La standardizzazione del lavoro

Standardizzare un processo, un'attività o un lavoro serve per:

• mantenere alta la produttività
• garantire la stabilità di un processo
• assicurare la qualità del lavoro svolto
• garantire la sicurezza del lavoratore e del prodotto
• fornire una base per la formazione dei lavoratori
• stabilire chiaramente un punto di inizio e una fine per ogni lavoro

 Per standardizzare qualcosa bisogna:

1. definire e organizzare in sequenza gli elementi che comporranno il nostro processo, l'attività o il lavoro che ci accingiamo a standardizzare
2. rendere questi elementi facilmente ripetibili in sequenza da qualunque operatore
3. avere come obiettivo il Kaizen perché, se il lavoro standardizzato non cambia mai al fine di migliorarsi, significa che stiamo regredendo

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Specifiche e standard (2)

Dopo aver compreso in quali rapporti stiano stardard e specifiche, soffermiamoci un attimo su queste ultime.

La specifica è il documento che prescrive i requisiti che un prodotto o un servizio  devono rispettare per poter essere giudicati conformi.

La specifica descrive, ad esempio, come un prodotto o servizio debba essere:

• progettato;
• realizzato;
• imballato;
• consegnato;
• ecc.

e una buona specifica descriverà nel dettaglio:

• le performance che il prodotto o servizio dovrà avere;
• tutti i suoi parametri;
• eventuali materiali da utilizzare per la sua costruzione;
• le metodologie di produzione;
• i requisiti legati ad eventuali test e verifiche;
• tutti i riferimenti ad altri requisiti applicabili

Affinché una specifica sia chiara, infine, dovrà essere scritta in modo da essere ben comprensibile da parte di tutti per non risultare ambigua e prestarsi a diverse interpretazioni.

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Specifiche e standard

Tra la standardizzazione e il processo che sta alla base della definizione delle specifiche c'è una relazione molto forte. Per assicurare, infatti, che un prodotto o servizio sia standardizzato e possa essere ricreato assolutamente identico a se stesso per il numero di volte che desideriamo, occorre affidarsi alle specifiche che devono essere preparate in modo che non diano adito a fraintendimenti ma descrivano chiaramente i requisiti del prodotto o del servizio da realizzare.

Ci sono standard nazionali e internazionali che, se utilizzati, ci aiutano ad assicurarci che le specifiche che prepararemo soddisfino certi criteri definiti per ciò che concerne le performance del prodotto, la sua sicurezza, ecc.

La standardizzazione non garantisce che siano state selezionati la migliore progettazione o le migliori specifiche ma, se viene utilizzata correttamente nel processo di preparazione delle specifiche, fornisce parecchie opportunità di imparare dalle singole innovazioni del settore ed, eventualmente, di adattare gli standard di riferimento all'evoluzione tecnologica alla quale stiamo assistendo.
Chiaramente è auspicabile, quando possibile, che i progettisti si basino sull'utilizzo di metodologie e materiali conosciuti, per garantire l'affidabilità di ciò che stanno progettando, ma spingere un progettista a stare alla larga da materiali sviluppati di recente o da componenti e tecniche ancora poco conosciuti può causare una vera e propria stagnazione dell'evoluzione tecnologica dell'organizzazione.
Occorre raggiungee un equilibrio tra l'analisi dei vantaggi rappresentati dall'innovazione e quelli derivanti da una riproducibilità di ciò che già conosciamo alla perfezione. Se si deciderà di seguire il percorso innovativo, allora questa decisione dovrà essere giustificata  in maniera oggettiva rispetto alle alternative conosciute.

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Standard, anomalia e ideale

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Qualche tempo fa, Gemba Panta Rei riportò le seguenti affermazioni, sostenendo che fossero tutte vere:

1. Quando manca uno standard per fare un certo lavoro, c'è un'anomalia
2. Quando lo standard esiste ma non viene seguito, c'è un'anomalia
3. Quando lo standard esiste e viene seguito, può esserci un'anomalia

La maggior parte di voi, leggendo queste frasi, sarà sicuramente d'accordo con le prime due ma non certo con la terza. Vediamole, dunque, nel dettaglio.

La prima frase è sicuramente vera perché uno standard deve esistere a priori per ogni processo. Quando sembra mancare, semplicemente il management non l'ha riconosciuto o non l'ha reso evidente. Non aver chiaramente stabilito uno standard, dunque, rappresenta un'anomalia.

Anche la seconda frase è vera perché, quando viene identificato uno standard, è come se affermassimo che quello è il modo corretto di procedere, quello normale. Non seguirlo, dunque, rappresenta un'anomalia.

L'ultima frase è vera, anche se a prima vista parrebbe il contrario, perché anche se viene seguito uno standard può trattarsi di mera aderenza a ciò che è richiesto ma essere percepito come una situazione lontana da quella desiderata.

Toyota afferma che gli standard sono un qualcosa di temporaneo e che non c'è niente di stabilito in maniera assoluta. C'è sempre un obiettivo più alto al quale ci si riferisce come "condizione ideale".
La metodologia Kaizen, molto seguita in azienda, sfida le persone ad andare presso il gemba (una postazione di lavoro) per osservare direttamente quello che succede, capire ed individuare eventuali situazioni o cose che pur non avendo grossi difetti potrebbero, se trascurate, diventare dei problemi, provare ad immaginare quale potrebbe essere la situazione ideale e muoversi in quella direzione per superare lo standard e tendere all'ideale, una condizione percepita come priva di forzature.