Processi e BPM (4)

Se si vuole imparare ad applicare bene lo strumento del BPM, occorre capire prima di tutto che standardizzare i processi non significa compiere un'azione fine a se stessa.
Le organizzazioni, infatti, dovrebbero standardizzare i processi solamente quando questi hanno raggiunto una performance tale da poter rappresentare un punto fermo all'interno del sistema. Standardizzare quando si è arrivati a questo punto ha un senso per ciò che riguarda le prestazioni del processo.  

Cerchiamo anche di capire che "standardizzare" non significa necessariamente attuare dei cambiamenti all'interno del sistema. Al contrario, spesso un approccio BPM si utilizza per gestire e "fissare" un cambiamento che è già intercorso, in modo che sia in grado di soddisfare le esigenze di tutte le parti interessate.
 
L'obiettivo del BPM, se viene utilizzato da organizzazioni interessate alla creazione del valore, deve essere gestire l'intera struttura dei processi in un modo che consenta all'azienda nel suo complesso di ottenere prestazioni elevate.  

Nel  corso degli anni, si è visto le organizzazioni che hanno buone prestazioni possiedono alcune caratteristiche comuni:
 
• si focalizzano sul mercato e cercano di migliorare la loro posizione al suo interno;
• hanno capacità che le distinguono dalla concorrenza;
• sono in grado di fare la differenza nel mercato di riferimento;
• non hanno paura di innovare;
• sono veloci nel rispondere ai cambiamenti;
• mantengono monitorate le loro prestazioni; 
• considerano strategici gli strumenti informatici; 
• mettono le persone nelle condizioni di crescere; 
• possono contare su leader validi
  Tutte queste caratteristiche possono, in qualche modo, essere influenzate da un approccio appropriato al BPM che offre tre risultati fondamentali per l'organizzazione:
 
• una chiarezza per decidere quale direzione strategica seguire;
• un valido strumento per allineare le risorse di un'organizzazione;
• un supporto per migliorare la disciplina nello svolgimento delle attività quotidiane

Cosa ne pensate? Siete d'accordo? 

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Processi e BPM (3)

I cinque punti di vista che vi avevamo anticipato venerdì e che servono per descrivere adeguatamente un processo sono:
 
- il punto di vista dell'organizzazione che serve per individuare chiaramente chi (persone, dipartimenti, reparti, ecc) sia coinvolto all'interno del processo;
- il punto di vista funzionale che è necessario per capire quali funzioni vengano svolte all'interno del processo;
- il punto di vista dei dati che ci spiega quali informazioni siano necessarie perchè il processo possa svolgersi al meglio e quali dati dovranno essere prodotti come output del processo;
- il punto di vista del cliente finale che si concentrerà sugli output forniti per capire se vadano bene in base alle sue necessità;
- il punto di vista del controllo che dovrà verificare che tutto si incastri alla perfezione e che un'esigenza - tra quelle appene elencate - non superi in importanza le altre 
 
Per capire alla perfezione come strutturare e migliorare un processo, è fondamentale analizzarne ogni aspetto per capire, ad esempio, chi sia responsabile di certe attività compiute al suo interno e quale dipartimento utilizzi alcuni dati prodotti. La risultante di questi ragionamenti sarà una visione integrata dei vari aspetti di un processo che è poi la chiave per una sua buona gestione e deve diventare la base del BPM. 

Organizzazione e processi devono diventare un tutt'uno fino a originare una vera e propria disciplina per la loro gestione.


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Processi e BPM (2)

Ci sono processi che possono essere scomposti in sottoprocessi che costituiscono quasi dei processi a sé che si coordinano uno all'altro per costituire il processo nella sua interezza.

Ogni sottoprocesso è "attivato" dal sottoprocesso precedente e fornisce un risultato (ouput) per il sottoprocesso successivo. Ovviamente, il primo sottoprocesso avrà il suo input all'esterno del processo e l'ultimo fornirà un output per il cliente finale o per un altro processo interno.

Questa scomposizione gerarchica dei processi più complessi permette di esaminarli con un dettaglio maggiore.
Spesso ci viene chiesto quando si può smettere di scomporre un processo. La risposta è semplice: un processo aziendale può essere scomposto finché ogni sottoprocesso ha ancora un senso dal punto di vista organizzativo. Bisogna fermarsi quando, se si scomponesse ulteriormente il processo, si otterrebbero solamente una serie di attività prive di senso in un'ottica di BPM.


In un'organizzazione orientata ai processi, le persone si chiedono sempre come il loro lavoro influisca su quello degli altri. 
Ogni lavoratore sa perfettamente che non si limita semplicemente ad eseguire delle attività, ma contribuisce al sistema generale costituito da tutti i processi aziendali e al raggiungimento degli obiettivi complessivi.
 
Lunedì vedremo come un processo di business possa essere descritto grazie a cinque diversi punti di vista. Non mancate!

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Processi e BPM

Oggi il tema della gestione dei processi aziendali (BPM) è più caldo che mai nel nostro settore anche grazie alla nuova ISO 9001:2015 che, finalmente, ha rivisto persino la sua struttura per trasmettere in toto l'abbandono del ragionamento per funzioni a favore di un'impostazione del lavoro per processi.

Ormai sono molti anni che ragioniamo su questo tema eppure, anche se sembra incredibile, spesso svolgiamo ancora le nostre azioni in un'ottica di struttura per funzioni.  
Ancora oggi ci sono organizzazioni che non sanno nulla di Business Process Management e che credono di non averne bisogno.

Eppure i concetti di "processo" e di BPM sono estremamente utili e possono essere applicati all'interno di un'organizzazione per ottenere prestazioni migliori e produrre immediatamente
valore.  

Partiamo dalle definizioni. 

Il termine "processo" è usato in molti modi diversi, quindi è importante definire bene ciò che intendiamo quando parliamo di un processo aziendale.  
Un processo è  un insieme di azioni ordinate in una certa sequenza al fine di fornire un valore al processo a valle o a un cliente esterno.  
Il suo inizio è sempre chiaramente ben definito da un evento che può essere esterno (ad esempio l'ordine di un cliente che avvia il processo della sua gestione) o interno (ad esempio il termine del processo di produzione di un prodotto che avvia il processo logistico che sta alla base della sua consegna al cliente).



Ogni processo è un sottogruppo ben definito di una organizzazione complessiva del lavoro.
Ad ognuna di queste unità organizzative viene assegnato un responsabile, che viene generalmente chiamato il "proprietario del processo".  
Poiché il processo fornisce un valore per qualcuno che è ben definito, la sua prestazione può sempre essere misurata sulla base di questo valore. 

Il risultato di un'azienda che lavora per processi è un'organizzazione orientata al cliente perché è il cliente (interno od esterno) che stabilisce gli indicatori in base ai quali misurare il rendimento del processo.  
Quando si lavora per processi, inoltre, si è in grado di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato dato che si dovrebbe essere abituati a cambiare in base alle esigenze dei clienti.

Continueremo il nostro discorso domani, quando affronteremo l'argomento dei sottoprocessi.

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Business Process Management: conclusioni

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Il Business Process Management (BPM) viene utilizzato dalle organizzazioni per migliorare i processi interni.

Un processo inizia con la chiara definizione dei bisogni dei clienti e termina con il loro completo soddisfacimento.

Un'efficace gestione dei processi deve mirare ad allineare gli obiettivi di un'organizzazione con ciò che serve davvero alla sua clientela.

E' un tipo di approccio che va ad aumentare l'efficacia e l'efficienza dei processi utilizzando strumenti come l'innovazione, la flessibilità e l'integrazione con la tecnologia che vanno ad ottimizzare il lavoro quotidiano.

Ci sono moltissime discipline che rientrano sotto al grande cappello della BPM. Per citarne solo alcune, ricordiamo il Total Quality Management (TQM), il Six Sigma e la Lean manufacturing, tutte metodologie che contengono parecchi elementi per il miglioramento dei processi.

La settima fase del BPM

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Oggi parliamo della settima fase del Business Process Management. Queste sono le puntate precedenti: BPM, fase 1: progettazione e fase 2: stakeholders, fase 3: definire il processo, fase 4: misurare il processo in essere, fase 5: identificare le barriere al miglioramento, fase 6: analisi delle cause scatenanti.

Fase 7 - Implementare le soluzioni

Dopo l'esame di tutti gli elementi che avete fatto nelle fasi precedenti, dovreste ora pronti per sviluppare delle soluzioni capaci di migliorare il processo sul quale state lavorando.

Spendete un po' di tempo per documentare bene ciò che avete intenzione di fare e per formare gli addetti al processo in merito ai nuovi sviluppi che avete deciso, in modo da essere certi di agire come preventivato.

Documentare i singoli cambiamenti vi servirà per tornare indietro, prima di un'implementazione delle modifiche su larga scala, qualora vi rendeste conto che ciò che avete cambiato del processo non funziona.

Una volta che i cambiamenti saranno stati implementati anche su larga scala continuate a monitorare il processo per vedere se i risultati sono quelli attesi oppure no.

Le azioni che dovrete compiere in questa fase sono le seguenti:

- sviluppare una o più soluzioni
- dare loro una priorità per l'implementazione
- implementare le soluzioni
- descrivere il nuovo comportamento del processo, identificando bene l'impatto su clienti esterni ed interni
-riorganizzare tutta la struttura in base ai cambiamenti apportati
- misurare i miglioramenti ottenuti

La sesta fase del BPM

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Oggi parliamo della sesta fase del Business Process Management. Queste sono le puntate precedenti: BPM, fase 1: progettazione e fase 2: stakeholders, fase 3: definire il processo, fase 4: misurare il processo in essere, fase 5: identificare le barriere al miglioramento.

Fase 6: Analisi delle cause scatenanti -

La Root Cause Analysis (RCA) o analisi delle cause profonde e scatenanti è uno strumento molto potente se utilizzato in un contesto come quello del miglioramento di processo.

Durante il vostro processo di Business Process Management vi imbatterete in alcuni problemi, piccoli o grandi, che necessitano di essere ben identificati e risolti.

Le tecniche della Root Cause Analysis vi aiuteranno ad identificare i problemi, ad analizzarli e a trovare la metodologia giusta per risolverli, identificando la soluzione migliore per farlo.

Cercate di capire quali sono le cause scatenanti di ogni blocco che incontrate sulla strada del miglioramento, identificate ogni barriera e rimuovetela.

La quinta fase del BPM

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Oggi parliamo della quinta fase del Business Process Management. Queste sono le puntate precedenti: BPM, fase 1: progettazione e fase 2: stakeholders, fase 3: definire il processo, fase 4: misurare il processo in essere.

Fase 5: Identificare le barriere al miglioramento - ogni viaggio verso il miglioramento comporta il superamento di alcuni ostacoli.

Uno degli ostacoli più comuni in tal senso è la resistenza al cambiamento da parte del management di posizione media e da parte di coloro che lavorano sul processo.

Nei vostri incontri con queste persone, assicuratevi che abbiano capito perché serve apportare miglioramenti al proceesso e cosa comporterebbe il fato di non migliorare. Cercate di averli tutti dalla vostra parte, manteneteli aggiornati su come sta procedendo il lavoro e date loro tutti i feedback necessari per farli sentire pienamente coinvolti anche in quelle fasi alle quali non partecipano direttamente.

Identificate tutte le cose che bloccano il lavoro che avete intenzione di fare ed eventuali barriere culturali o psicologiche.
Applicando, poi, le principali tecniche del Problem Solving cercate di risolvere questi piccoli o grandi ostacoli tenendo sempre ben presente che il vostro obiettivo finale è quello di avere clienti soddisfatti, sia esternamente sia internamente.

La quarta fase del BPM

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Oggi parliamo della quarta fase del Business Process Management. Queste sono le puntate precedenti: BPM, fase 1: progettazione e fase 2: stakeholders, fase 3.

Misurare il processo in essere -

ogni miglioramento che si vuole apportare ad un processo richiede che prima si sappia da dove stiamo partendo.
Bisogna, dunque, stabilire una base di dati capaci di illustrarci come funziona il processo che vogliamo migliorare.

Una volta effettuate tutte le misurazioni qualitative e quantitative potremo implementare i nostri cambiamenti e misurare, in seguito, come si sono evolute le performance del processo.

La terza fase del BPM

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Oggi parliamo della terza fase del Business Process Management. Queste sono le puntate precedenti: BPM, fase 1: progettazione e fase 2: stakeholders.

Definire il processo "as is" -

Per poter iniziare il lavoro di miglioramento su un processo occorre sapere bene come funziona e cosa dobbiamo invece provare a cambiare.

Per fare questo occorre avere un buon punto di partenza cioè descrivere il processo "as is" ("com'è") nei termini di come viene svolto nella quotidianità del lavoro.

Uno dei problemi più ricorrenti dei processi è che mancano di definizione per quanto riguarda la documentazione e la chiarezza di come vanno fatte le cose.

Esaminate, dunque, punto per punto il processo e iniziate a documentarlo, annotandovi i punti che, a vostro giudizio, vanno migliorati.

Definite quali sono le performance attuali e disegnate il flusso delle azioni legate al processo in modo da poterle avere più chiare.

BPM: fase 2 - Stakeholders

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La fase 2 del Business Process Management riguarda gli stakeholders, cioè tutti coloro che hanno un qualche interesse per la nostra organizzazione (clienti, personale, fornitori, società, ecc.)

Precisamente, vanno identificati tutti gli stakeholders sui quali andrà ad impattare la revisione del nostro processo, così come andranno chiariti i loro requisiti affinché possano essere soddisfatti tramite questa revisione.

Tra gli stakeholders state attenti a non dimenticare i clienti interni.

BPM: fase 1 - Progettazione

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Ieri abbiamo introdotto il concetto di Business Process Management. Oggi prenderemo in esame la prima fase con cui viene applicata questa metodologia, la fase di:

Design (Progettazione)- Una buona progettazione dei nostri processi riduce il numero di problemi che può originare e il bisogno di interventi migliorativi.

Scopo di questa fase è quello di assicurare che venga avviata una progettazione delle cose da fare corretta ed esaustiva.

Per avviare questa prima fase occorrerà:

1) scegliere da quale processo partire (se da uno già in essere che va migliorato o se da uno completamente nuovo)
2) formare la squadra di lavoro che si occuperà della progettazione del processo scelto
3) definire ruoli e responsabilità dei membri del team
4) identificare gli obiettivi del processo e i risultati che ci aspettiamo di ottenere

Business Process Management

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Il Business Process Management (BPM) viene utilizzato dalle organizzazioni per migliorare i processi interni.

Un processo inizia con la chiara definizione dei bisogni dei clienti e termina con il loro completo soddisfacimento.

Un'efficace gestione dei processi deve mirare ad allineare gli obiettivi di un'organizzazione con ciò che serve davvero alla sua clientela.

E' un tipo di approccio che va ad aumentare l'efficacia e l'efficienza dei processi utilizzando strumenti come l'innovazione, la flessibilità e l'integrazione con la tecnologia che vanno ad ottimizzare il lavoro quotidiano.

Ci sono moltissime discipline che rientrano sotto al grande cappello della BPM. Per citarne solo alcune, ricordiamo il Total Quality Management (TQM), il Six Sigma e la Lean manufacturing, tutte metodologie che contengono parecchi elementi per il miglioramento dei processi.