Preparare il materiale per un corso di formazione

Che cos'è un corso di formazione?

Con le parole "intervento formativo" si intende qualsiasi attività organizzata destinata a suscitare un cambiamento nella professionalità di una persona. 

Un corso di formazione, infatti, può cercare di:

• far crescere le competenze (sono azioni che possono essere osservate e acquisite: ad es. usare un macchinario)
• migliorare le conoscenze (sono capacità cognitive e si articolano in ciò che il lavoratore capisce: ad es. conoscere la norma ISO 9001, i meccanismi delle ricerche di mercato o i principi della contabilità. La conoscenza è meno quantificabile e osservabile rispetto delle competenze)
• far cambiare atteggiamento (l'attitudine riguarda la sfera delle sensazioni e non si  può insegnare anche se l'atteggiamento è un fattore importante nel processo di apprendimento. In qualità di docente è importante ricordare che come le persone la pensino circa l'organizzazione per cui lavorano, influenzerà la loro performance)
• soddisfare un bisogno specifico

Dato che sarà capitato (o capiterà) a molti di voi di dover spiegare delle cose ai colleghi in maniera organizzata, lunedì vedremo insieme come affrontare un corso di formazione dalla parte del docente.

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I compiti del team manager

Come abbiamo scritto tante volte, lavorare in gruppo non è semplice e non si impara dall'oggi al domani. Per questo è utile utilizzare un facilitatore appositamente formato che vada a ricoprire il ruolo di team manager, in attesa di formare una risorsa interna.

I compiti del responsabile di un gruppo sono, essenzialmente, i seguenti:

• adoperarsi perché il gruppo raggiunga gli obiettivi che si è posto
• padroneggiare gli strumenti di gestione dei gruppi
• portare le persone a generare idee
• definire bene l'argomento di discussione e l'obiettivo 
• annotare tutte le idee, le obiezioni, gli spunti per poterci riflettere al momento giusto
• coinvolgere tutti nel gruppo in modo equilibrato, sollecitando opinioni
  
• controllare chi parla troppo e far intervenire chi partecipa poco alla vita del gruppo
• riportare la discussione del gruppo sull'oggetto corretto nel caso in cui devii
• gestire opportunamente il tempo a disposizione del gruppo
• fare la sintesi di ciò che si è detto, aiutare a trarre conclusioni, riformulare i punti importanti
• parlate con tranquillità e cercare di sedare eventuali litigi sul nascere
• parlare in modo chiaro con ognuno dei membri del team
• alla fine di ogni incontro, lasciare alle persone un programma di lavoro da svolgere prima del prossimo incontro

Vi vengono in mente altri compiti?


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Sei intelligente?

Sto leggendo il godibilissimo libro "Thinking on your feet" che insegna a cavarsela al meglio in ogni situazione che preveda una qualche forma di comunicazione.

Per rompere subito il ghiaccio in maniera simpatica, l'autore chiede al lettore di immaginarsi una situazione del genere:

Il tuo capo ti ha appena chiamato nel suo ufficio. Tu non sai perché e, dunque, sei decisamente un po' nervoso.
 
 Il capo ti guarda e poi ti chiede: "Sei intelligente?" 
Tu, naturalmente, risponderai di sì.  

La sua domanda successiva, però, ti getterà veramente nello sconforto: "Come fai a sapere che sei intelligente?"

Provate a scrivere qui o per vostro conto la risposta che dareste ad una simile domanda fatta dal vostro boss. Scrivete nel più breve tempo possibile e non modificate ciò che avete scritto. Ricordate che, nel mondo reale, avreste pochissimo tempo per riflettere e rispondere.


Chiedete, poi, ai vostri collaboratori, ai colleghi e agli amici di rispondere a questa stessa domanda e di calarsi nella medesima situazione (il tempismo nella risposta sarà sempre fondamentale). Confrontare, poi, le loro risposte con la vostra e, se pensate che qualcuno abbia dato una risposta migliore della vostra, esaminatela per capire perché suona più articolata e convincente.

Non è un bellissimo esercizio per capire quanto siamo bravi a:

- pensare velocemente
- riassumere il nostro pensiero, evidenziando tutti i punti fondamentali della nostra riflessione
- esporli chiaramente 

ovvero, a comunicare in maniera chiara ciò che pensiamo?

Per vostra conoscenza, l'autore risponde così: "per me intelligenza significa conoscenza e oggi so più di quanto sapevo ieri"

Pensate che sia una buona risposta? Perché sì o perché no?

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Applicare il Just In Time alla Logistica

L'obiettivo del Just In Time del miglioramento dei servizi è pertinente ed applicabile anche al settore della logistica aziendale.  
Il JIT, infatti, è una metodologia che può essere abbracciata come un approccio gestionale pensato e progettato per eliminare gli sprechi.  
Nel settore della logistica aziendale, gli sprechi possono essere definiti come qualunque cosa "extra" rispetto alla quantità minima di attrezzature, spazi e tempo dei lavoratori che siano ritenuti essenziali per aggiungere valore al prodotto o al servizio.  

Anche la logistica, dunque, che comprende le attività di movimentazione e immagazzinamento dei prodotti può tranquillamente abbracciare la filosofia del Just In Time per identificare gli sprechi e per migliorare il servizio. 
Ad esempio, è possibile pianificare la manodopera e le strutture necessarie per soddisfare le esigenze di distribuzione, per migliorare la qualità del servizio logistico grazie anche a relazioni di partnership con i fornitori e così via.  

In sintesi, ci sono molti aspetti della Logistica dove la metodologia JIT di riduzione degli sprechi e di miglioramento del servizio può essere applicata per migliorare le prestazioni nei quattro settori fondamentali che sono:
 
- i servizi al cliente
- l'elaborazione degli ordini
- la gestione dell'inventario 
- la gestione dei trasporti

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Woody Allen e l'importanza di una buona comunicazione

Qualcuno di voi ricorda l'esilarante scena della rapina in banca di "Prendi i soldi e scappa"?

Il protagonista - Virgil Starkwell - cerca di rapinare una banca presentando allo sportello un improbabile biglietto, scritto in qualche modo e nessuno dei cassieri riesce a decifrarlo.
La fine, ovviamente, non è delle migliori e tutto perché il povero Virgil non ha saputo scrivere un buon testo che supportasse adeguatamente la rapina!

Non importa di cosa vi occupiate esattamente, comunicare bene è fondamentale in qualunque lavoro.
Dovrete essere capaci di comunicare attraverso un computer, di parlare con le persone al telefono, di ottenere il supporto del vostro capo con un discorso efficace, di lavorare con gli altri membri di un gruppo di lavoro comunicando nella maniera corretta e di cogliere tutte le opportunità che dovessero presentarsi grazie ad uno scambio di idee efficace.

Vedete, dunque, quanto è importante saper comunicare bene?

Robert Bolton, un accademico inglese, giunse persino ad affermare che l'80% degli errori rilevati in un posto di lavoro fossero dovuti al fatto di non sapersi relazionare con gli altri nella maniera corretta.

Il capo che vi carica di lavoro, il collega sconsiderato, il cliente maleducato, il fannullone che viene preso in considerazione più di voi rappresentano tutti dei grossi problemi di comunicazione.

Chi, dunque - in un'ottica molto "tecnica" - dovesse pensare che i dati parlano da soli, si sbaglia di grosso.

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Raccolta di elementi per la buona riuscita di un progetto

Quali sono gli elementi che contribuiscono ad avere un buon Project management?
Abbiamo provato ad elencarne qualcuno, sperando che voi abbiate voglia di aggiungere gli altri se ne troverete di mancanti:
 

• definizione dell'obiettivo del progetto 
• definizione dell'ambito del progetto
• piano di gestione del progetto
• controllo della pianificazione
• analisi dei costi e dei benefici
• definizione di eventuali vincoli
• ripartizione del lavoro tra i componenti del team di progetto
• ripartizione delle responsabilità
• buona gestione del tempo
• diagrammi di Gantt e PERT
• metodo del percorso critico
• definizione di eventuali modelli
• reporting
• controllo dei costi
• gestione dei costi
• analisi finanziaria
• stima dei costi
• forecasting
• gestione della Qualità
• gestione delle risorse umane
• leadership  
• empowerment
• team building
• motivazione
• gestione dei conflitti
• compensazione
• definizione delle strutture organizzative
• buona comunicazione
• risk management
• qualificazione dei fornitori
• definizione della tipologia di contratti
• ecc.

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Benjamin Franklin e la gestione del tempo

Sapete che Benjamin Franklin (inventore, scrittore, filosofo, diplomatico e statista americano) viene spesso considerato addirittura come il "padre del time management"?

All'età di 28 anni, Franklin si trovò senza un soldo e senza lavoro, avendo presentato istanza di fallimento. Riflettendo sui suoi fallimenti, capì che la soluzione ai suoi problemi era quella di cambiare il suo approccio al lavoro.  

Da quel momento iniziò a fissare obiettivi e priorità e a tenere un piccolo libro dove registrava le sue attività quotidiane. Mirando a vivere secondo 13 valori di base, che andavano dall'umiltà alla frugalità, nel suo libro iniziò a scrivere ogni sera come si fosse comportato rispetto ad ognuno di questi valori e a registrare appunti sulla sua gestione del tempo.

La base di partenza fu una domanda che gli cambiò la vita: "ami la vita? Allora non sciupare il tempo!''

Il suo lavoro si sviluppò in concomitanza con una crescita dell'industrializzazione e con un'idea che iniziò a farsi strada proprio in quel periodo: il tempo è denaro (frase, tra l'altro, coniata proprio da Franklin).

L'approccio di Franklin alla gestione del tempo può essere riassunto in uno dei suoi testi più famosi:
''se vuoi godere di uno dei più grandi lussi della vita - quello di avere abbastanza tempo, il tempo per riposare, il tempo per riflettere sulle cose, il tempo per fare le cose con calma - ricorda che c'è un solo modo: prenderti il tempo che ti serve per pensare a ciò che devi fare e per pianificarlo bene''

Mi sembra un ottimo consiglio da seguire, cosa ne pensate?

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