Si lavora anche col telefono! (5)

Chiudiamo il nostro discorso sull'utilizzo del telefono per lavoro parlando delle cose che assolutamente NON dovete fare:

- non utilizzate suonerie che disturbino gli altri sia per la tipologia sia per il volume

- cercate di rispondere entro il terzo squillo sia per rispetto verso chi vi sta chiamando sia per non disturbare chi divide l'ufficio con voi

- non urlate: il vostro interlocutore vi sente benissimo e, urlando, correte solo il rischio di disturbare chi vi è vicino

- spegnete il cellulare quando siete in riunione o quando avete un appuntamento con qualcuno o, se proprio non potete, attivate la funzione vibrazione

- se vi suona il telefono e non potete rispondere (ad esempio perché siete in macchina) cercate di richiamare non appena vi sarà possibile

Si lavora anche col telefono! (2)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Alcune linee guida da usare al telefono

- presentatevi sempre al vostro interlocutore, può sembrare scontato ma molti non lo fanno convinti di essere riconosciuti

- rivolgetevi a chi vi ascolta chiamandolo per nome e con cortesia, ad esempio "Buongiorno sig. ....., come sta?"

- siate brevi

- non siate mai bruschi

- non siate impazienti, ascoltate attentamente tutto quello che vi viene detto

- non interrompete la persona che vi sta parlando

- se dovete lasciare qualcuno in attesa per un breve periodo, chiedetegli cortesemente il permesso. Ad esempio: "Ho una chiamata sull'altra linea, posso lasciarla in attesa per qualche secondo? Grazie, molto gentile"

- terminate la vostra conversazione con una formula di saluto gentile

- quando ricevete una telefonata rispondete entro i primi tre squilli

- nel caso qualcuno non vi abbia trovato e vi abbia lasciato un messaggio, richiamatelo in un lasso di tempo ragionevole