Date un'occhiata all'e-mail riportata qui sotto:
Da: Risorse Umane ---------------------------------------
A: Mario Rossi
Cc:
Ccn:
Oggetto: Posizione Commerciale estero (rif. 7672P)
-------------
Egregio Signor Rossi,
la ringraziamo per la sua e-mail con la quale ci ha comunicato il suo interesse per la posizione vacante di cui all'oggetto.
Ci confermi gentilmente se preferisce ricevere il modulo per la domanda e la trasmissione del curriculum via e-mail (in formato Word) o in forma cartacea per posta ordinaria e, in questo secondo caso, ci comunichi il suo indirizzo fisico.
Se ha altre domande non esiti a contattarci via e-mail o telefono.
Cordiali saluti
Paolo Bianchi
Responsabile Risorse Umane di ----------------
e-mail: paolorossi@--------------
Via -------------------------------
Tel -------------------------------
Fax ------------------------------
***************
1 Chi è il mittente? E' chiaro?
2 Chi è il ricevente? E' ben identificato?
3 C'è una firma?
4 Esiste un oggetto?
5 L'e-mail è stata inoltrata anche ad altri mediante le opzioni Cc e Ccn?
6 Qual è lo scopo dell'e-mail?
7 E' specificato il formato di un eventuale allegato?
8 E' specificato cosa dovrà fare il ricevente?
Adesso fermatevi per un attimo a riflettere sulle ultime e-mail che avete spedito e ricevuto.
Era sempre ben indicata l'azione che il ricevente avrebbe dovuto fare? Era chiaro il motivo per cui si era mandata l'e-mail?
Molte organizzazioni hanno delle vere e proprie linee guida realizzate per spiegare ai collaboratori come scrivere un'e-mail.
Provate a dare un'occhiata a questo esempio:
1 Assicuratevi di avere l'indirizzo e-mail corretto della persona che volete contattare. E' molto facile mandare un'e-mail alla persona sbagliata e questo si tradurrebbe in un allungamento dei tempi di risposta. Eventualmente, se non avete l'indirizzo, telefonate all'organizzazione da contattare e chiedete a chi potete scrivere per la vostra problematica
2 Utilizzate il campo "Cc:" solamente se pensate che altri debbano essere informati della vostra corrispondenza. Se - invece - pensate che una persona debba fare una certa azione dopo aver ricevuto la vostra e-mail, inseritela nel campo "A:"
3 Nella vostra e-mail includete le seguenti informazioni:
- il vostro nome
- il vostro titolo (ad es. Responsabile Sistema Qualità)
- il nome dell'azienda e l'indirizzo
- il telefono diretto e quello del centralino
4 Assicuratevi che nell'e-mail venga ben descritto il motivo per cui la si sta spedendo e verificate che sia chiara e ben scritta
5 Non rispondete ad un'e-mail scritta a più persone usando il "Rispondi a tutti" a meno che non sia necessario mandare a tutti la vostra risposta
6 Per il vostro messaggio utilizzate, per quanto possibile, il corpo dell'e-mail. Se proprio doveste mandare un file allegato, informatevi su quali formati sono supportati dal ricevente
7 Se spedite l'e-mail a diverse persone che non si conoscono, inserite i loro recapiti nel capo Ccn. Per nessun motivo i loro indirizzi dovranno essere posti nel campo in chiaro "A:"
8 Selezionate "priorità alta" solamente se la vostra e-mail richiede un'azione rapida o se il ricevente sta attendendo da voi alcune informazioni urgenti
9 Non inoltrate un'e-mail a meno che il futuro destinatario non vi abbia esplicitato chiaramente il permesso di farlo
Voi avete delle linee guida simili?
Se sì, in cosa differiscono da queste? Se no, pensate potrebbero essere utili o all'interno della vostra organizzazione tutti sanno già utilizzare al meglio questo strumento?
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Da: Risorse Umane ---------------------------------------
A: Mario Rossi
Cc:
Ccn:
Oggetto: Posizione Commerciale estero (rif. 7672P)
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Egregio Signor Rossi,
la ringraziamo per la sua e-mail con la quale ci ha comunicato il suo interesse per la posizione vacante di cui all'oggetto.
Ci confermi gentilmente se preferisce ricevere il modulo per la domanda e la trasmissione del curriculum via e-mail (in formato Word) o in forma cartacea per posta ordinaria e, in questo secondo caso, ci comunichi il suo indirizzo fisico.
Se ha altre domande non esiti a contattarci via e-mail o telefono.
Cordiali saluti
Paolo Bianchi
Responsabile Risorse Umane di ----------------
e-mail: paolorossi@--------------
Via -------------------------------
Tel -------------------------------
Fax ------------------------------
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1 Chi è il mittente? E' chiaro?
2 Chi è il ricevente? E' ben identificato?
3 C'è una firma?
4 Esiste un oggetto?
5 L'e-mail è stata inoltrata anche ad altri mediante le opzioni Cc e Ccn?
6 Qual è lo scopo dell'e-mail?
7 E' specificato il formato di un eventuale allegato?
8 E' specificato cosa dovrà fare il ricevente?
Adesso fermatevi per un attimo a riflettere sulle ultime e-mail che avete spedito e ricevuto.
Era sempre ben indicata l'azione che il ricevente avrebbe dovuto fare? Era chiaro il motivo per cui si era mandata l'e-mail?
Molte organizzazioni hanno delle vere e proprie linee guida realizzate per spiegare ai collaboratori come scrivere un'e-mail.
Provate a dare un'occhiata a questo esempio:
1 Assicuratevi di avere l'indirizzo e-mail corretto della persona che volete contattare. E' molto facile mandare un'e-mail alla persona sbagliata e questo si tradurrebbe in un allungamento dei tempi di risposta. Eventualmente, se non avete l'indirizzo, telefonate all'organizzazione da contattare e chiedete a chi potete scrivere per la vostra problematica
2 Utilizzate il campo "Cc:" solamente se pensate che altri debbano essere informati della vostra corrispondenza. Se - invece - pensate che una persona debba fare una certa azione dopo aver ricevuto la vostra e-mail, inseritela nel campo "A:"
3 Nella vostra e-mail includete le seguenti informazioni:
- il vostro nome
- il vostro titolo (ad es. Responsabile Sistema Qualità)
- il nome dell'azienda e l'indirizzo
- il telefono diretto e quello del centralino
4 Assicuratevi che nell'e-mail venga ben descritto il motivo per cui la si sta spedendo e verificate che sia chiara e ben scritta
5 Non rispondete ad un'e-mail scritta a più persone usando il "Rispondi a tutti" a meno che non sia necessario mandare a tutti la vostra risposta
6 Per il vostro messaggio utilizzate, per quanto possibile, il corpo dell'e-mail. Se proprio doveste mandare un file allegato, informatevi su quali formati sono supportati dal ricevente
7 Se spedite l'e-mail a diverse persone che non si conoscono, inserite i loro recapiti nel capo Ccn. Per nessun motivo i loro indirizzi dovranno essere posti nel campo in chiaro "A:"
8 Selezionate "priorità alta" solamente se la vostra e-mail richiede un'azione rapida o se il ricevente sta attendendo da voi alcune informazioni urgenti
9 Non inoltrate un'e-mail a meno che il futuro destinatario non vi abbia esplicitato chiaramente il permesso di farlo
Voi avete delle linee guida simili?
Se sì, in cosa differiscono da queste? Se no, pensate potrebbero essere utili o all'interno della vostra organizzazione tutti sanno già utilizzare al meglio questo strumento?
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
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