Project management: gli step (2)

Avviati i progetti, occorre monitorarli.

Anche la fase di monitoraggio si compone di diversi step che esamineremo insieme.
Iniziamo subito.

Ogni responsabile di progetto controlla quotidianamente l'avanzamento delle attività principali ed elabora periodicamente (almeno una volta al mese) un report per informare tutte le parti interessate di come stiano procedendo le cose.

Nel caso in cui si dovessero riscontrare ritardi rispetto alla pianificazione effettuata, andranno compiute alcune attività specifiche.
La prima è sicuramente quella di rifare una nuova pianificazione per calendarizzare tutte le attività in ritardo e gestire eventuali emergenze.

Ogni responsabile di progetto verificherà, poi, insieme alla Direzione questa nuova pianificazione.

Il passaggio finale è quello di comunicare a tutte le parti interessate il nuovo piano e ricomincerà a monitorare l'avanzamento del progetto.

Una volta terminato il progetto, si passerà alla fase conclusiva pubblicando il report finale, analizzando eventuali errori e proponendo azioni di miglioramento per il futuro.


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Project management: gli step

Quali sono i passaggi affinché la gestione di un progetto abbia successo?
Vediamoli insieme.

Il primo step fa parte della pianificazione ed è sicuramente la definizione da parte del management dei singoli progetti da affrontare e degli obiettivi da raggiungere per ognuno di essi.
Per farlo andranno esaminate le priorità di intervento, la disponibilità di risorse e la strategia dell'organizzazione.

Subito dopo, sempre nella fase di pianificazione, definiremo le attività dall'inizio alla fine del progetto e i criteri in base ai quali potremo decretarne il successo (possibilmente riferendoci ad ogni tappa sostanziale del progetto stesso).

Il terzo passaggio sarà sviluppare la lista delle priorità per stabilire la corretta sequenza delle singole attività.
Per fare questo lavoro, dovrete stabilire le necessità relative ad ogni progetto e le risorse a disposizione.

Sempre nella fase di pianificazione, andrà individuato il responsabile di ogni progetto.
Assicuratevi di scegliere la persona più adatta a coordinare tutto il lavoro, a gestire le attività e ad esercitare il controllo sull'andamento complessivo dei progetti.

A questo punto il management e il project manager definiranno insieme la pianificazione di ogni progetto.
Andranno individuate le tappe fondamentali (le milestone, per dirla in inglese) e gli obiettivi associati ad ognuna di esse.

La fase di pianificazione si conclude con l'ufficializzazione del piano di ogni progetto.

Lunedì vedremo come effettuare un monitoraggio sui progetti in corso.

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I problemi più comuni nella gestione dei progetti

I problemi più comuni che possiamo riscontrare nella gestione dei progetti ricadono tutti in una delle otto categorie seguenti:

1. risorse insufficienti o inadeguate
2. programmazione non realistica delle attività da svolgere
3. obiettivi poco chiari
4. membri del team di progetto poco coinvolti
5. pianificazione dei lavori inadeguata
6. comunicazioni lacunose
7. variazioni degli obiettivi e delle risorse messe a disposizione
8. conflitti tra le parti

La lista parte dai problemi che si riscontrano maggiormente (che si trovano nelle prime posizioni) e termina con quelli meno comuni.

Non sorprende affatto che il problema più comune sia la mancanza di risorse adeguate allo svolgimento ottimale del progetto (sembra che il mercato ci spinga a fare sempre di più come meno risorse a disposizione ma spesso siamo noi ad utilizzare male ciò che abbiamo) e che il secondo sia la mancanza di una programmazione realistica del lavoro da svolgere (perché cerchiamo di cogliere immediatamente il bisogno di un cliente oppure perché abbiamo promesso una consegna troppo anticipata rispetto alle nostre reali possibilità), vero?

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Gestire i progetti: l'ambienter attuale (5)

Oggi vedremo insieme l'ultima variabile capace di influenzare pesantemente la gestione dei nostri progetti:

L'incertezza

Con l'aumentare della complessità aumenta, di conseguenza, anche l'incertezza perché le due variabili sono inseparabili.

Adottare un approccio al project management capace di gestire l'incertezza significa che questo approccio non deve essere semplicemente in grado di avallare i cambiamenti ma che deve addirittura abbracciarli, provando a diventare più efficace grazie a loro.
In altre parole, il nostro approccio alla gestione dei progetti si deve aspettare il cambiamentro e deve riuscire a trarne dei benefici perché il cambiamento sarà ciò che condurrà il team di progetto e il cliente ad uno stato di certezza, rispettando una soluzione praticabile e concordata tra le parti che porterà a risolvere un problema complesso.

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Gestire i progetti: l'ambiente attuale (4)

Ed eccoci arrivati a quella che è, probabilmente, la variabile più complessa da gestire nei progetti:

La complessità

Tutti i problemi semplici vengono risolti in fretta. Gli altri, però, sono destinati a diventare, via via, più complessi col passare del tempo.
 Spesso, mano a mano che diventano più complessi, questi problemi tendono anche a diventare critici per l'azienda dunque devono essere risolti.

Non abbiamo scelta.

Non avere una ricetta per affrontare questi casi così difficili non è una scusa. Questi problemi vanno affrontati e dobbiamo trovare un modo efficace per gestirli. La cosa migliore è quella di approntare un approccio basato sul buonsenso utilizzando set di strumenti e metodologie in grado di adattarsi a diverse problematiche.

E l'incertezza? Come si gestisce? Se resterete con noi, lo vedremo insieme domani. Non mancate!

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Gestire i progetti: l'ambiente attuale (3)

La terza variabile che influenza la gestione dei progetti è:

Costi sempre più bassi

Con la riduzione continua dei costi che viene richiesta in moltissime organizzazioni, soprattutto in tempi di crisi come questo, i project manager devono trovare il modo per lavorare in modo più intelligente.

Il project management include una serie di strumenti e tecniche che aiutano chi è a capo di un progetto a gestire al meglio i carichi di lavoro. Chi lavora nel project team deve riuscire ad essere il più produttivo possibile il che non significa semplicemente lavorare di più come credono molti. Caricare queste persone, infatti, di attività con poco valore aggiunto è il modo migliore per sfinirle dando il via a ritardi e costi lievitati.

C'è uno scritto famoso di Peter Drucker di 25 anni fa ma ancora attualissimo nel quale i responsabili vengono descritti come persone che ricevono informazioni dall'alto, provano a comprenderle e ad interpretarle per poi passarle ai loro collaboratori che, a loro volta, le passano al livello inferiore.
Se a questa perdita di tempo (basta un PC per far arrivare in contemporanea le informazioni necessarie a tutti i livelli) aggiungete politiche pensate ad arte per creare ritardi enormi all'interno delle aziende ecco che avrete compreso il perché dei costi così alti imputabili alla gestione dei progetti.

Sostituire le strutture di tipo gerarchico con altre più snelle e organizzate per progetti vi aiuterà a snellire le operazioni prive di valore aggiunto e a contenere i costi.

A domani per parlare di complessità.

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Gestire i progetti: l'ambiente attuale (2)

Passiamo alla seconda voce della lista di variabili che caratterizzano l'ambiente attuale della gestione dei progetti.

Molte modifiche

Spesso i clienti non hanno le idee chiare in merito a cosa vogliano oppure credono di averle chiare ma, col tempo, cambiano opinione.
I cambiamenti, del resto, non si fermano certo perché voi vi trovate a gestire un progetto e, quindi, bisogna imparare a conviverci perché il mondo degli affari è sempre più dinamico.
Il migliore approccio alla gestione dei progetti, dunque, è riconoscere che i cambiamenti possono avvenire e rivelarsi anche frequenti e trovare il modo migliore per gestirli.

Riflettere su quale portata ci aspettiamo che abbiano le modifiche sul nostro progetto ci permetterà di scegliere il modello migliore per la sua gestione.

"Change or die" (cambia o muori), come si dice spesso in questo ambito. Il mondo del project manager è popolato da incertezza e occorre essere coraggiosi, creativi e flessibili per gestirla nel migliore dei modi.
Se ci si limiterà ad adottare la metodologia di qualcuno in maniera abitudinaria si uscirà presto dai giochi.

A domani per parlare di costi sempre più bassi.


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Gestire i progetti: l'ambiente attuale

L'ambiente nel quale oggi ci vediamo costretti a gestire i progetti è abbastanza particolare perché caratterizzato da:

• velocità
• molte modifiche
• costi che devono essere sempre più bassi
• complessità
• incertezza

Per questo motivo il project management è estremamente complesso.

Vediamo, ora, una ad una le singole voci elencate.

Velocità

Più in fretta i prodotti e i servizio arriveranno sul mercato e più grande sarà il vantaggio per il nostro business. Attualmente, infatti, la concorrenza si basa anche sulla velocità: osservare e provare a rispondere a opportunità non ancora sfruttate da altri può essere un'ottima occasione per espandere la propria fetta di mercato e ogni incertezza o ritardo nella risposta può dare ad altri un vantaggio importante e forse incolmabile.

Tutto questo va tradotto in un approccio veloce alla gestione dei progetti che deve assicurare di non perdere tempo prezioso in attività che non aggiungano alcun valore al nostro prodotto o servizio.

La finestra delle nostre opportunità, del resto, è limitata e in costante movimento. Non essere pronti a coglierne una significa, con molta probabilità, averla perduta per sempre.
Le organizzazioni capaci di rispondere velocemente a nuove esigenze di mercato sono aziende che hanno trovato il modo per:

• ridurre i tempi necessari per completare i cicli 
• eliminare le operazioni prive di valore aggiunto

Il project management moderno non è, dunque, una serie di rigidi step da seguire ad ogni nuovo progetto perché l'approccio migliore da adottare va scelto ogni volta in base al progetto che abbiamo davanti.

A partire da domani esamineremo le altre voci elencate. Non mancate!

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I fattori che portano al successo dei progetti

I fattori critici di successo dei progetti ruotano spesso intorno alle persone e all'impegno di ognuno. Non importa quanto sia buona una tecnologia o come sia stato pensato un processo perché, solitamente, sono le persone coinvolte nella sua gestione a determinarne il successo.  

Questa riflessione ci fa capire quanto sia importante risolvere i problemi delle persone prima di approcciarsi alla gestione di qualunque progetto. 
La messa in pratica di strategie operative richiede franchezza, apertura, e grande impegno nel fare le cose.
Vanno attuati programmi concreti che rispondano alle esigenze delle persone. È essenziale fornire incentivi, incoraggiamento e praticare l'empowerment dei collaboratori.

Il secondo fattore critico di successo di un progetto è la sua gestione totale (degli strumenti, delle persone, dei dati, ecc.) basata su:
 
• efficacia operativa
• efficienza operativa
• idoneità
• resilienza
• accessibilità
• sostenibilità
• riflessioni sul costo del ciclo di vita
• prestazioni
• programmazione
• sistema di costificazione
• obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e puntuali

Vi vengono in mente altri elementi da aggiungere a questa lista?

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Raccolta di elementi per la buona riuscita di un progetto

Quali sono gli elementi che contribuiscono ad avere un buon Project management?
Abbiamo provato ad elencarne qualcuno, sperando che voi abbiate voglia di aggiungere gli altri se ne troverete di mancanti:
 

• definizione dell'obiettivo del progetto 
• definizione dell'ambito del progetto
• piano di gestione del progetto
• controllo della pianificazione
• analisi dei costi e dei benefici
• definizione di eventuali vincoli
• ripartizione del lavoro tra i componenti del team di progetto
• ripartizione delle responsabilità
• buona gestione del tempo
• diagrammi di Gantt e PERT
• metodo del percorso critico
• definizione di eventuali modelli
• reporting
• controllo dei costi
• gestione dei costi
• analisi finanziaria
• stima dei costi
• forecasting
• gestione della Qualità
• gestione delle risorse umane
• leadership  
• empowerment
• team building
• motivazione
• gestione dei conflitti
• compensazione
• definizione delle strutture organizzative
• buona comunicazione
• risk management
• qualificazione dei fornitori
• definizione della tipologia di contratti
• ecc.

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Perché i progetti non raggiungono gli obiettivi?

Nonostante tutti gli sforzi che facciamo per mantenere il controllo di un progetto, molti progetti ancora non vanno a buon fine.  

Come mai?

Ecco alcune cause comuni  che possono portare al fallimento di un progetto:
 
• mancanza di comunicazione
• mancanza di cooperazione
• mancanza di coordinamento
• diminuzione di interesse da parte del team di progetto
• riduzione delle risorse
• modifica degli obiettivi di progetto
• variazione delle priorità
• variazione di prospettiva
• modifica del campo di applicazione
• nuove tecnologie
• mancanza di formazione
• mancanza di coinvolgimento di tutte le parti interessate


Vi vengono in mente altre motivazioni?

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Chi fa Qualità fa Project management?

Tom Peters ha scritto che in un'organizzazione classica circa il 50% del lavoro viene fatto sotto forma di progetto e dovrebbe essere gestito con gli strumenti del Project management.

Rispondendo, dunque, alla domanda provocatoria che vi abbiamo fatto nel titolo, sì: chi si occupa di Qualità deve avere anche le competenze di un Project manager perché si troverà sicuramente a gestire dei progetti (ad esempio quello di implementare il sistema all'interno dell'organizzazione).

Ma come può essere definito il "progetto"? E' presto detto...un progetto è un lavoro che si fa una volta sola e che si compone di diverse azioni da portare avanti con l'aiuto di un gruppo di persone (il project team). Ha una data di inizio e una data di fine, uno scopo da rispettare, un budget e un certo livello di performance da raggiungere.

Da notare bene che, per poter parlare di "progetto", un lavoro deve comprendere diverse componenti. Se ci troviamo davanti una singola azione perpetuata all'infinito, non siamo - infatti - in presenza di un progetto. Questo è bene chiarirlo fin dall'inizio visto che ci sono persone che sostengono di lavorare su una cinquantina di progetti! ;o)

Un esempio classico di progetto potrebbe essere lo sviluppo di un nuovo prodotto o di un nuovo servizio, la scrittura di un software, la definizione di un nuovo processo produttivo, lo sviluppo di un nuovo piano marketing.
Al contrario, processare reclami, inserire gli ordini in un database, produrre qualcosa, ecc. non sono progetti ma semplici attività.

Uno dei problemi maggiori nella gestione dei progetti è che non si presta abbastanza attenzione all'inizio del lavoro nel definire esattamente quale debba essere l'obiettivo del progetto (il suo scopo).
Se dimenticherete di definire esattamente il vostro obiettivo, il rischio che correrete sarà quello di sviluppare la soluzione giusta per il problema sbagliato.

E voi? Vi siete mai visti nelle vesti di Project manager?

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Imparare a gestire i progetti per lavorare bene (3)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Continuiamo il discorso sulla gestione dei progetti che abbiamo iniziato qualche giorno fa (prima parte, seconda parte).

Nei due post precedenti abbiamo visto come non si deve comportare una persona che si trovi a gestire dei progetti. Fortunatamente, però, ci sono altri modi di lavorare che ci permette di gestire le cose da fare in modo da ottenere risultati miglori, impiegando meno risorse.

Quando i manager fanno una buona pianificazione e indirizzano le risorse su obiettivi ben specificati, è possibile ottimizzare il ROI (Return On Investment - ritorno sull'investimento) e migliorare la competitività dell'organizzazione.

Sono due gli approcci che si possono utilizzare:

- Primo approccio: si identificano e si approvano i progetti sui quali si vuole lavorare in un certo arco di tempo e si allocano le risorse, pianificando nel dettaglio ciò che bisogna fare. Occorre una buona capacità di pianificazione nel medio e lungo termine.
In questo caso i progetti vengono considerati tutti importanti allo stesso modo nel contribuire a creare benefici per l'organizzazione.

- Secondo approccio: le risorse vengono indirizzate solo verso i progetti considerati come prioritari e, per fare questo, vengono stabiliti criteri chiari per decidere le priorità degli interventi.
I progetti considerati più importanti vengono iniziati subito e completati nel più breve tempo possibile, allocando tutte le risorse necessarie allo scopo.
Questo secondo modo di operare ha il vantaggio di concentrare il lavoro in breve tempo in modo da non far perdere di vista l'obiettivo finale.

Imparare a gestire i progetti per lavorare bene (2)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Continuiamo il discorso iniziato ieri sulla gestione dei progetti.

Le organizzazioni che distribuiscono le loro risorse su troppi progetti nel tentativo di gestirne il più possibile potrebbero definirsi come effort-oriented e si differenziano da quelle results-oriented.

Dato che le risorse dedicate ad ogni progetto sono poche, per completarlo occorre più tempo che se le stesse fossero ripartite su un minor numero di progetti. Questo significa che il capitale messo a disposizione si “ferma” sui singoli progetti per un periodo più lungo del previsto, rendendo il progetto più costoso e spostando in là nel tempo il ROI (return on investment o ritorno sull’investimento).

I problemi di questo tipo di approccio, però, non finiscono certo qui. Allocare poche risorse, sottostimando le necessità, significa non aver pianificato per bene il progetto e cercare poi di colmare questa lacuna esercitando sulle persone una forte pressione per accelerare i tempi.

Prima di concludere il progetto, però, è abbastanza facile che in realtà così poco organizzate si spostino nuovamente le persone a lavorare sul “progetto del mese”, con il risultato che partono nuovi progetti senza che siano stati portati a termine quelli vecchi, con ovvie conseguenze di progetti “invecchiati”, dilazionati e in cui non crede più nessuno.

Questo modo miope di lavorare porta a non riuscire a vedere l’intera foresta dall’alto dell’albero sul quale siamo arrampicati e, quindi, ad avere una visione limitata solo al presente e non ad un prossimo futuro.

Secondo Peter Pande, uno dei maggiori esperti di metodologia Six Sigma, un carico eccessivo di attività da compiere porta a tre impatti decisamente negativi:

- una dispersione di risorse: il tempo e l’attenzione dei collaboratori devono dividersi su più fronti e i progressi rallentano
- priorità non sono chiare
- chi deve guidare i progetti ha troppe cose da seguire e lo fa male