddivide in:

• Decisioni strutturate - sono decisioni nelle quali lo scopo è ben chiaro e compreso da tutti e che seguono una serie di passaggi logici e razionali secondo un modello razionale. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe decidere di volerne sapere di più sull'azienda X e, per raggiungere lo scopo, potrebbe ricorrere agli archivi di una rivista del settore, a un'indagine di mercato o a un altro strumento ancora. In poche parole, se si decide in modo strutturato, per affrontare il problema si applicano metodologie ben conosciute e testate.
• Decisioni non strutturate - si contrappongono alle decisioni strutturate perché i percorsi che le caratterizzano possono essere ambigui e non del tutto comprensibili da parte di chi partecipa al processo decisionale. Potrebbe essere difficile, ad esempio, individuare correttamente i benefici collegati alle decisioni, capire quali informazioni potrebbero facilitare il lavoro o come trasformare il problema in opportunità. Se, ad esempio, si lancia un nuovo videogioco, potrebbero non essere ben chiaro l'impatto sociale o gli obiettivi di mercato.

Il secondo identifica le decisioni in base al fatto che possano essere o meno programmabili nel tempo:

• Decisioni programmate - sono decisioni strutturate che seguono procedure e step chiari e ben individuati. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di decisioni di routine e, quindi, che si ripetono nel tempo.
• Decisioni non programmate - sono decisioni che devono essere prese in assenza di pratiche e procedure consolidate

Abbiamo poi una terza suddivisione che si basa sull'approccio strategico:

• Decisioni strategiche - solitamente sono relative all'utilizzo più appropriato delle risorse dell'organizzazione per il raggiungimento di un obiettivo entro un certo lasso di tempo. Si basano sullo scopo finale dell'azienda per determinare cosa occorra fare per raggiungere l'obiettivo stabilito.
• Decisioni operative - sono decisioni che hanno un orizzonte temporale breve e che seguono le decisioni strategiche al fine di calarle nella quotidianità

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Decidere

Le decisioni vengono prese dalle persone che hanno l'autorità per poterlo fare e la responsabilità di doverlo fare.

Molte decisioni coinvolgono gli stakeholder, ovvero persone e organizzazioni che possono subire le conseguenze della decisione presa.
Per questo motivo alcune decisioni possono essere più facili da prendere di altre, semplicemente perché coinvolgono meno stakeholder, i valori alla base della decisione da prendere sono ben chiari e le alternative identificate con chiarezza. Altre volte, invece, i portatori di interesse sono molti e i reciproci obiettivi possono essere conflittuali.

Perché un processo decisionale sia efficace occorre che:

• sia in grado di far comprendere a fondo la sfida rappresentata dalla decisione stessa
• si possa basare sulle conoscenze dei fondamenti matematici dell'analisi decisionale
• contempli le soft skill necessarie per relazionarsi con chi prende le decisioni e con gli stakeholder. Tra queste ricordiamo: la capacità di pensare in modo strategico (in merito all'organizzazione, alla problematica, al ruolo che l'analisi decisionale ricopre nel raggiungimento di una certa strategia, ecc.), la bravura nel guidare il team (capacità di sviluppare obiettivi, di motivare le persone per raggiungerli, ecc.), la gestione del processo di analisi decisionale (sviluppo di piani per l'analisi, identificazione e pianificazione delle singole attività, gestione delle singole attività, ecc)
• comprenda la problematica, stabilisca un approccio, identifichi le fonti dei dati necessari
• ipotizzi come affrontare le persone interessate
• aggreghi le informazioni raccolte
• porti a prendere una decisione
• studi come comunicare la decisione presa
• sostenga la decisione

Aggiungereste o cambiereste qualcosa?

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L'importanza delle decisioni

C'è un processo bistrattato e spesso dimenticato che appartiene alla moderna gestione della Qualità e che potrebbe aiutare molte organizzazioni a raggiungere il loro pieno potenziale attraverso un miglioramento continuo.

Non sviluppare degnamente questo processo può addiritttura fare la differenza tra lavorare in un'azienda di successo e fare parte di un'organizzazione destinata al fallimento.

Di cosa stiamo parlando, dunque?
Ovviamente del processo decisionale, un processo niente affatto secondario che produce più "prodotti" di qualsiasi costruttore di automobili, di microchip o di programmi software: le decisioni, appunto.

Ci sono decisioni che hanno conseguenze immediate e che sono sotto gli occhi di tutti come, ad esempio, quelle di un chirurgo che opera a cuore aperto o quelle di un comandante che si trova in prima linea durante una guerra.
Altre decisioni, al contrario, possono avere effetti drammatici nei livelli più bassi della forza lavoro ma non sono sempre così evidenti come, ad esempio, le decisioni del management di un'azienda.

Ci sono centinaia di decisioni ogni giorno che occupano diversi livelli di importanza in un ipotetico spettro decisionale. Sono le decisioni che vengono prese quotidianamente nei luoghi dove si lavora e che, nel loro insieme, sono critiche per le performance complessive di un'organizzazione.
Ognuna di queste decisioni, infatti, può non avere conseguenze importanti ma tutte insieme hanno un impatto enorme, anche dal punto di vista economico.

Ecco perché dovremmo imparare a considerare le decisioni alla stregua dei nostri prodotti o servizi e a prestare loro tutta l'attenzione del caso, lavorando molto bene sul processo decisionale e mettendolo a punto, esattamente come facciamo per tutti gli altri processi aziendali.

Siete d'accordo?

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Il ruolo del team leader nelle decisioni di gruppo (3)

Il secondo suggerimento per migliorare il processo decisionale all'interno dei gruppi, argomento che stiamo trattando in questi giorni, è il seguente:

Usare il problema per generare soluzioni

Una buona definizione del problema può essere posta in maniera produttiva e ciascun elemento della definizione può essere una fonte di possibili soluzioni.
Tutto ciò che dovete fare è incentivare il gruppo a continuare il processo di generazione di idee che rispondono a tutti gli elementi del problema.

In questo modo non solo si incoraggia l'individuazione di diverse soluzioni, ma anche l'approfondimento stesso delle soluzioni.
Le soluzioni saranno meno incomplete se si attengono a tutti gli aspetti di un problema.

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Il processo decisionale: gli elementi (3)

Completiamo il discorso iniziato nel post precedente sugli elementi che caratterizzano il processo decisionale parlando degli ultimi tre elementi: scelta, attuazione e revisione.

La scelta

In questa fase possiamo riconoscere alcune condizioni nelle quali il problema decisionale può essere affrontato:

- contesto deterministico che porta ad un'univocità della decisione
- contesto non deterministico che porta rischio (minimizzare la perdita di opportunità) e incertezza (eliminare alternative)

Gli atteggiamenti possibili sono:

- ottimistico: MaxMax (massimizzare il risultato)
- pessimistico: MaxMin (massimizzare il risultato positivo più sfavorevole)
- realistico: compromesso fra i precedenti

Le criticità tipiche di questa fase sono:

- la non-scelta non esiste (rimandare la decisione equivale a scegliere l'altyernativa "zero")
- la "decisione su come decidere" nei casi di rischio e di incertezza (prevalenti)
- atteggiamento del decisore: euforia / depressione / razionalità

L'attuazione

E' la fase in cui si mettono in campo modalità ed azioni per attuare le decisioni.

Le criticità tipiche di questa fase sono:

- gli attori sono soggetti diversi dal o dai decisori (problema di coordinamento, organizzazione e pianificazione)

La revisione

In questa ultima fase, si confrontano i risultati con gli obiettivi.

Le criticità tipiche di questa fase sono:

- scostamenti risultati / obiettivi (analisi delle cause)

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Il processo decisionale: gli elementi (2)

Riprendiamo il discorso iniziato nel post precedente sugli elementi che caratterizzano il processo decisionale parlando del secondo e del terzo elemento: conoscenze e modellizzazione.

Le conoscenze

Siamo nella fase di individuazione dei vincoli (tempi, risorse, ecc.) per il raggiungimento degli obiettivi e del contesto (mercato, ecc.) in cui si dovrà agire.

Le criticità tipiche di questa fase sono:

- conflittualità fra obiettivi di breve e lungo periodo
- incompatibilità fra obiettivi e risorse
- autonomia decisionale
- turbolenza ambientale (cambiamenti, velocità e complessità)

La modellizzazione

E' la fase in cui si cerca di schematizzare la situazione in rapporto alle variabili ed ai vincoli.
In questo momento si cerca anche di generare alternative e di valutare gli effetti della decisione (ad es. attraverso la Teoria dei giochi).

Le criticità tipiche di questa fase sono:

- capacità di generare alternative (limitazioni per abitudini / percezione / conoscenze / costi / tempi)
- cambiamento della natura delle variabili al variare dell'alternativa
- comportamento degli attori

Domani parleremo degli ultimi tre elementi del processo: la scelta, l'attuazione e la revisione.

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Il processo decisionale: gli elementi (1)

Il processo decisionale, indipendentemente dall'ambito in cui la decisione si sviluppa, si compone di soggetti che definiscono gli obiettivi, di soggetti che operano per raggiungere questi obiettivi e di alcuni elementi caratteristici:

1) Percezione della realtà

2) Conoscenze

3) Modellazione

4) Scelte

5) Attuazione

6) Revisione

La percezione della realtà

E'l'innesco del processo decisionale a seguito di una direttiva di ordine superiore (Direzione aziendale, normativa, legge, ecc.) o di problemi / opportunità

Le criticità tipiche di questa fase sono:

- condizionamento da parte della cultura dominante nell'interpretazione degli input
- conflittualità fra azienda e individui, fra gruppi dell'organizzazione e fra individui
- conflitto fra sotto-obiettivi
- troppi attori che "calcano la scena"

Lunedì parleremo del secondo elemento del processo: le conoscenze

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Il processo decisionale, gli obiettivi e le azioni

Parlando di Sistema Qualità, non si può fare a meno di parlare del processo decisionale e di come questo debba essere calato nella realtà dell'organizzazione attraverso gli obiettivi e le azioni.

Le decisioni, solitamente, partono dal vertice dell'azienda (la Direzione Generale) per poi articolarsi nei diversi dipartimenti (Direzione Produzione, Direzione Marketing, Direzione Vendite, ecc.)

Proviamo a spiegare meglio le dinamiche decisionali con un esempio pratico.

Obiettivo della Direzione Generale: Aumentare le quote di mercato

L'obiettivo viene comunicato a tre direzioni declinato in tre sotto-obiettivi:

Direzione Produzione: produrre di più
Direzione Marketing: migliorare l'immagine
Direzione Vendite: vendere di più

Ogni sotto-obiettivo andrà, poi, a sua volta articolato in azioni ben precise. vediamole da vicino:

Direzione Produzione: investire in capacità produttiva e ricorrere a subforniture
Direzione Marketing: modificare la pubblicità del prodotto
Direzione Vendite: potenziare la rete vendita e ridurre i prezzi

Ora è tutto un po' più chiaro? Provate a fare voi degli esempi.

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Come diventare un buon manager: imparare a prendere decisioni

Imparare a decidere è una delle cose più difficili ma è anche una base imprescindibile per qualunque manager.

Il modo più sicuro per prendere una decisione, spesso, è quello che si basa su una buona raccolòta di dati e di evidenze oggettive. Non fidatevi del vostro intuito: informatevi, chiedete a chi ne sa più di voi su un determinato argomento, raccogliete tutte le informazioni che vi servono per prendere una decisione giusta, non solo quelle che possono andare a supporto di una vostra teoria.

Accettate eventuali suggerimenti se possono tornare utili alla causa che state perseguendo e non privatevi dell'utilissimo supporto che può arrivarvi dall'esperienza di chi conosce l'organizzazione da più tempo di voi.