La terza fase del BPM

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Oggi parliamo della terza fase del Business Process Management. Queste sono le puntate precedenti: BPM, fase 1: progettazione e fase 2: stakeholders.

Definire il processo "as is" -

Per poter iniziare il lavoro di miglioramento su un processo occorre sapere bene come funziona e cosa dobbiamo invece provare a cambiare.

Per fare questo occorre avere un buon punto di partenza cioè descrivere il processo "as is" ("com'è") nei termini di come viene svolto nella quotidianità del lavoro.

Uno dei problemi più ricorrenti dei processi è che mancano di definizione per quanto riguarda la documentazione e la chiarezza di come vanno fatte le cose.

Esaminate, dunque, punto per punto il processo e iniziate a documentarlo, annotandovi i punti che, a vostro giudizio, vanno migliorati.

Definite quali sono le performance attuali e disegnate il flusso delle azioni legate al processo in modo da poterle avere più chiare.

BPM: fase 2 - Stakeholders

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La fase 2 del Business Process Management riguarda gli stakeholders, cioè tutti coloro che hanno un qualche interesse per la nostra organizzazione (clienti, personale, fornitori, società, ecc.)

Precisamente, vanno identificati tutti gli stakeholders sui quali andrà ad impattare la revisione del nostro processo, così come andranno chiariti i loro requisiti affinché possano essere soddisfatti tramite questa revisione.

Tra gli stakeholders state attenti a non dimenticare i clienti interni.

BPM: fase 1 - Progettazione

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Ieri abbiamo introdotto il concetto di Business Process Management. Oggi prenderemo in esame la prima fase con cui viene applicata questa metodologia, la fase di:

Design (Progettazione)- Una buona progettazione dei nostri processi riduce il numero di problemi che può originare e il bisogno di interventi migliorativi.

Scopo di questa fase è quello di assicurare che venga avviata una progettazione delle cose da fare corretta ed esaustiva.

Per avviare questa prima fase occorrerà:

1) scegliere da quale processo partire (se da uno già in essere che va migliorato o se da uno completamente nuovo)
2) formare la squadra di lavoro che si occuperà della progettazione del processo scelto
3) definire ruoli e responsabilità dei membri del team
4) identificare gli obiettivi del processo e i risultati che ci aspettiamo di ottenere

Business Process Management

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Il Business Process Management (BPM) viene utilizzato dalle organizzazioni per migliorare i processi interni.

Un processo inizia con la chiara definizione dei bisogni dei clienti e termina con il loro completo soddisfacimento.

Un'efficace gestione dei processi deve mirare ad allineare gli obiettivi di un'organizzazione con ciò che serve davvero alla sua clientela.

E' un tipo di approccio che va ad aumentare l'efficacia e l'efficienza dei processi utilizzando strumenti come l'innovazione, la flessibilità e l'integrazione con la tecnologia che vanno ad ottimizzare il lavoro quotidiano.

Ci sono moltissime discipline che rientrano sotto al grande cappello della BPM. Per citarne solo alcune, ricordiamo il Total Quality Management (TQM), il Six Sigma e la Lean manufacturing, tutte metodologie che contengono parecchi elementi per il miglioramento dei processi.

Inventario: un'altra classificazione

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Nel post precedente vi abbiamo proposto una classificazione delle tipologie di magazzini e di scorte che, solitamente, vengono mantenuti all'interno di un'organizzazione.

Oggi ne vediamo un'altra che, forse, vi è più familiare.

- Magazzino materie prime: contiene i materiali che saranno utilizzati per la produzione

- Magazzino WIP o "work in process": contiene i materiali e i componenti che hanno iniziato la loro trasformazione in beni finiti

- Magazzino beni finiti: contiene le merci già lavorate e pronte per essere spedite ai clienti

- Magazzino beni da rivendere: contiene le merci rese che, con le opportune rilavorazioni, possono essere rivendute

- Magazzino parti di ricambio: contiene quei componenti che vengono mantenuti per ogni modello di bene prodotto affinché siano a disposizione del cliente quando ne fa richiesta

Inventario: classificazione

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Continuando il discorso iniziato ieri, prendiamo oggi in esame le diverse tipologie di inventario che possiamo avere:

1) Stock di sicurezza (è una scorta minima che va ad appianare eventuali problemi che dovessero insorgere nella catena produttiva)

2) Stock del ciclo di lavoro (utilizzato nella produzione a lotti, è la scorta che rimane una volta esclusa quella del buffer)

3) De-coupling buffer (questo termine preso in prestito dall'estero individua un doppia scorta di tipo "buffer" che viene mantenuta sia dal fornitore sia dal cliente-utilizzatore del materiale)

4) Scorta anticipata (una scorta di materiale extra che va a coprire un picco di domanda. Tipico l'esempio dei gelati in estate)

5) Pipeline stock (identifica quei beni in transito tra il posto dove vengono prodotti e quello dove vengono distribuiti. Sono quei beni che hanno lasciato l'azienda ma non sono ancora arrivati al cliente)

L'inventario

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Abbiamo appena chiuso il 2008 (a proposito...buon 2009 a tutti voi!) e ci apprestiamo a vivere questo secondo giorno del 2009: un momento ideale per pensare all'inventario, giusto?

L'inventario non è altro che una lista di beni e di materiali che sono disponibili presso i nostri magazzini.

Il termine "inventario" venne utilizzato per la prima volta nel lontano 1415 quando troviamo registrata su carta la nuova parola francese "inventaire".

Ma quali sono le ragioni che ci spingono a mantenere un magazzino di beni?

Sono sostanzialmente tre:

1) Il tempo - il ritardo naturale nella catena dei fornitori tra il nostro ordine e la consegna della merce deve essere colmato dalla giusta quantità di merce a disposizione dei reparti produttivi o dei clienti,

2) Incertezza - le scorte vengono mantenute anche per fronteggiare un'anomala domanda di beni da parte del mercato

3) Economie di scala - comprare quantità più grandi di materiali e movimentarli nello stesso momento può portare qualche vantaggio in termini di economia di scala