Si lavora anche col telefono! (5)

Chiudiamo il nostro discorso sull'utilizzo del telefono per lavoro parlando delle cose che assolutamente NON dovete fare:

- non utilizzate suonerie che disturbino gli altri sia per la tipologia sia per il volume

- cercate di rispondere entro il terzo squillo sia per rispetto verso chi vi sta chiamando sia per non disturbare chi divide l'ufficio con voi

- non urlate: il vostro interlocutore vi sente benissimo e, urlando, correte solo il rischio di disturbare chi vi è vicino

- spegnete il cellulare quando siete in riunione o quando avete un appuntamento con qualcuno o, se proprio non potete, attivate la funzione vibrazione

- se vi suona il telefono e non potete rispondere (ad esempio perché siete in macchina) cercate di richiamare non appena vi sarà possibile

Si lavora anche col telefono! (2)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Alcune linee guida da usare al telefono

- presentatevi sempre al vostro interlocutore, può sembrare scontato ma molti non lo fanno convinti di essere riconosciuti

- rivolgetevi a chi vi ascolta chiamandolo per nome e con cortesia, ad esempio "Buongiorno sig. ....., come sta?"

- siate brevi

- non siate mai bruschi

- non siate impazienti, ascoltate attentamente tutto quello che vi viene detto

- non interrompete la persona che vi sta parlando

- se dovete lasciare qualcuno in attesa per un breve periodo, chiedetegli cortesemente il permesso. Ad esempio: "Ho una chiamata sull'altra linea, posso lasciarla in attesa per qualche secondo? Grazie, molto gentile"

- terminate la vostra conversazione con una formula di saluto gentile

- quando ricevete una telefonata rispondete entro i primi tre squilli

- nel caso qualcuno non vi abbia trovato e vi abbia lasciato un messaggio, richiamatelo in un lasso di tempo ragionevole

Si lavora anche col telefono!

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Come abbiamo scritto nel titolo, si lavora anche col telefono e, potremmo aggiungere, col telefono si possono comunicare o meno Qualità e organizzazione.

Vediamo, dunque, brevemente come utilizzare questo strumento che, proprio come l'e-mail, viene spesso usato male, creando un mucchio di problemi e di fraintendimenti.

Prima di telefonare

- Avete una serie di numeri di telefono che utilizzate spesso? Teneteli a portata di mano o, ancora meglio, memorizzateli come numeri brevi, risparmierete tempo

- Controllate sempre bene il nome della persona con cui desiderate parlare. E' straniera? Siete certi di ricordare come si pronuncia esattamente il suo nome?

- Assicuratevi che sia il momento più opportuno per fare la vostra telefonata. Questo accorgimento non vale solo se state telefonando all'estero ma anche se state chiamando un cellulare. Il fatto che sia acceso non significa automaticamente che non state disturbando.

- Appena il vostro interlucotore vi risponderà, chiedete se lo state disturbando e, in questo caso, offritevi di richiamarlo più tardi

- La linea è disturbata e non vi permette di fare una conversazione rilassata e serena? Anche in questo caso offritevi di richiamare più tardi.

Domani vedremo insieme alcune linee guida per condurre la telefonata vera e propria.